Руководитель предприятия в связи со служебной необходимостью отправляет сотрудника в командировку.
Для этого должен быть оформлен соответствующий приказ. В нем указывается должность и фамилия сотрудника, место назначения и цель поездки.
После приезда работник составляет отчет о командировке. В документе он подробно описывает, что было проделано во время поездки и была ли достигнута ее цель.
Рассмотрим более подробно, что представляет отчет о командировке, приведем пример написания, обозначим, какие к нему применяются требования, как правильно нужно отчитаться и в какие сроки это необходимо сделать.
Что это за документ?
Каждый документ на предприятии относиться к определенной группе документооборота.
Отчет о командировке входит в список командировочных документов. Также в него входит приказ о командировке, авансовый отчет, командировочное удостоверение и служебное задание.
Проверка командировочных документов относится к компетенции налоговых органов — в частности, при проверке НДФЛ и налога на прибыль. Поэтому при составлении отчета о командировке бухгалтерии следует обратить особое внимание на правильность их заполнения.
Отчет о командировке должен составлять сотрудник, отправленный в поездку по служебной необходимости.
Сотруднику выдается вместе с командировочным удостоверением служебное задание. В нем есть графа с указанием цели командировки и отчета о проделанной работе. Именно во второй графе и должна быть внесена информация о проделанной работе.
Краткий отчет о служебной командировке составляется для пояснения выполнения цели командировки.
Обязателен ли?
До 2020г включительно, при направлении сотрудника в командировку, составление командировочного удостоверения и служебного задания было обязательно и закреплено в нормативных документах.
С 08.01.15 пункт был упразднен.
Оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, в том числе и отчет о командировке, стало необязательно — на усмотрение руководителя и бухгалтерии.
При большом потоке сотруднике, направляемых в командировку, чтобы избежать путаницы в начислении зарплаты и налогов, рекомендуется составлять отчетные документы, как и раньше.
Это следует отметить в локальном акте.
Преимущества составления отчета о командировке:
- при начислении зарплаты, бухгалтер документально имеет подтверждение нахождение работника в командировке;
- при большом количестве структурных подразделении и сотрудников, начальник отдела в служебном задании прописывает: цель командировки, количество дней, место назначения, сотрудников (фамилия, должность).
Для небольшой организации рекомендуется не добавлять лишних бумаг. Информацию о командировке сотрудника можно получить вместо отчета из приказа.
Как составить отчет о командировке?
Согласно законодательству, создана унифицированная форма отчета о командировке.
При составлении документа сотрудник должен ими руководствоваться.
Рассмотрим, какие требования предъявляются к документу, из каких граф он состоит и как правильно его заполнить.
Требования к документу
Отчет о проделанной работе по служебной необходимости должен быть составлен не позднее 3 дней после возвращения.
Форма и разделы
С 2013 г. законодательством была разрешено применять форму, разработанную организацией самостоятельно.
Она должна быть утверждена в учетной политике (в приложении к ней). Стандартный бланк отчета составляется по форме №Т10-А (образец приведен далее):
Служебное задание выполняет следующие функции:
- четко прописывается цель командировки и сопутствующие задания;
- работник составляет отчет о проделанной работе.
Разделы служебного задания
Заполняются начальником подразделения:
- наименование организации (полное или сокращенное);
- номер документа и дата составления (должна совпадать с командировочным удостоверением);
- фамилия, имя, отчество сотрудника направляемого в командировку и его табельный номер из личного дела;
- отдел, к которому прикреплен сотрудник (в небольшой организации указывается ее название, если нет разделения на отделы);
- должность;
- место назначения: город и организация;
- срок командировки: дата начала, окончания общий срок;
- кто финансирует расходы на командировку: отправляющая или принимающая сторона;
- основание для командировки: план командировки, служебная необходимость и т.д.;
- цель командировки и сопутствующие задачи;
- подписи руководителя подразделения и директора.
Заполняются сотрудником, направленным в командировку:
- отчет о проделанной работе;
- подпись сотрудника.
При оформлении командировки служебное задание передается сотруднику с командировочным удостоверением или хранится в бухгалтерии до возвращения работника.
Правила заполнения
Правила заполнения отчета о командировке просты.
Перед отправкой в командировку, руководитель отдела прописывает цели поездки. Соответственно по этим целям сотрудник должен составить отчет о проделанной работе.
Не стоит ограничиваться словом «выполнил». В его задачу входит написать развернутое пояснение о том, что было сделано.
Надо составить отчет таким образом, чтобы при последующей налоговой проверке у специалистов не возникло вопросов в необходимости командировки и в частности направления данного сотрудника.
При невыполнении задачи следует указать причину. Если она будет уважительная, организация может принять решение не взыскивать с сотрудника понесенных расходов на командировку.
При нехватке поля для заполнения отчета можно продолжить его на листе А4. При этом это не будет зачтено, как нарушение законодательства.
Как написать правильно?
Отчет о командировке (образец) представлен ниже:
Кроме того, в организации возможно применение собственной формы отчета о командировке.
Пример такой формы:
Кто подписывает и согласовывает?
Должно быть проставлено минимум 3 подписи:
- сотрудника, оформлявшего командировку;
- начальник подразделения – проверяет правильность заполнения;
- руководителя предприятия – утверждает и ставит резолюцию.
Сроки предоставления
Вернувшись из командировки, согласно Постановлению №749, сотрудник обязан заполнить отчет о проделанной работе в течение 3 рабочих дней.
Он заполняет отчет о том, что было сделано, предоставляет документы, подтверждающие произведенные расходы.
Сопроводительные документы
При направлении сотрудника в командировку должен быть оформлен следующий комплект сопроводительных документов:
- заявление на командировку (для определенных групп граждан);
- приказ о направлении в командировку: указывается фамилия, инициалы сотрудника, должность, место назначения поездки, цель и сроки;
- служебное задание: указывается информация аналогичная приказу, дополнительно появляется графа с отчетом о выполнении задания для сотрудника.
Авансовый отчет составляется одновременно с написанием отчета о командировке.
Оформляется для подтверждения выданного аванса или получение денег, потраченных на командировочные расходы. Сопровождается документальным подтверждением: квитанции, чеки, билеты.
С 8 января составление отчета о командировке стала необязательным.
На сегодня большинство организаций продолжаются использовать командировочные удостоверения и служебные задания.
Решение о составлении или не составлении принимает руководитель.
В первом случае необходимо закрепить решение в локальном акте. При решении продолжать их заполнение сотрудник обязан предоставить отчет в трехдневный срок.