В день увольнения предприятие обязано вернуть служащему трудовую книжку. Однако бывают ситуации, когда сделать это невозможно, и поступает просьба передать документ другому человеку.
Законным ли будет согласие руководства, и как поступить кадровому специалисту?
Что это за документ и для чего он нужен?
Когда трудовую книжку (ТК) передать лично в руки нельзя, на домашний адрес отправляется уведомление с просьбой подойти в отдел кадров или дать письменное согласие на отправку по почте.
Иногда в силу различных обстоятельств оба варианта не подходят. Например, уволенный сотрудник переехал в другой регион или сменил работу, ему просто некогда заниматься решением вопроса.
Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении – бланк, позволяющий другому человеку являться представителем бывшего служащего, вместо которого можно забрать ТК для дальнейшей передачи владельцу.
Выбранный человек должен быть надежным и ответственным. Существуют и другие условия.
Что говорит закон?
В нормативных актах, касающихся трудовой деятельности, отсутствуют четкие формулировки о том, можно ли передавать ТК по договоренности.
В результате на практике возникают разногласия.
Сомнения возникают по трем причинам:
- в договоре отсутствуют условия получения документа третьими лицами;
- в правилах ведения и хранения книжек нет инструкций по этому вопросу;
- Росструд не регламентирует порядок выдачи.
Несмотря на все противоречия, в большинстве случаев руководство идет навстречу — передает документ доверенному лицу.
Такое возможно, если работник не может самостоятельно прийти в организацию по уважительной причине.
Трудовое законодательство не регламентирует порядка передачи ТК.
Основываться следует на общие требования, предусмотренные ст. 185-189 ГК РФ:
- В доверенности обязательно наличие персональных данных не только предъявителя, но и гражданина, уполномоченного забрать ТК.
- Требуется заверение у нотариуса.
Право на получение предоставляется любым дееспособным лицам, которых выберет владелец:
- члены семьи;
- родственники; коллеги; товарищи и т.д.
В случае увольнения по смерти служащего книжку забирают его близкие, доверенность не требуется.
Главное условие – документально подтвердить родственную связь, для чего следует подготовить:
- паспорт;
- свидетельство о браке (для мужа или жены);
- свидетельство о рождении (для детей, братьев или сестер);
- другие справки.
Аргументы «Против»
Некоторые организации полностью отрицают возможность передать ТК по доверенности.
Объясняют решение тем, что отношения между сотрудником и работодателем могут быть регламентированы только ТК РФ, а по закону запрещается передача документа третьему лицу.
Если сотрудник не может забрать самостоятельно или получить по почте, фирма хранит его минимум 50 лет до востребования.
Аргументы «За»
Юристы утверждают, что после увольнения служащего трудовые отношения сменяются гражданско-правовыми.
Согласно ст. 185 ГК РФ, документ имеет право получить любой человек, которого выберет владелец.
Важное условие – правильно оформить доверенность, учитывая юридическую сторону дела.
Оформление доверенности на получение трудовой книжки
Рассматриваемый документ имеет унифицированную форму и должен соответствовать всем предъявляемым к нему требованиям.
Основное из них – заверение в нотариальной конторе.
Составленный лично будет недействительным, поэтому его нельзя использовать как основание выдачи ТК постороннему человеку.
Доверенность на получение трудовой книжки при увольнении содержит:
- сведения о владельце и представителе (ФИО, дата рождения, место регистрации и другие персональные данные);
- информацию о поручении забрать ТК;
- наименование компании, ИНН;
- подпись владельца ТК, образец подписи доверенного лица;
- дату составления документа (без нее утрачивает юридическую силу);
- срок действия (если не указан, то считается 12 месяцев).
Используемые формулировки должны быть лаконичными, не допускается применение двусмысленных фраз.
Бланк документа можно попросить в организации, если он предусмотрен, или скачать здесь:
Стоимость услуг нотариуса в г. Москва представлена в таблице.
| Название предоставляемой услуги | Нотариальный тариф, руб. | Стоимость правовой и технической работы, руб. | ИТОГО |
| Оформление доверенности, требующей нотариальной формы в соответствии с законодательством РФ (от физических лиц) | 200 | 1000 | 1200 |
Внимание! Нотариальное заверение не требуется в одном случае: когда документ подписан руководителем фирмы, где работает доверитель, или главврачом лечебного заведения.
Технические средства не всегда доступны, и составить доверенность в печатном варианте иногда проблематично.
Гражданский кодекс не запрещает заполнение от руки, поэтому оформляйте наиболее удобным способом. Основные требования – соблюдение законодательных норм, разборчивый почерк.
Пример:
ЗАО «Веста» расторгло трудовой договор с Е.П. Колосовой, которая не имеет возможности забрать книжку в связи с переездом в другой город. Сотрудница составляет доверенность на свою двоюродную сестру – М.Г. Соколову.
Документ будет выглядеть примерно так:
Пример составления доверенности
М.Г. Соколова обязана получить трудовую книжку, проверить правильность оформления и выполнить иные действия, связанные с решением поставленной задачи.
Доверенность предъявляется в отдел кадров вместе с паспортом.
Специалисты обязаны внимательно проверить полноту указанной информации, персональные данные. Трудовая книжка владельца передается только при отсутствии ошибок и нарушений.
Кадровик делает соответствующую запись в книге учета ТК, где получатель обязан расписаться.
После выдачи документа оформляется примерно такая расписка:
Пример расписки
Отправление доверенности по почте не рекомендуется. Такие вопросы решаются при личной встрече в отделе кадров.
Получатель должен поставить подпись в книге учета и при необходимости согласовать нюансы.
Что делать, если руководство против?
Уволенному сотруднику могут отказать в ходатайстве выдать трудовую книжку другому человеку.
Такое решение логично, ведь никто не желает иметь конфликты с органами, контролирующими соблюдение закона.
Если договориться с руководством не получается, у сотрудника остается два варианта выхода из ситуации:
- Получить трудовую книжку по почте, ссылаясь на ст. 84.1 ТК РФ. Обычно организация присылает сотруднику уведомление. В ответ пишется заявление о согласии на отправку документа (в произвольной форме). Желательно указать дату увольнения и причину, по которой невозможно самостоятельно прийти в организацию. Обязательно отмечается дата составления, адрес и подпись владельца. Далее предприятие отправляет документ заказным письмом с описью и актами, подтверждающими исполнение требований Трудового кодекса.
- Когда трудовая книжка нужна не срочно, по закону она должна храниться на предприятии минимум 50 лет. На протяжении этого периода владелец имеет право в любое удобное время забрать документ.
Пример уведомления:
Уведомление о необходимости забрать трудовую книжку
Пример согласия работника на отправку трудовой книжки:
Образец согласия работника на отправку документа по почте
В большинстве случаев получение трудовой книжки по доверенности не вызывает затруднений. Главное, чтобы представитель уволенного сотрудника был добросовестным, а руководитель — отзывчивым.
Нужно строго соблюдать все требования при оформлении, чтобы документ был юридически безупречен.