Существуют определенные документы предприятия, которые непосредственно используются как экономическими, так и кадровыми службами предприятия — это штатное расписание и штатная расстановка. О том, чем различаются данные документы и с какой целью составляются, поговорим в нашей статье.
Что говорит закон?
Значения терминов
Одной из обязательных процедур в хозяйственной деятельности любого предприятия является составление штатного расписания, в котором находят отражение нормативные показатели, касающиеся кадровых расстановок:
- иерархическая структура подразделений;
- перечень должностей и профессий, необходимых для успешной работы штатного состава;
- планируемое количество сотрудников;
- конкретное указание величины оплаты труда, как отдельно по каждой должности, так и по предприятию в целом.
В штатной расстановке кроме вышеперечисленного, заполняются сведения о том, какие должности заняты работниками, а какие вакантны.
Нормативная база
В ТК РФ рекомендовано утверждать штатным расписанием предприятия необходимые должности и специальности.
Существуют унифицированные наименования должностей, которые закреплены в классификаторах:
- Общероссийский и общеотраслевой справочники профессий;
- Единое квалификационно-тарифное руководство по работам и профессиям (ЕТКС).
Регламент использования справочников профессий определен в Постановлении Министерства Труда РФ, содержащем подробные разъяснения.
Постановление Минтруда РФ от 9 февраля 2004 г. N 9
Законодательно установленного термина «штатная расстановка» не существует.
Отличия штатного расписания и штатной расстановки
Расписание
Должностные инструкции, содержащие полный перечень производственных обязанностей сотрудника, служат основанием для составления штатного расписания.
В этом нормативном документе находит отражение планируемое распределение перечня работ между сотрудниками предприятия.
Пример:
В ООО «Хлеб» открылся кондитерский цех по производству сладкой мучной продукции. В соответствии с технологическим процессом, экономист фирмы сделал расчет необходимого количества сотрудников нового подразделения. Приказом по ООО «Хлеб» были внесены изменения в Штатное расписание Общества. В состав штата организации были дополнительно включены следующие сотрудники: старший кондитер, повар-кондитер, подсобный кухонный работник.
В соответствии с учредительными документами, в штатном расписании определяется и закрепляется структура, численность и штатный состав предприятия:
- структурные подразделения,
- должности, необходимые для производственной деятельности организации,
- количество штатных единиц персонала,
- утвержденные оклады, применяемые надбавки, итоговая величина ФОТ.
Имеет обобщенный и обезличенный характер, т.к. не отражает фактическое размещение сотрудников на рабочих местах предприятия.
Документ имеет унифицированную форму (Т-3), которая применима для организаций с любой формой собственности.
Обязательными для заполнения являются все строки и графы документа. При отсутствии данных пустая строчка подлежит прочеркиванию.
Не допускается сокращение названий должностей, наименования профессий и специальностей заполняются в соответствии с данными ЕТКС.
Кроме того, во избежание в будущем проблем с оформлением пенсий, необходимо заполнять трудовые книжки в полном соответствии с действующим штатным расписанием.
Составление нормативного документа является непосредственной обязанностью сотрудников отдела труда и заработной платы или планово-экономического отделения. Затем штатное расписание проходит согласование на уровне руководящего звена организации.
На заключительной стадии приказом по предприятию утверждается штатное расписание.
На крупных предприятиях документ разрабатывается отдельно для каждого филиала или подразделения. Если штатное расписание издается в целом по организации, то в структурные отделения направляются выписки из документа.
Бланк может быть заполнен любым способом:
Количество экземпляров зависит от числа причастных лиц, чаще всего требуется три образца.
Срок хранения составляет три года с даты утверждения.
Цели составления
Утвержденная форма штатного расписания предоставляет руководству организации возможность законного укомплектования штата фирмы сотрудниками.
Отдел кадров проводит целевой набор рабочих и служащих на свободные места, создает потенциал для карьерного роста сотрудников, участвует в организации учебного процесса для повышения квалификационного уровня работников.
Пример:
Расстановка
Сотрудники отдела кадров дополняют таблицу штатного расписания добавочными графами, в которых заполняют конкретные данные на сотрудников предприятия, включая фамилию, имя, отчество и размер установленного оклада.
Созданная таким образом новая форма внутреннего документа имеет несколько названий:
- штатная расстановка;
- штатный список;
- штатная книга;
- замещение должностей.
Используется в рабочем порядке для составления различных отчетов по труду.
Описание
Унифицированной формы бланка замещения должностей нет. Предприятие самостоятельно разрабатывает документ кадрового характера для внутреннего пользования, включая все необходимые реквизиты и информацию.
Локальным нормативным актом (нормы и нормативы делопроизводства кадровой службы) утверждается форма бланка.
Документ заполняется любым методом:
Бланк имеет динамичный характер, систематически изменяется и дополняется новыми сведениями в соответствии с приказами о приеме, увольнениями или перемещениями сотрудников.
Для утверждения штатного списка нет необходимости издавать приказ.
Срок хранения бланка расстановки более продолжительный, чем штатного расписания, и составляет 75 лет.
Штатная расстановка включает в себя следующие сведения:
- перечень подразделений организации;
- названия должностей;
- количество штатных единиц;
- оклады и тарифы в разрезе профессий;
- величина надбавок и доплат;
- фамилия и инициалы сотрудников, работающих на определенных рабочих местах или замещающих должности;
- регистрационные данные приказов (назначение, прием, перевод).
Цели составления
Штатное замещение облегчает работу кадровой службы организации.
Предоставляет возможность оперативного наблюдения за наличием свободных кадровых вакансий, контроля заполнения вакантных мест при приеме на работу совместителей при условии, что одна ставка делится между несколькими работниками.
Пример:
Соломенцов К.К. написал заявление на прием в ООО «Снег» с целью работы по совместительству на должность электрика на ½ ставки. Сотрудник отдела кадров Первушина М.И., пользуясь штатным списком, определила, что на должности электрика работают два сотрудника по ½ ставки. Вакантных мест нет. Соломенцову К.К. было отказано в приеме на работу.
Образец документа:
Разница
В сводной таблице собраны отличия между штатным расписанием и штатной расстановкой:
| Штатное расписание | Штатная расстановка |
| Имеет унифицированную форму Т-3 | Разрабатывается на предприятии самостоятельно |
| Нормативный обязательный документ | Понятие законодательно не определено, заполнение носит добровольный характер |
| Информация обезличена | Содержит сведения о сотрудниках, работающих на определенных рабочих местах |
| Срок хранения 3 года | Хранится 75 лет |
| Заключает в себе плановые показатели | Содержит фактические реальные величины |
| Является законным основанием для приема сотрудников | Содержит оперативную информацию |
При всем своем различии эти два документа имеют одно общее качество – непосредственно касаются трудовой деятельности всех штатных сотрудников организации.