Довольно часто работник едет в командировку в другой город на личном транспорте. Это выгодно и той и другой стороне: служащий комфортно себя чувствует за рулем своего авто, а организация экономит на эксплуатации казенного автомобиля.
После возвращения руководство предприятия компенсирует ему расходы.
Казалось бы, всё очевидно и просто, но есть целый ряд нюансов в трактовке данного вида расходов для целей налогообложения и порядке возмещения израсходованных средств служащему.
Нормативная база
В списке приведены основные законодательные нормы, используемые при оформлении командировки:
- Постановление Правительства № 92;
- Положение о направлении работников в командировки, утвержденное Постановлением № 749;
- ФЗ № 212;
- ФЗ № 125;
- Письмо Минздравсоцразвития № 2538-19;
- Приказ Минтранса № 152.
Ознакомиться с текстом документов можно тут:
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ
Федеральный закон от 24.07.1998 №125-ФЗ
Письмо Минздравсоцразвития РФ от 06.08.2010 N 2538-19
Постановление Правительства РФ от 08.02.2002 N 92
Приказ Минтранса РФ от 18.09.2008 N 152
Какие документы нужны?
Возмещение расходов, понесенных подчиненным в командировочной поездке, производится согласно установленному в организации порядку.
Как правило, эти нюансы освещаются в нормативном акте, заблаговременно составленном руководством фирмы. В нем определяют правила возмещения трат, а также указывают перечень документов, обязательных к предъявлению в бухгалтерию для отчета.
После того, как все вопросы, касающиеся командировки обсуждены, а подчиненный и руководство пришли к единому мнению, оформляется стандартный пакет бумаг для командировочного.
Приказ
Допустимо использование унифицированной формы приказа № Т-9.
Директор может сам разработать и утвердить вариант приказа о командировании служащего.
В приказе на командировку на личном автомобиле в 2020 году следует указать: название фирмы, наименование бланка и число, когда он был составлен, Ф.И.О. служащего, должность и наименование отдела, где он работает, пункт прибытия (страна, город, фирма), срок командировки (в календарных днях), начальную и конечную даты поездки, цели, фирму, которая несет расходы.
Приказ заверяется представителем руководства фирмы.
Ниже пример стандартного приказа по форме № П-9, разработанной в организации:
Командировочное удостоверение
Согласно нововведениям законодательной базы, действующим с января 2020 года больше нет необходимости в командировочном удостоверении.
Путевой лист
Налоговая инспекция, проверяя расходы организации, не требует наличия путевого листа.
Однако если подчиненный отправляется в поездку на личном автомобиле, то лучше все же приложить этот документ к отчету. С его помощью можно будет подтвердить факт использования машины в служебных целях, а также расчет бензина.
Путевой лист составляется с использованием унифицированных форм либо по образцу, утвержденному руководством фирмы.
Служебная записка
Когда служащий едет по делам фирмы на своем авто, служебная записка расскажет о времени, фактически затраченном на поездку.
По возвращении в офис ее следует отдать вместе с чеками и иными документами для правильного расчета компенсации.
Записка составляется в свободной форме. Однако если сотрудники часто используют свои автомобили для деловых поездок, рекомендуется создать единый шаблон записки для таких случаев.
Благодаря установленной форме сотрудники смогут верно указывать все сведения в достаточном объеме, чтобы принять их во внимание при начислении выплаты подчиненному.
Ниже представлен вариант такого бланка:
Чем и как подтвердить расходы?
По завершении командировочной поездки служащему нужно предоставить бухгалтеру авансовый отчёт о расходах, совершенных в течение поездки.
К нему присовокупляют оправдательную документацию:
- чеки фиксирующие расходы на номер в гостинице;
- чеки на ГСМ;
- служебную записку;
- путевой лист;
- квитанции об оплате ГСМ баллами с карты заправки, либо иными безналичными способами.
Особенности оплаты
К расходам, которые компенсирует работодатель командированному сотруднику, относятся следующие траты:
- оплата найма жилья или гостиницы;
- суточные в установленном размере;
- другие расходы, совершенные с разрешения работодателя;
- компенсация проезда до места командировки.
Правила выплаты возмещения расходов сотрудникам коммерческих предприятий и ИП, в соответствии с законодательными нормами на 2020 год, определяются путем составления коллективного договора, либо подписания локального нормативного акта, в котором указан порядок выплат.
Трудовой кодекс не налагает на руководство фирм никаких ограничений по выплатам суточных сотруднику, поэтому этот вопрос остается на усмотрении начальства. Если же речь идет о возмещении командировочных трат в муниципальном или госучреждении, то следует руководствоваться порядком, описанным в постановлении №729 Правительства РФ, действующим с 2.10.2002г.
Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729
При отправке сотрудника в командировочную поездку бухгалтерия выдает сотруднику необходимые финансовые средства. А по возвращении обратно производится окончательный расчет в соответствии с предоставленными отчетными бумагами.
Инструкция по возмещению расходов
Списание ГСМ
Списание ГСМ при командировочной поездке на своем авто происходит точно так же, как и при использовании служебного транспорта.
Для подсчет затрат на бензин сотрудник предоставляет заполненный путевой лист, чеки с автозаправок.
Сумма возмещения трат на топливо, остается на усмотрение фирмы, для целей налогообложения данные траты будут отражены как возмещение потраченных средств при поездке на личной машине, но не расходов на командировку. НК РФ говорит, что возмещение подобных трат возможно в установленных Правительством нормах.
Так, на машину, имеющий двигатель объемом более 2000 куб.см. полагается возмещение, не превышающее полторы тысячи рублей в месяц.
Все, что превышает эту сумму, не относится к затратам и учитывается при расчете налогов.
Можно все же учесть затраты как возмещение расходов в командировочной поездке, чтобы включить их в облагаемую налогами базу.
Организации следует издать нормативный акт, предусматривающий такую возможность. Фирма, решившая пойти этим путем, должна быть готова доказать экономическую оправданность данных расходов.
Путевой лист с указанием маршрута, как правило, вполне подходит для этого с точки зрения налоговой.
Включая оплату ГСМ в командировочные расходы, в локальном также важно прописать, что во время командировки выплата за использование личной машины не производится, а все фактические расходы относятся именно к командировочным тратам.
Оплата и компенсация сотруднику
Как упоминалось выше, выплаты за использование своей машины производят, исходя из расчета 1500 рублей за месяц.
Возмещение выдается по приезду служащегов офис , исходя из предоставленного им авансового отчета, чеков и квитанций.
При использовании собственного транспорта компания компенсирует служащему траты из-за амортизации, техобслуживание, починку и смазочные жидкости. Сумма возмещения прописывается в соглашении с сотрудником и локальном нормативном акте фирмы.
Директор издает приказ о выплате возмещения.
Служащий, использующий свою машину, должен предоставить техпаспорт автомобиля в качестве подтверждения наличия у него транспортного средства.
Дополнительно следует прописать факт использования машины в договоре о трудоустройстве.
Возмещение за применение машины в рабочих целях выплачивается пропорционально отработанному времени. За время отсутствия возмещение расходов не осуществляется. Выплата происходит раз в месяц.
Налогообложение
Сумма прибыли, облагаемой налогами, уменьшается на размер затрат, понесенных при возмещении сотруднику командировочных расходов.
Однако, поскольку в эти затраты уже включены ГСМ, вычесть деньги, потраченные на ГСМ, из налогооблагаемой базы предприятия не получится.
Если деньги выдаются за использование машины, а не в виде командировочных, то все деньги, выплаченные сотруднику сверх определенной законом нормы, не учитываются как расходы.
На возмещение трат служащему не начисляется НДФЛ, так же с нее не платят взносы на соцстрахование, выплата не относится к доходам работника, подлежащим обложению налогом.
При этом, поскольку в законодательстве отсутствуют ясные формулировки на этот счет, возможны конфликтные ситуации как с налоговой службой, так и с фондами социального страхования, если они посчитают выплату доходом подчиненного.
Нюансы
Выплаты в бюджетном учреждении
В организациях, финансируемых из бюджета, возмещение за командировочную поездку на собственной машине осуществляются в соответствии с Порядком и условиями командирования, возмещения расходов, связанных с использованием гражданскими служащими личного автотранспорта для проезда к пункту командирования и обратно.
Командировка директора
Директор, как и любой сотрудник фирмы, может ездить в командировочные поездки на своей машине.
Поводом для выплаты директору возмещения егорасходов должен служить изданный фирмой документ, как и для рядового наемного работника.
Если работников несколько
Если на машине одного из сотрудников в командировочную поездку отправляется несколько человек, то путевой лист оформляется только на водителя.
Также, если за бензин платит только водитель, остальные сотрудники не должны предоставлять чеки с автозаправок.
Основанием для расчета времени, проведенного в поездке, выступает служебная записка, оформляемая каждым подчиненным. Записка – отчетный документ для подчиненных, вернувшихся из поездки отдельно от водителя раньше или позже него.
Эти же нормы работают для подчиненных, отправляющихся в дорогу на служебной машине.
Правила использования своей машины для прибытия в место назначения одним или несколькими подчиненными закрепляются локальным документом, составленным руководством фирмы.
Если потребовался ремонт
Если в деловой поездке на личном автомобиле, машине потребовалось техобслуживание либо устранение поломок, фирма возмещает произведенные затраты в соответствии с соглашением об использовании транспортного средства для нужд фирмы, заключенным сотрудником и предприятием.
Если сотрудник попал в ДТП
Если авария произошла по вине сотрудника, то организация не возмещает ему понесенные затраты, не компенсирует траты на восстановление автомобиля. Т.е. выплаты пострадавшей стороне будет производить страховая компания сотрудника, а если размер страховки не покрывает ущерба, возмещение пострадавшей стороне осуществляет сам подчиненный.
При ДТП не по вине служащего фирма компенсирует ему произведенные траты по соглашению об использовании машины для деловых нужд.
Проводки
Выплата, предназначенная подчиненному в качестве возмещения по факту использования его машины для деловых нужд фирмы, совершается раз в месяц и отражается при помощи проводки:
Судебная практика
Пока нет доступной информации по этому вопросу в области вынесения судебных решений, т.к. уже принятые решения судебных инстанций относятся к временному отрезку, когда помимо служебной записки подчиненные предоставляли командировочное удостоверение, подтверждавшее сроки командировочной поездки.
С 8-го января 2020 года командировочное удостоверение не используется при направлении подчиненного в поездку. Соответственно, теперь возникает немало спорных ситуаций, поскольку налоговая может решить, что затраты были нецелесообразны. При этом, они снижают размер выплачиваемых налогов, не увеличивая доход работника, с которого отчисляется НДФЛ.
Единственным вариантом, используемым в качестве подсказки по этой задаче, являются принятые решения по делам, где имела место потеря командировочного удостоверения.
Предсказать же возможные решения суда с учетом обновленного законодательства пока нет возможности.
Внимание!
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
- Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
- Позвоните на горячую линию:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.