Продуманная организация труда персонала на предприятии позволяет обеспечить успех, прозрачность. Директор должен распределить обязанности между сотрудниками, назначить главных по отделам, осуществлять контроль над выполнением поставленных задач.
Наиболее распространенная форма штатного расписания, используемая повсеместно – Т – 3. Эту форму утвердил Госкомстат России. Руководитель организации может добавлять в графе «Примечания» ту информацию, которую посчитает нужной.
Эта информация должна относиться к делу – к кадровой структуре организации, выдаче заработных плат или надбавок, режиму работы сотрудников. Сам же документ утверждается приказом.
В каких случаях требуется?
При правильном построении деятельности компании, разделении труда и организации графиков работы сотрудников, руководитель должен составлять штатное расписание в конце каждого года.
В случае, если были произведены глобальные перестановки в системе кадров, документ может быть составлен в любое время.
В некоторых случаях достаточно лишь внесения корректировок. В силу расписание вступает лишь после того, как был утвержден новый документ может быть действителен лишь после вступления в силу Приказа о введении нового расписания или внесения изменений в старый документ.
Его составление – важная часть в организации трудовой деятельности компании.
Это важный документ при налоговых и иных проверках. Он также необходим в суде, при рассмотрении дела по увольнению сотрудников.
Работодатель может:
- осуществлять контроль над организационной структурой на предприятии;
- фиксировать точную численность работников на каждой должностной позиции;
- контролировать систему оплаты труда;
- осуществлять контроль над надбавками.
Как составить приказ об утверждении штатного расписания в 2016 году?
Согласно правилам, составлением расписания должны заниматься экономисты, однако чаще всего это поручается бухгалтерам.
Текст приказа могут подготовить сотрудники по поручению директора. Однако подписывают расписание и приказ директор или его заместитель.
Как часто требуется его издание?
Достаточно издания нового штатного расписания раз в год. В случае необходимости оно может быть переиздано в течение года.
Каждое издание или переиздание сопровождается составлением нового приказа. Это практикуется в том случае, если произошли глобальные перемены в кадровой системе.
При сокращении штата необходимо привести количество кадровых единиц в полное соответствие с реальными цифрами.
Структура и форма документа
Составленный руководителем компании приказ – это документ, подтверждающий начало действия нового расписания или внесение незначительных поправок в старое.
В документе заполняются такие разделы, как:
- подразделения компании;
- дата и номер приказа;
- дата и номер утверждаемого расписания;
- количество сотрудников;
- общая сумма заработной платы.
Руководитель имеет право внести в штатное расписание любую информацию, которая, по его мнению, позволит оптимизировать работу в организации и закрепить ее приказом.
Штатное расписание может быть составлено на один отдел или сразу все структурное подразделение, а может быть разделено по категориям работников. Самые распространенные категории: рабочие, обслуживающий персонал, АУП и ИТР.
В таблице показаны основные разделы штатного расписания.
| Наименование раздела | Описание |
| Наименование и код структурного подразделения | Указывается полное и сокращенное название организации |
| Должность сотрудника | Записываются все действующие на предприятии должности по отдельности |
| Количество единиц в штате | Количество работающих на определенной должности человек в штате |
| Оклад и различные виды надбавок | Указывается сумма оклада и в случае назначения — надбавки, такие, как за выслугу лет, премиальные |
| Итог по сумме | Общее количество начислений по зарплате |
| Примечание | — |
До тех пор, пока не будет подписан приказ, штатное расписание не вступает в силу, и данные, указанные в нем, не являются действительными.
Приказ требуется не только при составлении нового документа, но и при внесении изменений в старое расписание.
Реквизиты
Основные пункты документа:
- дата составления;
- порядковый номер документа, согласно действующей системе на предприятии и количеству ранее составленных Приказов;
- полное название организации или филиала;
- реквизиты.
Пример
Приказ, необходимый для того, чтобы штатное расписание вступило в силу.
Скачать образец приказа о внедрении нового штатного расписания можно тут:
Бланк приказа об утверждении штатного расписания
Заполнять штатное расписание следует, придерживаясь общепринятых правил:
- вначале указывается наименование предприятия;
- указывается точная дата нового расписания и его номер;
- из штатного расписания выписывается количество сотрудников и общая сумма заработной платы.
Бухгалтер или экономист предприятия должен взять в качестве образца стандартную форму для приказа о новом штатном расписании и подогнать ее под требования руководителя.
Не рекомендуется внесение глобальных изменений в образец. Приказ должен быть кратким и емким, не переполненным ненужной информацией. Название компании обязательно должно полностью соответствовать тому, что указано в указанному в учредительных документах.
Под словом «Утверждено» проставляется номер приказа, а также дата его составления.
Следует обратить внимание на то, что недопустимо в документе писать цифры прописью.
Ставка сотрудников, оклад и надбавки – все это записывается цифрами.
В случае, если при заполнении расписания были допущены ошибки, для их корректировок потребуется издание нового приказа руководителя.
Для сохранения тайны сведений, заполненный бланк не распространяется по организации. Делается всего 1 копия. Оригинал хранится у руководителя, копия – у главного бухгалтера.
Кто визирует?
Визирование документов осуществляется должностными лицами, назначенными организацией. Указывается должность визирующего, личная подпись и ее расшифровка.
Где и как долго хранится?
Приказы по штатному расписанию хранятся в папке с приказами, относящимися к кадрам в организации. Непосредственно штатное расписание хранится в отдельной папке постоянно и переносится в архив сотрудником отдела бухгалтерии.
В случае необходимости документы могут быть выданы из архива руководителю предприятия или доверенным лицам.
На крупных предприятиях новое расписание составляется на срок не менее года.
Приказ об утверждении штатного расписания подписывается сразу же после его составления. О введении изменений руководитель компании может объявить сотрудникам лично или на собрании. Также руководство сообщает и о вводе нового расписания на год.
Чтобы изменить расписание, также необходимо составить приказ о внесении поправок.
Законодательство Российской Федерации не предъявляет строгих требований к штатному расписанию.
Руководители организаций вправе сами выбирать лучший способ ведения документа: его срок действия, данные, вносимые в расписание.
Некоторые компании не ведут подобную документацию, однако это, в большинстве случаев, отрицательно сказывается на их деятельности. Расписание может пригодиться при возникновении конфликтов в связи с сокращением штата, а также для урегулирования количества сотрудников на каждой из должностей во избежание переплат и уменьшения бюджета организации.