Процесс подбора офис-менеджера по сути не сильно отличается от подбора других сотрудников. В этой статье рассмотрим, как провести собеседование и проверить необходимые компетенции офис-менеджера.
Перед вами кандидат, его резюме, анкеты и другие документы. Как определить, насколько он соответствует заявленным качествам? Если резюме не выглядит идеально, какие скрытые таланты могут за ним скрываться? Какие вопросы задавать кандидату? Разберем это для каждой из требуемых компетенций.
Компетенции и их проверка
Умение работать в условиях многозадачности
Этот навык важен, так как офис-менеджер сталкивается с большим потоком информации. Он подчиняется одному руководителю, но получает задания из различных источников. Помимо этого, ему необходимо держать в голове текущие задачи.
Чтобы оценить готовность кандидата к многозадачности, предложите ему кейс с несколькими вводными данными. Например: у вас срочный вызов к генеральному директору, просьба забронировать аудиторию №111 на 15 минут, задача заказать трансфер для партнера из Шереметьево (рейс прибывает через 2 часа), отправить вчерашнюю корреспонденцию и протоколировать встречу с отделом маркетинга через 40 минут. Как вы распределите эти задачи по времени?
Если кандидат запомнит все пять задач и воспроизведет их суть — это уже хороший показатель. Если он что-то забыл, стоит обратить внимание на его внимательность и память. Если кандидат логично изложил последовательность действий и объяснил свои приоритеты (и вы с ними согласны) — это говорит о его способности логически мыслить и распределять задачи по приоритету, несмотря на многозадачность.
Коммуникативные навыки
Умение строить отношения с разными людьми, даже из отделов, которые не всегда ладят друг с другом, является важным навыком.
Представьте себе ситуацию, когда вам нужно организовать встречу между руководителем отдела дизайна и руководителем финансовой службы. Например, у вас есть переговорная комната, которая периодически требуется этим и другим отделам для встреч с клиентами или совещаний. Ваша задача как офис-менеджера — найти решение, которое позволит обеим службам эффективно выполнять свои задачи, чтобы все были довольны и не возникало проблем с производством основного продукта компании. Вопрос: как вы организуете эти встречи? Какие предложения вы внесете? Какие вопросы зададите и как примете решение?
Критерии правильного решения включают:
- Уточняющие вопросы:
- Когда вам необходимо помещение?
- На какое время?
- Можно ли изменить время встречи?
- Предложения по изменениям:
- Возможность сместить планерки на другое время.
- Проведение встреч в альтернативных местах, например, в столовой или других доступных помещениях.
- Подход к решению:
- Поиск альтернативных решений доброжелательно и без давления.
- Задавание вопросов каждому из участников для выявления их нужд и оценки, являются ли они важными или принципиальными.
Таким образом, демонстрируя умение находить компромиссы и удовлетворять потребности всех участников, вы сможете эффективно решать подобные задачи.
Отсутствие серьёзных карьерных амбиций
Карьерист не задержится на должности офис-менеджера — он захочет перейти в продажи или другие серьёзные проекты. Ему неинтересно долго заниматься важной, но незаметной работой. Сразу задайте прямой вопрос: каковы ваши карьерные ожидания? В какой срок вы хотите достичь своей карьерной цели? Если ответ неопределённый или срок составляет несколько лет, вероятно, у человека не очень высокие карьерные амбиции, и его устроит комфорт на текущей должности.
Также можно проанализировать предыдущую карьеру кандидата по резюме или задать вопрос напрямую: как развивалась ваша карьера? Получали ли вы повышения? Или для вас важнее отношения в коллективе, деньги и т.д.? Это поможет понять, насколько кандидат ориентирован на длительную работу в данной роли.
Важно учитывать, что для успешной работы офис-менеджера не всегда требуются высокие карьерные амбиции. Иногда лучше подбирать кандидатов, которые ценят стабильность и комфорт, так как они могут дольше оставаться на позиции и качественно выполнять свои обязанности.
Стрессоустойчивость
Этот навык необходим, так как большой объём работы и сопутствующих проблем требует умения их решать. Спросите, что больше всего раздражало на предыдущем месте работы, и обратите внимание на реакцию. Если кандидат упоминает негативные моменты, но остаётся спокойным или даже позитивным, это признак высокой стрессоустойчивости.
Пример кейса: вы договорились с коллегой о правилах пользования переговорной, но он их нарушает. Регулярно от начальства достаётся вам за беспорядок: маркеры не на месте, доска не вытерта, мусор, забытые чашки с помадой. Что вы будете делать?
Негативно настроенный и нестрессоустойчивый человек будет говорить о наказаниях и жалобах. Стрессоустойчивый кандидат предложит конструктивное решение: поговорит с коллегой, выяснит причину, предложит уборщице убирать сразу после встречи. Он не ищет проблему или конфликт, а решает вопрос.
Способность сохранять спокойствие и находить конструктивные решения в сложных ситуациях позволяет поддерживать рабочую атмосферу и эффективное выполнение задач. Важно не только проверять стрессоустойчивость на интервью, но и поддерживать её развитие у сотрудников через тренинги и психологическую поддержку.
Таким образом, при подборе офис-менеджера нужно обращать внимание как на наличие компетенций, так и на личные качества кандидата. Умеренные карьерные амбиции и высокая стрессоустойчивость являются ключевыми факторами для успешной работы на этой позиции.
На собеседовании для позиции офис-менеджера стоит задать следующие вопросы, чтобы оценить профессиональные навыки, личные качества и соответствие кандидата требованиям должности:
- Ожидания и мотивация:
- Каковы ваши карьерные ожидания?
- Какие цели вы хотите достичь на этой должности и в какие сроки?
- Что вас привлекает в работе офис-менеджера?
- Организационные навыки:
- Как вы справляетесь с многозадачностью?
- Можете привести пример ситуации, когда вам приходилось одновременно управлять несколькими задачами?
- Как вы приоритизируете свои задачи?
- Коммуникативные навыки:
- Как вы строите отношения с коллегами из разных отделов?
- Как вы решаете конфликты на рабочем месте?
- Можете привести пример ситуации, когда вам пришлось договариваться о чем-то с руководителями разных отделов?
- Стрессоустойчивость:
- Как вы справляетесь со стрессовыми ситуациями на работе?
- Что вас больше всего раздражало на предыдущем месте работы и как вы с этим справлялись?
- Представьте ситуацию: коллега нарушает договорённости по использованию переговорной комнаты, что вы будете делать?
- Профессиональные навыки:
- Какие программы и офисное оборудование вы используете в работе?
- Как вы организуете документооборот в офисе?
- Как вы поддерживаете порядок и организованность в офисе?
- Опыт и достижения:
- Расскажите о вашем предыдущем опыте работы в качестве офис-менеджера.
- Какие достижения на предыдущих местах работы вы считаете наиболее значимыми?
- Какие сложности вы встречали в своей работе и как вы их преодолевали?
- Гибкость и адаптивность:
- Как вы реагируете на изменения в рабочем процессе или новых задачах?
- Можете привести пример, когда вам пришлось быстро адаптироваться к новым условиям?
Эти вопросы помогут получить полное представление о квалификации, личных качествах и мотивации кандидата, что позволит сделать осознанный выбор при подборе офис-менеджера.