Тщательный учет отработанных часов — необходимая составляющая трудового процесса, от которой зависят многие факторы. Ведь от того насколько грамотно построен учет, зависит и рациональное распределение объема работы, и трудовая дисциплина, и финансовое положение как сотрудников, так и компании.
Зачем требуется?
При создании определенной должности работодатель руководствуется, прежде всего, объемом работы, который физически возможно выполнить за определенное время.
В частности, берется установленная норма труда, равная 40 часам в соответствии со ст.91 ТК РФ, сравнивается с квалификационным справочником, в котором приведен примерный перечень обязанностей и налагается на обязанности, закрепленные в должностной инструкции, составленной уже с учетом специфики предприятия.
То есть создается идеально сбалансированная инструкция по рациональному использованию рабочего времени по определенной должности.
Однако, к сожалению, при ее создании мало кто учитывает два важных нюанса:
- человеческий фактор;
- форс-мажорные обстоятельства.
То есть в инструкции не учитываются склонности к частым 5-минутным перерывам, возможным опозданиям на работу в связи с пробками на дорогах, использованием рабочего времени для решения личных проблем и многим другим факторам, которые неизбежно сказываются на объеме выполненных работ.
Стоит вспомнить и о внезапных производственных проблемах, допустим, авариях, задержкой доставки составляющих, не предоставлением нужной информации либо отсутствием сотрудников в связи с болезнью. Ведь данные факторы тоже замедляют процесс выполнения установленного объема работ, что, в свою очередь, приводит к дисбалансу между реальными затратами на оплату труда и выполненной работой.
Именно для этого и предусмотрен учет рабочего времени, который позволяет решить несколько задач одновременно.
При тщательном ведении учета отработанных часов:
- повышается трудовая дисциплина, и исключаются опоздания, игры и переписка за рабочим компьютером, а также частые перекуры и чаепития;
- повышается уровень и качество выполненных работ;
- снижаются затраты по оплате труда в связи с исключением периодов времени, которые входят в рабочую смену и в течение которых непосредственные обязанности не выполняются, даже если они вызваны технологическими сбоями по вине третьих лиц.
То есть работодатель платит только за те часы, на протяжении которых предприятие работает и, допустим, выдает продукцию, а не ждет комплектующих в связи с временным простоем либо отсутствием опоздавшего сотрудника.
Какими документами закрепляется?
Во исполнение норм законодательства о труде РФ на каждом предприятии независимо от формы собственности должен вестись тщательный учет отработанного времени, порядок установления которого закрепляется в следующих локальных актах:
В оговоренных актах указывается режим труда — в частности, нормы смен и времени отдыха, порядок их предоставления и интервал между ними, в общем.
Но более подробный учет, который ведется ежедневно, уже отражается в табеле выходов, который предназначен для тщательного фиксирования отработанного времени с учетом всех нюансов, а именно:
Также учитывая, что некоторые предприятия используют упрощенные бланки учета либо свой собственный буквенный код на многих предприятиях издается еще и Положение, в котором все нюансы учета отработанных часов и отражаются с учетом специфики труда и иных составляющих.
Виды
В соответствии с нормами закона существует три вида учета отработанного времени, а именно:
- поденный;
- еженедельный;
- суммированный.
Каждый из видов используется в связи с особенностью производства на предприятии с целью максимально четкого ведения учета отработанного времени.
Поденный
К примеру, поденный учет используется в компаниях, график труда которых предусматривает одинаковую продолжительность смен ежедневно с целью фиксации фактически отработанного времени и во избежание переработок.
То есть сотрудникам не только устанавливаются одинаковые смены, но ведется контроль за тем, чтобы часы труда не превышали нормы, так как переработки приведут и к превышению фонда оплаты труда в виду оплаты сверхурочных часов, и нарушениям законодательства, в частности ст.91 ТК РФ.
Также поденный учет используется в отношении льготных категорий сотрудников, для которых в соответствии со ст.94 ТК РФ установлена индивидуальная протяженность дневной смены:
- для несовершеннолетних тружеников — 5 часов для работников до 16 лет и 7 часов до 18 лет, если же они еще и в ВУЗе обучаются, то половину оговоренной нормы;
- для инвалидов в соответствии с программой реабилитации и рекомендованной нагрузкой;
- для работников творческих профессий, а также спортсменов.
В порядке ст. 92 ТК РФ для некоторых категорий тружеников может быть установлена сокращенная смена по их просьбе в виду личных обстоятельств или иных аспектов. И согласно норм, закрепленных в ст.173 ТК РФ сокращенный день могут иметь студенты, совмещающие трудовую занятость с обучением. Именно для этих категорий в виду их индивидуального графика и устанавливается поденный учет отработанного времени.
Еженедельный
Данный вид учета отработанных часов, как правило, устанавливается для сотрудников, протяженность смен которых в течение недели имеет разную продолжительность в виду некоторых особенностей.
Допустим, если на предприятии установлен гибкий график, особенностью которого является разная протяженность смен в разные дни недели, целесообразнее вести понедельный учет с целью корректировки продолжительности смен для соблюдения, установленной законом нормы.
Актуальным данный вид учета времени будет и при раздробленной смене в виду специфики производства, так как таким образом можно будет опять же отразить реально отработанные периоды времени, исключить переработки либо недоработки, а также соблюсти установленную норму.
Суммированный
Суммированный учет отработанных часов применяется в порядке норм, закрепленных в ст.104 ТК РФ, где оговорены случаи, когда предприятие в силу специфики труда не может применить поденный либо еженедельный учет и им на основании закона дано право суммировать отработанные часы с целью соблюдения нормы, но уже за более продолжительный период.
К примеру, в компаниях, которые трудятся в круглосуточном режиме с дневными и ночными сменами, соблюсти 40-часовую продолжительность рабочей недели не представляется возможным, поэтому им дано право суммировать отработанные часы за отчетный период составляющий полугодие либо квартал, но с условием, что норма труда будет выполнена.
Также подобная форма учета времени актуальна при введении скользящего графика, который опять же подразумевает различные периоды занятости в разные дни недели, которые можно распределить на установленный в локальных актах учетный период опять же с соблюдением усредненной нормы в 40 часов.
Методы учета рабочего времени сотрудников на предприятии
Применение любого из вышеперечисленных видов учета рабочего времени невозможно без использования определенных методов, которые применяются с учетом нескольких аспектов:
- специфики занятости на предприятии;
- дисциплинированности работников;
- финансового положения компании;
- корпоративной этики;
- соотношения затрат.
То есть в зависимости от личностных характеристик сотрудников, наличия значительной прибыли, которую можно использовать для развития учреждения и отношения к дисциплине самих работников, руководство компании может организовать учет отработанных часов с применением следующих методов:
- введение пропускного режима с турникетом, охранником либо вахтером и ведением журнала прибытия и убытия;
- поручение контроля посещаемости ответственному лицу, к примеру, начальнику отдела;
- возложение контроля за посещаемостью на самих сотрудников, путем составления ежедневных отчетов о проделанной работе;
- введение автоматического режима фиксации прибытия на рабочее место с применением сканеров либо карточек доступа;
- использование видеокамер и программного обеспечения с целью отслеживания несанкционированного использования рабочих компьютеров в личных целях.
Как вести?
Учет рабочего времени персонала в соответствии с законом подразумевает ведение табеля, форма которого утверждена Постановлением Госкомстата № 1 и оформление которого должно осуществляться во исполнение норм ст.91 ТК РФ на всех предприятиях независимо от форм собственности.
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12)
Правила
Ведение табеля осуществляется ежедневно, невзирая на выбранный вид учета отработанных часов, в связи с тем, что даже при наличии четкого режима труда экстренные ситуации возникают постоянно.
К примеру, сотрудник может заболеть и не выйти на работу либо в компании возникнет аварийная ситуации и нужно будет привлечь сотрудников для ремонта после окончания смены. А так как заполнить все нюансы изменений режима невозможно, табель и ведется ежедневно.
Как правило, сей документ заполняется вручную с ежедневным внесением данных. Однако в некоторых учреждением, особенно при наличии большого штата, применяется электронная система учета с суммированием полученных данных по всему предприятию ответственным лицом и в оговоренные локальными актами сроки.
После заполнения табеля, данная форма подается в расчетный отдел для начисления оплаты в соответствии с отработанным временем.
При этом для повышенного контроля используется обе формы и бумажная и электронная. Ведь человек может ошибиться, а компьютер нет, и в тоже время, программа может дать сбой или не учесть некоторые периоды, данные о которых не были внесены заблаговременно.
Ответственные лица
Еще при оформлении должностной инструкции за каждым сотрудником закрепляются определенный круг обязанностей, в число которых могут входить как обязательные, так и дополнительные.
В частности, обязательные отражаются в договоре о сотрудничестве и в инструкции, а вот дополнительные могут быть вменены на основании распорядительных документов. Подобное же правило действует и в отношении ведения учета отработанных часов.
К примеру, при большом штате на предприятии изначально может быть введена штатная единица нормировщика либо табельщика, основной обязанностью которых и будет ведение табеля, а также осуществления контроля за правильностью отраженных данных.
Если же учреждение небольшое, обязанность по учету отработанных часов может быть возложена на ответственное лицо путем издания приказа.
Но независимо от того, кто заполняет табель и вносит количество отработанных часов, контроль за учетом возлагается еще на ряд лиц. В частности, ответственным за достоверность данных является кадровый работник, который издает приказы об отпусках, сверхурочных часах и иных периодах, и который обязан следить за отражением оговоренных данных в табеле.
И ответственность возлагается на начальника отдела, который табеля учета и подписывает, а значит тоже обязан контролировать количество отработанных часов.
Санкции за нарушения
Учитывая, что ведение учета отработанного времени является не правом, а обязанностью предприятия, лица, ответственные за его ведение, могут быть подвержены административной ответственности в случае, если учет не ведется либо внесенные данные не соответствуют действительности.
Так, на основании ст.5.27 КоАП РФ предприятие, нарушающее нормы ТК РФ, подлежит наказанию в виде штрафных санкций до 50 тысяч, и это только в первый раз. При повторном допущении нарушения, наказание ужесточается.
Осуществление учета рабочего времени сотрудников является не только сложной, но и важной задачей, которая позволяет разрешить множество проблем, от повышения дисциплины до увеличения прибыли. Именно поэтому к данному виду отчетности следует подходить с большой ответственностью.