Каждый руководитель должен рационально планировать свое рабочее время, благодаря чему он сможет принести максимальную пользу своему предприятию. Из-за того, что в сутках насчитывается ограниченное количество часов, директору следует правильно расставлять приоритеты.
Грамотное планирование рабочего дня предусматривает определение основных задач и целей на несколько суток вперед, благодаря чему руководителю удастся освободить время для решения творческих задач.
Общая информация
Динамично развивающиеся коммерческие компании отличаются от неперспективных предприятий грамотным руководством.
Благодаря неоспоримому авторитету среди рабочих, директора эффективно управляют большими коллективами, ставя перед ними конкретные задачи, и требуя из безоговорочного исполнения.
Выбор командного стиля руководства требует от директора не только правовых, но и психологических установок, благодаря чему он сможет пользоваться своей властью, отдавать высокорезультативные приказы.
Понятие и структура времени
Чтобы разобраться в терминологии и понять, что обозначает «рабочее время» необходимо применить нормативно-правовой подход.
Время работы руководителя представляет собой определенный временной промежуток, которого достаточно для выполнения трудовых обязанностей, направленных на увеличение рентабельности компании, следствием которой является увеличение его благосостояния.
Рабочее время руководителя измеряется:
- часами;
- неделями;
- месяцами;
- днями;
- годами.
С 1917 года на территории Российской Федерации установлен 8-ми часовой рабочий день. В соответствии с Трудовым Кодексом его продолжительность не может превышать 40 часов в неделю.
Если руководителю удастся создать необходимые экономические условия, он сможет сократить продолжительность рабочего дня. Также стоит отметить, что рабочее время может быть скользящим, гибким или неполным, если организацией будут осуществляться специфические производственные процессы.
Удачливых руководителей выделяет одна характерная черта: они системно и очень сознательно используют свое рабочее время, благодаря чему освобождают время не только для досуга, но и для выполнения истинных управленческих функций.
Сегодня уже давно утратила свою актуальность поговорка «время-деньги», так как рабочее время уже давно стало его дороже.
Из-за большой конкуренции и постоянно изменяющейся конъюнктуры отечественного рынка руководители должны уметь эффективно организовывать свое рабочее время, причем абсолютно на всех уровнях:
- на корпоративном;
- на командном;
- на индивидуальном.
Каковы основные причины его дефицита?
Многие руководители не могут понять, почему им всегда не хватает рабочего времени, чтобы успевать выполнять все намеченные задачи.
Чтобы разобраться, из-за чего возникает его дефицит, следует изучить таблицу:
| Причины дефицита рабочего времени | Что приводит к дефициту времени |
| Спешка | Из-за постоянной спешки руководители не в состоянии сосредоточить внимание на насущных проблемах компаний |
| Переутомление | Отсутствие отдыха, длительная работа в сложных условиях приводят к потере работоспособности |
| Нагромождение работы | Руководитель, который не умеет планировать рабочее время, начинает сразу хвататься на выполнение разных задач, из-за чего не может сконцентрировать внимание на главном |
| Суетливость | Как правило, это качество свойственно импульсивным руководителям, которые плохо организовывают свой рабочий день |
| Отсутствие мотивации | Если руководитель выполняет лишь функции директора, и за свою работу получает необоснованно низкую заработную плату, у него отсутствует стремление повышать продуктивность компании, так как он не видит в этом для себя никакой финансовой выгоды |
| Отсутствие плана | Если руководитель является неорганизованным по жизни человеком, у него и в рабочих вопросах отсутствуют планы, цели и задачи |
| Доработки дома | Если директор не может правильно организовать свой рабочий день, он будет регулярно брать работу на дом |
Планирование и организация рабочего времени руководителя
Планирование рабочего времени руководителя представляет собой очень кропотливый и сложный процесс, конечным результатом которого является экономия времени в целом.
Чтобы руководитель смог с максимальной эффективностью выполнять свои прямые функции, ему необходимо четко представить совокупность задач и определить бюджет времени.
В этом случае ему удастся достигать поставленных целей, уменьшать количество не очень важных дел или перепоручать их сотрудникам.
Руководитель, который планирует самостоятельно заняться планированием рабочего времени, должен распределять его следующим образом:
- спонтанное время – 20%;
- непредвиденное время – 20%;
- рабочее время – 40%.
Все потраченное рабочее время следует документировать, благодаря чему руководитель сможет провести работу над своими ошибками и в дальнейшем использовать его с большей эффективностью.
Цели
Для того чтобы руководитель мог создать максимально эффективную систему управления рабочим временем, ему необходимо правильно определять первостепенные цели своей профессиональной деятельности. В
результате намеченные цели будут определять дальнейшие действия директора, стимулировать его на их исполнение.
Определяемые цели должны отвечать следующим критериям:
- конкретность;
- реалистичность;
- ориентированность на достижения конкретного результата;
- ограниченность и измеримость конкретными сроками.
Если руководителю удастся определить основные цели, то он находится еще в самом начальном этапе. Для достижения желаемого результата ему необходимо их преобразовать в продуктивный план действий.
Принципы организации
При разработке плана на рабочий день (месяц или неделю) руководителю рекомендуется применить единые принципы.
В обязательном порядке следует учитывать такие важные моменты:
- в конце одной рабочей недели или дня составлять планы на аналогичный рабочий период;
- если невыполненные дела не утратили своей актуальности, их нужно переносить на следующий рабочий день;
- устанавливать конкретные сроки для выполнения того или иного объема работы;
- выполнять дела по степени их важности, определять ключевые направления деятельности, практиковать эффективное использование рабочего времени и т. д.
Этапы и методы
Для планирования рабочего времени директору понадобится ежедневник, карта рабочего времени и стандартный распорядок дня.
Далее ему необходимо действовать в определенной последовательности:
- Определить стандартный распорядок дня.
- Включить в распорядок все мероприятия, которые присутствуют в планах на ближайший квартал, год и полугодие.
- Сгруппировать все мероприятия, которые назначены на конкретное время, и внести в ежедневник в порядке очередности исполнения.
- Сделать отметки о степени важности всех дел.
- Проследить за тем, чтобы одни дела не накладывались на другие.
- Поручить секретарю или помощнику заблаговременно напоминать о предстоящих мероприятиях.
- Оставить в рабочем графике немного свободного времени, благодаря чему руководитель сможет избежать спешки.
- Выделить время на отдых и приемы пищи.
Составляем график работы на неделю
На примере можно рассмотреть, какой насыщенной может быть рабочая неделя руководителя компании:
| День рабочей недели | Список дел |
| Понедельник | Командировка, региональная инспекция |
| Вторник | Проект В. Изучить промежуточный отчет |
| Среда | Доклад. Обзоры |
| Четверг | Проект А, определить конечный срок его сдачи |
| Пятница | Изучить месячный отчет |
Ежедневно руководитель живет по такому графику:
- 9.00-9.30 – планерка с сотрудниками;
- 9.30-10.00 – просмотр корреспонденции;
- 10.00-11.00 – работа с документами;
- 11.00-12.00 – постановка задач работникам, общение с персоналом;
- 12.00-13.00 – личные дела;
- 13.00-14.00 – обеденный перерыв;
- 14.00-15.00 – проверка выполнения сотрудниками поставленных задач;
- 15.00-18.00 – общение с деловыми партнерами;
- 18.00-19.00 – просмотр документации.
Важные рекомендации
Чтобы понять насколько эффективно расходуется рабочее время, руководитель должен проводить комплекс аналитических мероприятий.
Своевременно проведенный анализ позволит определить, каким потенциалом обладает директор и выявить его слабые стороны. В процессе проведения таких исследований необходимо сопоставить реальную ситуацию с желаемыми целями (учитываются финансовые, личные и временные ресурсы).
Для максимально эффективного расходования рабочего времени руководители должны придерживаться рекомендаций, данных специалистами:
- Поставить перед собой конкретные задачи.
- Внимательно изучить перечень дел.
- Для каждой задачи установить конкретную дату исполнения.
- На первое место в списке ставить те дела, которые имеют конкретную дату исполнения.
Заключение
Если руководитель стремится с максимальной эффективностью трудиться на благо своей компании, ему необходимо грамотно планировать каждый рабочий день.
Не стоит загружать один день большим количеством мероприятий, так как с ними будет крайне сложно справиться. Лучшим решением станет распределение дел по мере их важности и срочности, благодаря чему директору удастся освободить время для личных нужд.
Грамотная организация рабочего времени положительным образом отразится на рентабельности компании и на уровне благосостояния ее руководителя.