По инициативе работодателя сотрудники иногда вынуждены выполнять трудовые обязательства за пределами населенного пункта, в котором находится компания.
По требованию работника поездка в командировку должна быть подтверждена документально.
В соответствии со статьей 62 Трудового Кодекса РФ, работодатель не вправе отказать и обязан оформить такую справку в течение 3 дней.
Что это за документ?
Справка о командировке представляет собой официальное подтверждение того, что работник находился (или планируется поездка) в определенный период в другой местности по уважительной причине – выполнял свои рабочие обязанности.
Этот документ может оформляться до убытия к месту выполнения служебного долга или после него, в зависимости от конкретной ситуации и цели запроса.
Справка содержит в себе только сведения, подтверждающий факт командировки. Причины поездки не указываются и считаются производственной необходимостью без конкретизации.
С какой целью может потребоваться?
Процесс оформления командировки сопровождается заполнением ряда документов, не оставляющих у нанимателя вопросов о том, куда и с какой целью уезжал работник.
Для подтверждения обычно требуются только проездные билеты и квитанции с гостиницы или другого временного места жительства (съемная комната, квартира и т. д.).
Таким образом, справка о командировке нужна для предъявления не работодателю, а другой организации.
Где может потребоваться такой документ?
| Место запроса | Цель |
| Учебное заведение | Перенесение экзаменов |
| Государственное учреждение | Откладывание или ускорение процесса |
| Управляющая компания | Перерасчет стоимости коммунальных услуг |
Главная цель этой справки – официальное подтверждение факта отсутствия в населенном пункте по уважительной причине. Ситуаций, в которых может потребоваться подобный документ, множество.
Ниже подробно рассмотрены возможные варианты.
В ЗАГС
Для того чтобы зарегистрировать брак, необходимо соблюдение 3 пунктов:
- заявление от будущих супругов в ЗАГС;
- истечение месяца после его подачи;
- личное присутствие обоих участников процесса.
Корректировке поддается только срок, который должен пройти после обращения желающих расписаться в ЗАГС.
Он может быть сокращен в связи с особенно важными обстоятельствами и причинами. Например, беременность невесты считается уважительным поводом для регистрации брака в течение 3 дней после подачи заявления.
В Семейном Кодексе ничего не сказано о командировке, однако, как показывает юридическая практика, длительные поездки позволяют перенести сроки узаконивания отношений.
Подобная ситуация возможна в случае, если будущие супруги сами обратятся в ЗАГС с подтверждающей справкой.
Документ можно предоставить во время подачи заявления или после него (при спонтанной командировке).
Пример составления справки:
Пример справки для ЗАГСа
В институт
Работник-студент – явление нередкое, и стремление к повышению квалификации обычно поощряется работодателем.
Учебные заведения также не препятствуют трудовой деятельности учащегося, поэтому его командирование является весомым поводом для перенесения сроков экзаменов. Для этого необходимо официальное подтверждение с места работы.
Справка должна содержать информацию о факте убытия из населенного пункта и просьбу работодателя о более ранней или, наоборот, поздней сдаче сессии его сотрудника.
Документ не содержит данных о должности работника, его доходах и причинах поездки.
В суд
Если ответчик не может прибыть на рассмотрение дела в суд из-за командирования, возможно перенесение его сроков (не более чем на месяц).
Для этого необходимы следующие документы:
- подтверждающая справка с места работы (скачать бланк для ознакомительного примера);
- проездные документы;
- доказательства, свидетельствующие о трудовой деятельности у работодателя, который предоставил справку о командировке.
Работник может обратиться в суд заранее или после заседания, подтвердив невозможность присутствия (при этом придется объяснить, по какой причине ответчик не известил суд заранее).
Но решение о переносе даты рассмотрения определяется судьей.
Если собранных доказательств достаточно для привлечения гражданина к административной ответственности без его присутствия, постановление, скорее всего, будет вынесено.
Законодательством командировка не определена как весомая причина для неявки в суд.
В полицию
За условно осужденными и досрочно освобожденными гражданами бдительно следят стражи порядка.
Если человек покидает пределы населенного пункта без предупреждения и согласования с участковым или другим ответственным лицом, неприятностей ему не избежать.
Вынужденный отправиться в командировку работник обязан заранее осведомить сотрудников полиции, документально подтвердив факт убытия.
Для этого и понадобится справка о поездке с места трудовой деятельности.
Пример:
Гражданин М. был досрочно освобожден из колонии общего режима с условием ежемесячного посещения участкового. Он трудоустроился в организацию «П». Спустя полгода руководитель сообщил о намерении отправить М. в другой город на 2 месяца, с возможным продлением командировки еще на 3 месяца. Работник попросил оформить справку, подтверждающую его убытие на максимальный период, то есть на пять месяцев. М. уведомил участкового о предстоящем убытии и предоставил полученный в организации документ для доказательства.
В управляющую компанию
Если гражданин временно отсутствовал в квартире, он имеет право на перерасчет квитанций за ЖКУ.
Изменение суммы возможно в следующих случаях:
- отсутствуют приборы учета (счетчики) предоставляемых услуг;
- человек предоставил подтверждающие отсутствие документы (справка о командировке является таковой).
Перерасчет распространяется только на отсутствующего жильца. Если в квартире прописан кто-то еще, квартплата на них будет начислена в обычном объеме.
После подачи заявления управляющая компания обязана удовлетворить запрос в течение пяти рабочих дней.
Гражданин же должен обратиться с просьбой о перерасчете не позднее месяца после прибытия из командировки.
Где можно взять?
В соответствии с ТК РФ, работник вправе получить любой документ, подтверждающий его трудовую деятельность. Оформлением справок занимается отдел кадров, именно туда и стоит обращаться за их предоставлением.
Получить документ вправе только сам гражданин, передавать данные по месту требования сотрудники кадровой службы не имеют права.
Согласно 14 главе ТК:
- все сведения о командировках передаются только с согласия работника;
- сотрудник, имеющий доступ к личной информации коллег, несет ответственность за ее разглашение.
Если отдел кадров в организации отсутствует, гражданин может обратиться к руководителю.
Обычно он перепоручает оформление справки лицу, имеющему доступ к персональным данным (чаще всего это бухгалтер или секретарь).
Запрашиваемый документ должен быть предоставлен в течение 3 дней с момента обращения.
Как составляется справка о командировке?
Так как справка не относится к обязательной для заполнения, ее унифицированной формы нет.
Оформление и содержание определяется местом и целью востребования. Обычно информационный лист заполняется в свободной форме.
Однако для обладания юридической силой документ должен соответствовать некоторым условиям.
Форма
Большинство бумаг составляется на компьютере, что не лишает рукописный экземпляр право на существование. При грамотном оформлении оба документа будут обладать одинаковой силой.
Справка о командировке сотрудника может быть заполнена на бланке организации с подробными реквизитами или на обычном листе формата А4, что зависит от учреждения, в которое необходимо предоставить подтверждающий документ.
Содержание
Обязательные пункты, которые должен содержать информационный лист, подтверждающий факт командировки:
- данные об адресате (или просто «по месту требования»);
- название справки («о нахождении работника в командировке», например);
- дата, номер и место составления документа;
- текст, подтверждающий трудовые отношения работодателя и сотрудника, а также факт нахождения в командировке с указанием даты убытия и прибытия;
- подпись ответственного лица, печать учреждения.
В случае поездок за границу или длительных командировок обычно указывается и место ее проведения.
Пример справки для перечисленных выше случаев:
Образец типовой справки
Справка о нахождении в командировке является убедительным и правомерным источником для подтверждения отсутствия гражданина по причине исполнения трудовых обязательств.
Это необязательный документ, который редко используется в практике, так как имеет множество альтернативных вариантов – проездные, командировочное удостоверение, приказ по организации о поездке.
И все же, работодатель обязан оформить такую справку по запросу сотрудника.