До 2020 года оригинал трудовой книжки предоставлялся работнику только в день его увольнения. В остальных случаях сотрудник мог получить только выписку из данного документа, заверенную работодателем.
В настоящее время внесены изменения в ТК РФ, которые предусматривают возможность предоставления оригинала в исключительных случаях по письменному заявлению работника.
Что говорит закон?
Порядок выдачи трудовой книжки и иных документов работника регулируется ТК РФ.
В ст. 62 данного кодифицированного акта определено, что сотрудники могут обращаться к работодателю с заявлением об их предоставлении. Работник может получить оригинал, копию того или иного документа, в том числе трудовой книжки, в зависимости от своих целей.
В ст. 62 ТК РФ также определена обязанность работника вернуть оригинал в течение 3х рабочих дней.
Трудовой Кодекс Российской Федерации
На работодателе лежит ответственность по надлежащему заверению копий документов.
Работнику не может быть отказано в выдаче трудовой книжки, так как это будет противоречить положениям ТК РФ.
Кроме того, все документы, в том числе и их копии, передаются сотрудникам на безвозмездной основе.
В каких случаях требуется такой документ?
Оригинал трудовой книжки необходим работнику для оформления пенсии.
В ТК РФ законодатель предусмотрел ограниченные сроки пользования ею. У работника есть 3 рабочих дня, чтобы воспользоваться трудовой книжкой. Затем ее необходимо вернуть работодателю. Основания для продления данного периода не установлены.
В большинстве случаев работнику нужен не оригинал, а выписка из трудовой книжки. Чтобы получить ее необходимо также оформить заявление.
Выписка должны быть заверена в соответствии с требованиями законодательства.
Она может понадобиться в следующих случаях:
- оформление кредита;
- оформление загранпаспорта;
- поступление на заочную форму обучения;
- получение субсидий.
Получение на руки
Выдача оригинала трудовой книжки на руки производится в двух случаях:
Факт получения книжки может удостоверяться в специальном журнале.
Для работодателя не предусмотрена обязанность ведения такового, но при его наличии можно разрешить многие споры.
В журнале необходимо отражать следующие данные:
- ФИО и должность работника (можно указать его табельный номер);
- дату и время выдачи трудовой книжки;
- роспись сотрудника.
Следует помнить, что сотрудник обязан вернуть трудовую книжку по истечении 3 рабочих дней с момента ее получения.
Вместо журнала, можно брать с работников расписку о получении документа.
Утеря
При утере трудовой книжки ее необходимо восстанавливать.
Если сотрудник потерял документ в тот момент, когда он был выдан ему работодателем, ответственность за данное действие лежит на сотруднике.
Такой работник должен написать заявление на восстановление трудовой книжки и передать его работодателю. Последний в течение 15 дней готовит дубликат.
В связи с тем, что ответственность за утрату лежит на самом работнике, работодатель не обязан принимать меры к внесению всех записей. Он делает только свою отметку.
Недостающую информацию будет восстанавливать сам сотрудник.
Как составить заявление на выдачу трудовой книжки?
Заявление на выдачу трудовой книжки оформляется в свободном виде. На законодательном уровне не утверждена единая форма.
Сам работодатель может разработать типовой бланк, который будет применяться в рамках его компании.
В заявлении должна быть отражена следующая информация:
- данные о работнике (ФИО и должность);
- цель выдачи книжки;
- подпись и дата.
Общие правила
Заявление должно быть оформлено в письменном виде.
Свою просьбу работник адресует руководителю организации. В самом тексте обязательно отражается причина выдачи трудовой книжки, например, «для предоставления в ПФР для оформления пенсии по старости».
Заявление на выдачу трудовой книжки обязательно подписывается заявителем, делается расшифровка и проставляется текущая дата.
Оно рассматривает компетентным работником, который отвечает за сохранность трудовых книжек.
Документ выдается сотруднику под роспись в специальном журнале или же с него берется расписка.
Общие правила выдачи трудовых книжек на короткий период могут быть утверждены в рамках предприятия локальным нормативным актом.
Получение для ПФР
Оригинал трудовой книжки необходимо получить для предоставления в ПФР.
Это требуется, если сотрудник продолжает свою трудовую деятельность после достижения пенсионного возраста.
В ПФР предоставляются исключительно оригиналы трудовой книжки наряду с прочей документацией.
Итак, как написать заявление на выдачу трудовой книжки? Необходимо уточнить разработан ли типовой бланк в конкретной компании.
Образец может выглядеть следующим образом:
Пример составления заявления
Выдача новой (дубликата) взамен утраченной
Утрата трудовой книжки может произойти по вине работника или работодателя. От этого будет зависеть порядок восстановления информации.
Если книжка была утрачена самим работником, то именно ему предстоит обращаться ко всем работодателям для внесения необходимых данных. Когда книжка потеряна компаний, в которой в настоящей момент трудится сотрудник, она занимается восстановлением всех сведений.
Если документ был утрачен работником, он обязан передать заявлением с просьбой создать дубликат.
Работодатель рассматривает данное обращение и в течение 15 дней должен завести новую трудовую книжку и сделать в ней запись о трудовой деятельности соответствующего сотрудника.
Образец заявления выглядит следующим образом:
Нюансы
Рассмотрим особенности оформления заявления на выдачу трудовой книжки для разных категорий работников.
Для иностранного гражданина
Законодатель не предусмотрел каких-либо специфических правил по выдаче трудовых книжек для иностранных граждан.
Они в общем порядке оформляют заявление. Иностранные граждане могут получить оригинал трудовой книжки или выписку из нее на безвозмездной основе.
Для родственников умершего сотрудника
Трудовая книжка может быть предоставлена родственникам умершего сотрудника по их заявлению.
Документ передается после того, как заявитель подтвердил наличие родственных связей с сотрудником.
В качестве доказательства таковых могут быть переданы следующие акты:
- свидетельство о рождении;
- свидетельство о заключении брака;
- паспорт;
- свидетельство об усыновлении.
Форма заявления не утверждена законом. Бланк может быть разработан на конкретном предприятии.
Факт выдачи трудовой книжки удостоверяется распиской получателя:
Пример расписки о получении трудовой книжки работника
Выдача доверенному лицу
В ТК РФ нет понятия «доверенность». Не закреплена в данном кодифицированном акте и процедура выдачи документа представителю.
Получить трудовую книжку за работника третье лицо может после его увольнения.
С момента расторжения трудового соглашения отношения между работником и работодателем прекращаются.
Доверенность на получение трудовой книжки должна быть заверена нотариусом. После ее передачи представитель должен написать расписку.
В заключение хотелось бы отметить, что трудовая книжка – важный правовой документ. Она хранится у работодателя и передается работнику только в исключительных случаях.