Документы при трудоустройстве обязан предоставить каждый претендент на вакантное место независимо от того, на какой срок заключается договор о сотрудничестве и какие обязанности будут основными.
Но в зависимости от того к какой отрасли относится будущее место работы, требуемый перечень документов может быть значительно шире установленного нормами ТК РФ.
Что говорит закон?
В соответствии со ст.65 ТК РФ принимаемый на предприятие работник обязан предоставить определенный пакет документов, который условно можно разделить на обязательный и дополнительный.
В частности, к обязательным относятся те документы, которые оговорены в ст.65 ТК РФ, а вот дополнительными документами могут быть те же справки, подтверждающие некоторые сведения, относящиеся к специфике определенной отрасли.
Трудовой Кодекс Российской Федерации
Нормативная база
Следует отметить, что работодатель на основании той же ст.65 ТК РФ не имеет права требовать от будущего работника предоставления дополнительных документов, если это не предусмотрено законодательством.
Также категорически запрещено требовать данные, на основании которых могут быть нарушены конституционные права работника — например, сведения о вероисповедании либо национальной принадлежности.
Сведения о семейном положении либо о наличии детей возможно предоставить только в том случае, если работник относится ко льготной категории с правом на определенные виды компенсаций — к примеру, при наличии детей-инвалидов либо маленьких детей находящихся под опекой.
В зависимости от обстоятельств, некоторые работники не всегда могут предоставить даже те документы, которые являются обязательными ввиду того, что принимаются на работу впервые.
В подобной ситуации ту же трудовую книжку или страховое свидетельство оформляет уже работодатель, причем за счет средств компании.
Кто имеет доступ к информации?
В настоящее время ввиду действия ФЗ № 152 «О персональных данных» и главы 14 ТК РФ ко всем данным, предоставляемым работниками при приеме, предъявляются особые требования.
На их основании доступ к личной информации о работнике имеет только ограниченное количество лиц, уполномоченных на доступ локальными актами предприятия.
В частности, имеют доступ к персональным данным работники отдела кадров и бухгалтера, которые в силу своей деятельности для оформления документации используют эти данные при оформлении тех же приказов или ведомостей по заработной плате.
Также учитывая, что в настоящий момент каждая организация обязана предоставлять множество отчетов о среднесписочной численности работников, о тех же взносах в Пенсионный фонд и о перечислении налогов, при приеме каждый работник предоставляет письменное разрешение на передачу своих данных третьим лицам, которые уполномочены государством.
Предоставление данных работника другим лицам, даже если они являются сотрудниками предприятия, запрещено.
Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ
Сроки хранения
Учитывая, что личное дело сотрудника состоит из его персональных данных, которые являются действительными много лет, к хранению личных дел предъявляется не меньше требований, чем к бухгалтерским документам.
В частности, личные дела сотрудников нужно хранить либо в отдельной комнате либо в сейфе для того чтобы воспрепятствовать несанкционированному доступу к данным третьих лиц.
И после увольнения личные дела работников не уничтожаются, а перемешаются в архивное подразделение предприятия для последующего хранения на основании ст. 656 перечня управленческих документов, утв. Приказом Минкультуры РФ № 558 в течение 75 лет, за исключением ряда документов, относящихся к второстепенным, срок хранения которых составляет всего 3 года.
Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558
Обязательный перечень документов при приеме на работу (2016)
Как было сказано выше, перечень необходимых документов, которые в обязательном порядке подаются при трудоустройстве, регламентирован нормами ст.65 ТК РФ.
В частности, именно эти документы и используются при стандартном приеме работников, которые не относятся к льготным категориям тружеников и не обладают какими-либо льготами.
Стандартный прием
При стандартном приеме подаются следующие документы:
- любой документ, по которому удостоверяется личность, коим в основном является паспорт;
- страховое свидетельство;
- военный билет для лиц, которые состоят на учете и имеют военно-учетную специальность;
- любой документ, подтверждающий квалификацию (диплом, свидетельство);
- трудовая книжка.
Требовать документы, которые не приведены в оговоренном списке, руководство предприятия может только в том случае, если подобная норма закреплена в других нормативных актах.
Несовершеннолетние
Но с несовершеннолетними работниками не все так просто.
Некоторые из вышеперечисленных документов у них отсутствуют в виду юного возраста, соответственно ряд бумаг оформляется за счет предприятия либо не предоставляется вовсе.
К примеру, за счет предприятия оформляются:
- страховое свидетельство;
- трудовая книжка.
Вместо паспорта предоставляется свидетельство о рождении, а документы о воинском учете подаются только в том случае, если несовершеннолетний ребенок достиг возраста 17 лет (ст.9 ФЗ №53).
Федеральный закон от 28.03.1998 N 53-ФЗ
Также к вышеперечисленному списку прилагаются:
- разрешение на труд от родителей либо опекунов;
- согласие органов опеки, в случае если работник не достиг возраста 16 лет;
- школьный аттестат;
- расписание занятий.
Иностранцы
Пакет документов, подаваемых при трудоустройстве иностранцев, тоже имеет свои особенности, оговоренные в ФЗ №115 и в ст.327.3 ТК РФ.
Федеральный закон от 25.07.2002 N 115-ФЗ
В соответствии с ними иностранные граждане делятся на три категории:
- приравненные к гражданам РФ;
- прибывшие в безвизовом режиме;
- прибывшие в визовом порядке.
В зависимости от принадлежности к определенной категории пакет документов при трудоустройстве имеет некоторые отличия:
- Первая категория к стандартному пакету прилагает миграционную карту и разрешение на временное проживание. А вот с дипломом об образовании могут возникнуть проблемы, так как на основании ст.107 ФЗ «Об образовании» признаются действенными только те документы, которые утверждены международными соглашениями об эквивалентности документов.
- Вторая и третья категории к стандартному пакету должны приложить еще и патент, получаемый в соответствии с установленными правилами, который действителен всего в течение 12 месяцев, после чего нужно уволиться и въехать на территорию РФ заново, а также медицинский полис страхования.
Совместители
Перечень документов для совместителей мало чем отличается от стандартного, так как работник должен всего лишь подтвердить свою личность и квалификацию, и не более.
Но если вторичное место занятости связано с вредными факторами на рабочем месте, работник обязан на основании ст.283 ТК РФ представить справку с основного места работы об отсутствии аналогичных условий труда, так как на подобный труд введены ограничения.
Также в зависимости от отрасли и должности при работе по совместительству может понадобиться справка о занимаемой должности по основному месту работы, в связи с тем, что некоторые профессии на основании норм закона, совмещать запрещено.
Работники образования и культуры
Имеет свои особенности и пакет документов при приеме педагогов.
В частности, на основании ст.331 ТК РФ запрещено заниматься педагогической деятельностью лицам, имеющим судимость, следовательно, к стандартному пакету документов прилагается еще и справка об отсутствии судимости. Также на основании Приказа Минзравсоцразвития № 302н педагоги обязаны иметь медицинские книжки, порядок оформления которых закреплен Приказом Роспотребнадзора № 402.
И в зависимости от занимаемой должности, что актуально для профессоров и преподавателей ВУЗов, нужны еще и документы, подтверждающие конкурсный отбор для занятия определенной должности на основании ст.332 ТК РФ, а также возраст претендента, ведь предельный ценз составляет от 65 до 70 лет, да и то в виде исключения.
Приказ Роспотребнадзора от 20.05.2005 N 402
Госслужащие
Прием на работу государственных служащих тоже имеет ряд отличий от стандартного приема.
В частности, с государственными служащими заключается не трудовой договор, а служебный контракт, на основании документов, оговоренных в ст.26 ФЗ №79, а именно:
- анкеты установленной формы;
- паспорта (другой документ удостоверяющий личность не подойдет, так как быть госслужащими могут только граждане РФ);
- трудовой книжки;
- свидетельства о пенсионном страховании;
- ИНН;
- документов о постановке на воинский учет;
- документов об образовании;
- сведениях о доходах.
ФЗ о государственной гражданской службе
Водители
Имеет свои особенности и пакет документов работников транспортной отрасли, коими являются водители.
К стандартному пакету документов на основании ст.328 ТК РФ претендент на должность водителя обязан приложить водительское удостоверение установленного образца. В случае, если будущий водитель имеет права иностранного государства, оговоренный документ как минимум должен быть переведен на русский язык и заверен нотариально, а также соответствовать нормам Конвенции о дорожном движении 1968 года.
Также в обязательном порядке водитель должен пройти предварительный медицинский осмотр на основании той же ст.328 ТК РФ в порядке, установленном федеральным законодательством.
И для трудоустройства водителю понадобиться практический опыт, который будет определяться исходя из сведений отраженных в трудовой книжке.
Работники здравоохранения и фармацевты
К документам медицинских работников при приеме также предъявляется ряд требований.
К стандартному пакету нужно обязательно приложить документы о прохождении медицинского осмотра на основании ст.213 ТК РФ, а также сертификат специалиста, выдаваемый в порядке, утвержденном Приказом Минздрава РФ № 982н.
Оговоренный сертификат действителен только в течение 5 лет и, следовательно, его нужно периодически обновлять, проходя сертификацию.
Приказ Минздрава России от 29.11.2012 N 982н
Что может дополнительно потребовать работодатель?
Но при приеме на работу используется не только стандартный пакет документов, в ряде случаев необходимы и иные данные не относящиеся к обязательным, но требуемые для соблюдения некоторых норм закона в ходе осуществления деятельности предприятий.
К ним можно отнести следующие:
- На основании ст.212 ТК РФ работодатель обязан соблюдать технику безопасности и следить за здоровьем работников, соответственно медицинский осмотр при поступлении будет необходим. Потребуется медицинский полис.
- Для перечисления налогов и предоставления дополнительных финансовых отчетов о расходах потребуется ИНН сотрудников.
- Также в некоторых случаях могут понадобиться документы, относящиеся и к семейному положению работников. Допустим, при наличии маленького ребенка до 3-х лет нельзя привлекать к работам сверх нормы, а также устанавливать испытательный срок, не говоря уже об увольнении, соответственно понадобится свидетельство о рождении ребенка.
- Инвалиды должны работать не полную смену, а меньше в соответствии с медицинским заключением, при этом заработную плату за месяц им должны начислить полностью. Также инвалидов нельзя привлекать к работе в праздничные дни, соответственно для получения положенных льгот в личном деле должно быть удостоверение об инвалидности.
- То же самое касается и иных лиц, тех же матерей-одиночек, матерей детей-инвалидов, ликвидаторов ЧАЭС, пенсионеров, жен военнослужащих и т.д. То есть тех лиц, которые обладают правом на трудовые льготы, коими могут являться отпуск в удобное время, дополнительные дни административного отпуска, сокращенный рабочий день, выходной сверх нормы и иные льготы.
Какие документы на вновь принятого сотрудника готовит кадровик?
После предоставления основного пакета и написания заявления на прием кадровый работник как правило готовит:
- приказ на прием сотрудника;
- личную карточку работника к которой прилагаются все поданные ранее документы, из которых и формируется личное дело.
Заключением трудового договора занимается уже юрист предприятия, а открытием лицевого счета — бухгалтерия.
С какими внутренними документами должны ознакомить вновь принятого работника?
Но составлением личного дела и изданием приказа прием работника не ограничивается, так как на основании ст.22 ТК РФ каждого вновь принятого сотрудника должны ознакомить с локальными актами компании — теми, которые будут регулировать его трудовую деятельность.
Работник должен быть ознакомлен с:
- коллективным договором;
- правилами трудового распорядка;
- положением о премировании;
- должностной инструкцией;
- положением о его структурном подразделении;
- графиком сменности, при его наличии.
Какие документы нужны при приеме на работу определить совсем не сложно, ведь порядок оформления работников регламентирован не только трудовым законодательством, но и иными нормативными актами, регулирующими деятельность отдельных отраслей.
При наличии такого подробного списка необходимых документов каждый кадровик сможет осуществить прием работника в соответствии с законом.