Поездки по поручению работодателя, для выполнения каких-либо заданий могут быть различной длительности.
Документальное оформление командировки на один день вызывает ряд вопросов, особенно с изменениями в нормативных актах. С января 2020 эта процедура значительно упростилась.
Что говорит закон?
Оформление командировки должно быть в соответствии со следующими законодательными нормативными актами:
- все статьи 24 главы Трудового кодекса;
- утвержденное Правительством, новое положение об особенностях направления работников в командировки;
- локальный нормативный документ, определяющий особенности оформления поездок по поручению администрации.
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Трудовое законодательство определяет, что командировка это – поездка за пределы населенного пункта для выполнения рабочего задания. Она подлежит обязательному оформлению и фиксации расходов.
Путешествие работника по собственной инициативе командировкой не считается и оплачена не будет.
Следует отличать разовые поездки от работы, которая осуществляется в пути.
Например, ряд профессий связанных с эксплуатацией и обслуживанием транспорта, перевозкой и сопровождением грузов и пассажиров, и некоторые другие.
К таким профессиям относят:
- водителей дальнобойщиков;
- проводников пассажирских поездов;
- экспедиторов;
- стюардесс;
- моряков;
- летчиков дальних рейсов и т. д.
Для тех работников, чья основная деятельность носит характер постоянных разъездов, командировочные документы не оформляются.
Среди работодателей иногда встречается мнение, что однодневная командировка не нуждается в специальном оформлении.
Законодательство же не ограничивает продолжительность рабочих поездок ни минимальным, ни максимальным сроком.
Если сотрудник выезжает за пределы населенного пункта по поручению начальства и это не является его трудовыми обязанностями, то такая поездка будет классифицироваться как командировка, даже если она длится меньше суток.
Кого можно отправить?
В командировку даже на 1 день, не может быть отправлен человек, не заключивший с организацией трудовой договор.
В законодательных актах совершенно четко указанно то, что работодатель вправе отправлять в поездку только «своего» сотрудника. При этом не важно, какой вид трудового договора заключен: срочный, бессрочный или по совместительству.
Отдельного внимания заслуживает вопрос – как оформить командировку сотруднику, работающему по совместительству.
Если возникла такая необходимость, то следует предпринять следующие шаги:
- взять письменное согласие работника;
- выдать работнику справку, написанную на бланке организации и заверенную подписью руководства, о том, что сотрудник направлен в командировку;
- работнику необходимо самостоятельно договориться об отгулах или отпуске без содержания, на основном месте работы;
- далее оформление командировки и отчета не будет отличаться от тех же действий со штатными сотрудниками.
Сотрудники организаций по-разному относятся к поездкам.
Для одних это повод повысить свой профессиональный уровень, для других лишние проблемы. Работодатели должны помнить, что есть определенные категории среди персонала, которые нельзя отправлять в командировки.
В крайнем случае, берется расписка о том, что они были проинформированы о праве отказаться от поездки по поручению администрации.
Категории сотрудников, которых отправляют в командировки с их согласия, и только в крайнем случае:
- работники, не достигшие совершеннолетия;
- беременные сотрудницы;
- сотрудники, работающие по ученическому договору;
- женщин, у которых младшему ребенку не исполнилось трех лет;
- родители или опекуны воспитывающие ребенка без супруга;
- работники, ухаживающие за недееспособными родственниками, при наличии медицинского заключения;
- инвалидов, если им запрещены поездки по медицинским показаниям.
Оформление
Законодательно не определена минимальная продолжительность командировки. Она может быть как многодневной, так и меньше суток, без ночевки.
Оформление любой поездки по поручению работодателя должно быть в соответствии с действующими поправками к нормативным актам.
В 2020 количество обязательных документов сократилось. До этого обязательными были:
- унифицированный приказ о направлении в командировку;
- командировочное удостоверение;
- служебное задание;
- финансовый отчет о возмещаемых тратах.
Эти документы фактически дублировали свое содержание и сильно затрудняли документооборот в отделах персонала. Решение об упрощении оформления поездок по поручению администрации было логичным и закономерным.
В настоящее время обязательным документом для оформления командировки является приказ. Причем он не обязательно должен быть утвержденной, унифицированной формы.
Организация самостоятельно решает о том, какие виды кадровых приказов будет использовать в работе. Об этом обязательно должна быть сделана отметка в инструкции по ведению делопроизводства.
Независимо от того, какую форму приказа выбрала администрация предприятия, он должен отражать следующие пункты:
- номер и дату издания приказа о командировке;
- фамилию имя отчество командируемого работника;
- должность или место работы сотрудника;
- точное название места командировки (обязательно указание административного подчинения);
- дни начала и конца поездки, если срок меньше суток, то дата будет одна;
- цель поездки по поручению работодателя;
- организацию, оплачивающую поездку;
- отметку об ознакомлении с данным приказом от самого сотрудника, так и от заинтересованных лиц.
Унифицированные бланки приказов можно скачать тут:
Оформление служебного задания и командировочного удостоверения больше не являются обязательными.
Если работодатель решил, что эти документы необходимы, то в них переносятся данные из приказа. Обязательность использования надо отметить в локальном нормативном документе.
Еще один документ, потерявший в настоящее время актуальность – журнал учета командированных сотрудников.
Ранее в организациях велись два журнала:
- учет сотрудников, выбывающих в командировки;
- учет работников сторонних организаций, прибывших в командировку.
После принятия соответствующего постановления Правительства, с 8 августа 2020 эти журналы закрываются и сдаются в архив, либо уничтожаются.
Для учета выбывших в командировки работников стало достаточно внести отметку в табель.
Напротив фамилии сотрудника под датой поездки ставится либо буква К, либо код 06. Без указания количества часов, даже если это командировка на один день.
Как оплачивается командировка на один день?
В оформлении командировки сроком меньше суток нет существенных отличий, от более длительных поездок.
И в бухгалтерских и в кадровых документах эти дни учитываются и оплачиваются одинаково:
- если день командировки выпал на рабочий, то сотрудник получает среднюю заработную плату;
- если командировка совпала с праздничным или выходным днем, то работнику выплачивается двойная сумма от средней заработной платы.
Основное отличие компенсаций в том, что суточные при однодневной командировке по России не выплачиваются.
Если работник едет на срок меньше одного дня заграницу, то ему выплачивают половину положенной суммы.
Для поездки на несколько дней, законодательно предусмотрена обязательная компенсация, не облагаемая НДС, это:
- до 700 рублей по России;
- до 2500 рублей в случае поездки за границу, выплачивается в валюте принимающей стороны.
Однако, работодателю не стоит оставлять своих сотрудников без суточных или какой либо компенсации.
Закон не обязывает, но и не запрещает возвращать работникам расходы на пребывание в другой местности. Обычно такая выплата оформляется как компенсация и может равняться обычной сумме.
Обязанность возвращать расходы на командировки меньше суток, должна быть прописана в коллективном трудовом договоре.
В противном случае, руководитель издает соответствующий приказ о дополнительных выплатах работнику.
Отличие командировки от простой поездки – оплата работодателем основных расходов.
Обычно сотруднику выдаются авансовые средства на следующие нужды:
- расходы на проезд до места командировки и обратно;
- траты на проживание;
- дополнительные расходы, они связаны с проживанием вне дома, так называемые суточные, в 2020 году они сохранили актуальность для длительных командировок;
- иные расходы, оплачиваемые по разрешению работодателя — например, питание или проезд в общественном внутригородском транспорте.
Работнику при однодневной поездке в обязательном порядке компенсируется стоимость проезда.
А в некоторых случаях и проживания, например, если время отбытия с места командировки достаточно позднее, и сотруднику необходимо отдохнуть перед дорогой. Это может быть платная комната отдых или гостиничный номер при вокзале или аэропорту.
Сотрудник может поехать на личном или служебном транспорте.
В этом случае составляется служебная записка. В ней обосновывают необходимость подобного вида передвижения, прописывают маршрут и указывают примерную стоимость.
Работодатель компенсирует стоимость ГСМ из расчета по километрам. В качестве подтверждения трат предъявляются чеки с заправок.
Если день поездки по поручению работодателя выпадает на выходной или праздничный день, то он оплачивается в двойном размере. Это будет оформлено так как если бы рабочая смена выпала на нерабочий день.
Общие правила при направлении работника в командировку на один день в 2020 году
- Администрация издает приказ о командировке. Это может быть как уже привычная унифицированная форма, так и свободная, но обязательно утвержденная локальным нормативным актом;
- Работнику выдаются авансовые средства на оплату проезда и компенсацию взамен суточных расходов;
- Работником отдела кадров делается отметка в табеле. На день отсутствия сотрудника ставится буквенный либо цифровой код, даже если поездка выпала на выходной или праздник;
- По возвращению работник в течение трех рабочих дней предоставляет авансовый отчет и документы о фактических расходах – чеки, проездные документы, квитанции;
- Если сотрудник едет на личном транспорте, то по приезде составляется служебная записка, с указанием маршрута и стоимости ГСМ.
В 2020 году оформление однодневных командировок стало значительно проще и лаконичнее.
Для направления персонала в поездку на один день достаточно издать приказ. Средства на проезд, проживание и компенсацию расходов, выдает бухгалтерия.
Перед ними же сотрудник отчитывается после возвращения. Упрощение документооборота должно позитивно сказаться на качестве работы сотрудников.