Многие предприятия и организации направляют своих сотрудников в служебные поездки. Зачастую обстоятельства меняются, и приходится изменять сроки командировки, перенося отъезд на другую дату.
При этом составляется приказ руководителя, порядок составления и прочие нюансы которого мы рассмотрим сегодня.
Что говорит закон?
Действующим законодательством определяется порядок направления работников в служебные поездки.
В то же время, не существует документа, который регламентировал бы порядок оформления переноса служебной поездки. На практике сложился определенный порядок действий, который применяют руководители организаций в таких ситуациях.
Таким образом, форму приказа и процедуру его заполнения необходимо закрепить в локальных нормативно-правовых актах предприятия.
Запрещается вносить изменения в основной приказ о направлении в командировку.
Необходимо создание нового документа, в котором будут отражены основные положения и аспекты переноса сроков.
Нормативная база
Направление работников в командировки регламентируется Положением об особенностях направления сотрудников в служебные командировки.
Данный нормативно-правовой акт был утвержден Постановлением Правительства РФ № 749 от 13.10.2008 года.
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Когда нужен?
Приказ о переносе командировки требуется в следующих случаях:
- В связи с производственной необходимостью. Например, сотрудник должен был поехать в другой город для заключения контракта с поставщиками, а контрагенты, в свою очередь, не смогли приехать вовремя или же перенесли сроки своего приезда.
- Из-за семейных или личных обстоятельств командированного сотрудника, которые будут препятствовать служебной поездке в определенные сроки. В зависимости от причин, руководитель организации вправе на свое усмотрение перенести сроки командировки или вовсе отменить поездку.
- Из-за обстоятельств непреодолимой силы, стихийных бедствий, чрезвычайных ситуаций. Эти и другие аспекты могут создать условия, невозможные для осуществления выезда в служебную командировку. В зависимости от серьезности сложившейся ситуации, руководитель может издать соответствующий приказ о переносе командировки на другой срок.
Пример:
Васильев С.А. должен был отправиться в служебную командировку 16 мая 2020 года. Однако из-за сильного наводнения было затруднено движение автомобильного транспорта.Что необходимо делать в этой ситуации?
Решение:
- Этап 1. Сдаются билеты на автобус. Соответствующие документы прикладываются к служебной записке.
- Этап 2. Составляется служебная записка руководителем структурного подразделения, в котором Васильев осуществляет трудовую деятельность, с приложением документов о возврате билетов.
- Этап 3. На основании записки издается приказ, в котором указываются новые сроки командировки.
Оформляем приказ о переносе командировки на другой срок
Для переноса служебной поездки на другую дату следует подготовить приказ. Рассмотрим основные нюансы, которые могут возникнуть в данной ситуации.
Основания для издания
Основанием для издания приказа о переносе командировки на другой срок является служебная записка от руководителя структурного подразделения, в котором осуществляет трудовую деятельность командированный сотрудник.
На основании служебной записки подготавливается приказ. В записке обязательно должна быть указана причина, по которой производится изменение сроков.
В приказе делается соответствующая ссылка на документ, служащий основанием для издания.
Требования к документу
Поскольку унифицированной формы данного документа не существует, руководители вправе составлять приказ в свободной форме.
При необходимости, порядок и процедуру составления можно включить в соответствующие локальные нормативно-правовые акты организации. Там же можно определить основные положения, содержание такого документа и его форму.
Пункты и их описания
Тем не менее, существует ряд нюансов, которые необходимо указать в приказе о переносе сроков командировки:
- полное наименование организации или предприятия;
- название документа, дату составления и порядковый номер;
- наименование приказа – “приказ о переносе командировки”;
- основание для издания – служебная записка;
- ФИО руководителя и подпись;
- ФИО лиц, обязанных ознакомиться с документом.
В тексте приказа должны быть указаны:
- причины, по которым производится перенос сроков;
- ФИО командированного сотрудника, должность;
- новые сроки командировки;
- если были куплены билеты, оплачена гостиница и др., следует указать порядок их сдачи и компенсации стоимости работнику.
Образец составления:
Приказ о переносе сроков командировки
Какими документами сопровождается?
Приказ о переносе сроков командировки сопровождается следующей документацией:
- служебной запиской;
- документацией о понесенных издержках (купленных билетах, оплаченных номерах в гостинице и др.).
Кем подписывается?
Приказ о переносе служебной поездки подписывает руководитель организации или предприятия. Им же принимается окончательное решение.
Перед подписанием директор предприятия должен решить вопрос совместно с руководителем структурного подразделения, в котором трудится работник, учесть все нюансы и целесообразность переноса сроков, и только после этого подписать приказ и отдать на исполнение.
Ознакомление работника
С приказом об изменении сроков командировки сотрудник должен быть ознакомлен под роспись.
При этом сообщить сотруднику об изменениях можно любым доступным средством связи, в том числе с использованием телекоммуникационных сетей.
При необходимости работник может получить копию данного приказа.
Как и сколько хранится?
Приказы, которые составляются и подписываются в организациях и на предприятиях, делятся на несколько разновидностей.
Приказы о командировках, об отмене, переносе сроков относятся к документации по личному (кадровому) составу.
Согласно действующему законодательству приказы о личном составе имеют два срока хранения:
Приказы о командировке должны храниться либо 75, либо 5 лет, в зависимости от их типа:
| Наименование документа | Срок хранения |
| Приказы о направлении, отмене, переносе сроков в заграничную командировку | 75 лет |
| Приказы о направлении, отмене, переносе сроков в служебную поездку внутри страны | 5 лет |
Приказ о переносе командировки является основным документом, регулирующим изменение сроков служебной поездки.
Отсутствует унифицированная форма, что позволяет руководителям организации составлять документ по собственному усмотрению. Тем не менее, нужно включить определенный перечень пунктов, необходимых для правильного и законного регулирования данного вопроса.