В жизни человека может возникнуть ситуация, когда по причине личных обстоятельств он не в состоянии выйти на работу.
Законодательство предусматривает защиту интересов сотрудника в подобных случаях.
Специалисты кадровой службы должны понимать все нюансы оформления отпуска по семейным обстоятельствам.
О чем говорит законодательство РФ?
Отпуск за свой счет предоставляется сотруднику при наличии уважительной причины.
Является ли она основанием для предоставления отгула — решает руководитель. Если она окажется недостаточно весомой, то возможен отказ.
Однако Трудовой кодекс регламентирует случаи, в которых руководство обязано предоставить отгулы по семейным обстоятельствам:
- рождение детей;
- заключение брака;
- похороны.
Руководство обязано предоставить выходные дни:
- участникам ВОВ продолжительностью до 35 дней;
- пенсионерам, ведущим трудовую деятельность – 2 недели;
- инвалидам – до 2 месяцев.
Дополнительный отдых (до 2-х недель) предоставляется сотрудникам противопожарной службы, родителям и женам военнослужащих.
Всем это регламентирует ст. 128 Трудового кодекса.
Трудовой Кодекс Российской Федерации
Как оформляется отгул по семейным обстоятельствам?
Понятия «отгул» в современном законодательстве нет, поэтому под отгулом следует понимать предоставление дней отпуска (за свой счет, очередного оплачиваемого или дополнительного отпуска отдельным категориям сотрудников).
Установленного порядка оформления отпуска по семейным обстоятельствам законодательством не предусмотрено.
Заявление можно написать своими словами в распечатанном виде либо от руки.
Некоторые предприятия разрабатывают собственные образцы подобных документов, они должны содержать:
- уважительную причину, вынуждающую брать такой отпуск;
- информацию о наличии подтверждающих документов.
Отдых становится законным только после письменного согласия руководителя, в противном случае дни отсутствия сотрудника можно посчитать прогулом.
В результате следует увольнение по статье.
После подписания заявления сотрудники кадровой службы должны подготовить приказ.
Особенности оформления отпуска на свадьбу
Далеко не каждый работодатель знает, что он обязан предоставить отгул на свадьбу по Трудовому кодексу (без сохранения зарплаты) и это не является жестом доброй воли.
Речь идет исключительно о бракосочетании сотрудника.
Отдых продолжается до пяти рабочих дней – так гласит ст. 128 ТК РФ – и предоставляется на выбор:
- на дни бракосочетания;
- до даты заключения брака;
- после свадебного мероприятия.
Для оформления отпуска на свадьбу сотруднику необходимо написать заявление, которое должно содержать:
- просьбу о предоставлении дополнительного отдыха;
- причину (вступление в брак);
- точную дату отсутствия.
К заявлению прилагаются подтверждающие документы, о которых тоже следует упомянуть:
- ксерокопия справки из ЗАГСа, предоставляемая до даты свадьбы;
- копия свидетельства о браке — подается после свадьбы.
Пример:
Пример заявления для предоставления отгулов на свадьбу
Все сведения о количестве дней отпуска, дата и номер приказа отмечаются в личной карточке сотрудника.
В табеле, учитывающем время работы, необходимо сделать отметку «ОЗ» либо «17». При расчете отпускных и средней зарплаты специалист по кадровому делу должен исключить дни, которые приходятся на свадебный отдых.
Также ему потребуется подготовить приказ по унифицированному шаблону.
Пример документа показан здесь:
Пример приказа для предоставления отгулов на свадьбу
Свадьба во время ежегодного отпуска
Сотрудник может использовать дни в связи со свадьбой в любое время (например, сразу после отпуска). Они предоставляются на основании заявления.
Исходя из формулировки Трудового кодекса, дополнительный отдых предоставляется не для регистрации брака, он связан именно с этим событием. Работодателю следует предоставить его независимо от даты, в которую сотрудник хотел бы воспользоваться законными выходными.
Если свадьба сотрудника состоялась в период основного отпуска, а он захочет продлить его, воспользовавшись отгулами, положенными ст. 128 ТК РФ, то потребуется написать заявление.
Оно будет являться единственным и достаточным условием предоставления отпуска. К сожалению, в большинстве подобных ситуаций работодатели отказывают – нарушают закон.
Ситуация из судебной практики:
Савельева А.Г. в период основного отпуска вышла замуж. В первый день при выходе на работу в компанию «Космос» она обратилась к руководству с заявлением о предоставлении 4-х дней неоплачиваемых выходных. Работодатель не дал своего согласия, так как бракосочетание уже состоялось. Савельева А.Г. в отмеченные в заявлении дни на работу не вышла и была уволена за прогул.
Суд принял увольнение неправомерным.
Отсутствие сотрудника в указанный период не является прогулом, так как оно связано с использованием гарантированных законом дней отдыха.
Оформление отгулов при рождении детей
При рождении ребенка отец может оформить отпуск длительностью до 5-ти рабочих дней.
Законодательство ввело такую норму в связи с тем, что родители в такие моменты жизни сильно переживают и практически не спят. Производительность труда резко падает, поэтому приходить на работу смысла нет.
Отгул (отпуск) при рождении ребенка предоставляется сотруднику в обязательном порядке (если это необходимо), например, на выписку из роддома.
Он может быть как оплачиваемым, так и неоплачиваемым – условия прописываются в коллективном договоре.
Для оформления выходных сотрудник должен подать следующие документы:
- заявление, содержащее просьбу предоставить дополнительные дни отдыха с указанием причины и периода планируемого отсутствия;
- свидетельство из ЗАГСа о рождении ребенка.
Пример заявления:
Пример заявления на отгул при рождении ребенка
В табеле учета времени работы делаются следующие отметки:
| Буквенный код | Цифровой код |
| ОЗ | 17 |
Работники кадрового отдела должны подготовить такой приказ:
Приказ на отпуск (рождение ребенка)
Если жена не находится в декретном отпуске и не получает пособия, супруг предоставляет соответствующую справку от ее работодателя и может рассчитывать на оплачиваемый отпуск.
Отец должен написать такое заявление:
Пример заявления на выплату единовременного пособия
Оформление отпуска на похороны
При смерти близких родственников сотрудника руководитель компании должен дать разрешение на предоставление отпуска.
Длительность составляет пять рабочих дней. Если сотрудник за это время не сможет оправиться от невосполнимой потери, он имеет право продлить срок до 14 дней.
Согласно законодательству, такие дни не оплачиваются, если иное не предусмотрено в коллективном договоре.
К близким родственникам, согласно ст. 14 СК РФ, относятся:
- дети;
- родители;
- бабушки и дедушки;
- внуки;
- полнородные братья или сестры;
- не полнородные братья или сестры.
К родственникам по происхождению приравниваются усыновленные дети и их потомство.
Для оформления отпуска в рассматриваемой ситуации сотрудник должен подготовить заявление, содержащее:
- просьбу предоставить отпуск;
- длительность отсутствия;
- причину необходимости отстраниться от работы.
Пример:
После предоставления документа сотрудник отдела кадров должен оформить приказ на предоставление отпуска без оплаты труда:
В табеле рабочего времени необходимо сделать следующие обозначения:
- буквы «ОД» либо номер 17 – отпуск без содержания, предоставляемый по закону;
- буквы «ДО» либо номер 16 – неоплачиваемый отпуск, предоставляемый с согласия руководителя организации.
Нередко организации оказывают своим сотрудникам материальную поддержку. Согласно п.8 НК РФ, такие пособия не облагаются НДФЛ и страховыми взносами.
Каков срок давности отгулов? Читайте тут.
Можно ли брать больничный во время отгулов? Информация — здесь.
Гарантии
Для сотрудника, оформляющего отпуск без содержания сроком до 14 рабочих дней, трудовой стаж сохраняется, при большем количестве – нет.
Данное правило распространяется как отдых, предоставляемый работодателем в обязательном порядке, так и на необязательный.
Отсутствие сотрудника по семейным обстоятельствам не влияет на:
- длительность ежегодного отпуска;
- расчет среднего заработка для начисления отпускных (при продолжительности менее 2 недель);
- возможность денежную компенсацию в связи с временной нетрудоспособностью.
Другие гарантии для сотрудника:
Если работник заболеет во время отдыха, оплачивать больничный нужно только в случае, если руководство согласится переоформить дни отпуска в рабочие дни.
В противном случае смело отказывайтесь от досрочного возвращения и предоставления денежных средств.
В период нахождения в отгуле по семейным обстоятельствам сотрудник не может быть уволен по желанию работодателя за исключением случаев, когда предприятие становится банкротом и ликвидируется.
Если во время отгула сотрудница уходит в декрет, начальник обязан выдать денежное пособие, так как она относится к застрахованным лицам. Сумма предоставляется в полном размере.
Что делать, если работодатель отказывает?
Когда служащий собирается оформить отпуск по обстоятельствам, не предусмотренным Трудовым кодексом или коллективным договором, работодатель принимает решение на свое усмотрение.
Если, по его мнению, причина неуважительная – он имеет право отказаться, тогда сделать ничего нельзя.
Если работодатель не желает предоставлять отпуск сотруднику в связи с происшествиями, прописанными в ТКРФ (статья 128), он нарушает закон.
В подобной ситуации сотруднику следует обратиться в суд для защиты своих прав. Как оформить документы – необходимо проконсультироваться с юристом.
Специалистам кадровой службы нужно знать все нюансы оформления отгулов по семейным обстоятельствам, а также права, которыми наделены сотрудник и организация.
Только в таком случае можно избежать конфликта между подчиненными и руководителем.