Трудовая книжка способна рассказать работодателю о положительных и отрицательных сторонах нового сотрудника. В ней фиксируются все причины увольнения, общий стаж и стаж на конкретной должности или месте работы.
Для сотрудника наличие трудовой подтверждает опыт работы, карьерный рост и возможные награждения, сделанные предыдущим работодателем. Трудовая книжка — это первый документ, на основании которой при наступлении определенных условий или возраста вам будет начисляться пенсия.
Какими нормативными актами регламентируется правила ведения и хранения трудовых книжек? Какая информация в ней указывается? Ответы на эти и другие вопросы дадим в статье.
Условия и требования закона
Каждый официальный документ, который имеет действие, должен быть подкреплен нормативными актами.
К ним относятся:
- Трудовой кодекс. Им регламентировано оформление трудовой книжки и другие трудовые отношения между сотрудником и работодателем. В Кодексе дается определение трудовой книжки, перечислены обязанности работодателя по хранению и заполнению.
- Кодекс об Административных Правонарушениях. Нормативный акт, который регулирует последствия при нарушении правовых норм касающихся трудовой книжки, установленных ТК РФ. Таким образом, оба документа представляют одно целое.
- Правительственное постановление «О трудовых книжках» содержит образец и форму трудового договора, вкладыша в трудовую книжку, правила заполнения и хранения.
- Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению ТК». Инициатором документа является Минтруд. В документ четко определено с чего следует начинать заполнение, какую информацию вносить и как исправлять допущенные ошибки.
На сегодня работодатели имеют полное право принимать и заполнять трудовые книжки образца 1938, 1975 и 2003 годов.
Те, кто оформляется на работу с 1 января 2004г имеют право предоставить для заполнения ТК последнего образца. Книжки старого образца могут быть заменены на новые только при утере или оформлении дубликата.
Ознакомиться с основными документами можно тут:
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
Правила ведения трудовых книжек
Ответственные лица
Согласно законодательству, работодатель должен создать все условия по ведению и хранению трудовых книжек.
Приказом назначается сотрудник отдела кадров или бухгалтер по ведению трудовых книжек. Трудовые договоры, оформление приказов на сотрудников и ведение трудовых книжек должны оформлять сотрудники отдела кадров. В небольших организациях такой отдел отсутствует, и их обязанности возлагаются на главного бухгалтера.
Уполномоченный сотрудник отвечает в полной мере за правильность оформления и ведение трудовых книжек.
Все трудовые документы должны храниться в специальном сейфе у директора, бухгалтера или в отделе кадров.
На усмотрение руководителя возможно хранение в другом месте, не доступном для остальных сотрудников.
Отметим, что составление приказа об ответственном за заполнение трудовых книжек лица обязательно.
При первой проверке работы организации, инспектор имеет полное право истребовать приказ.
В случае отсутствия документа, гос.инспектор имеет право наложить административный штраф. Размер варьируется от 5 до 50 МРОТ.
В приказе о назначении ответственного лица должно быть указано:
- фамилия, имя, отчество сотрудника;
- должность;
- текст приказа: «возложить ответственность по заполнению…»;
- дата составления;
- подпись сотрудника и руководителя организации.
Пример документа:
Пример приказа о назначении ответственного лица
Какие сведения вносятся и как оформляются?
При первом оформлении на работу каждый человек должен предоставить в кадровый отдел или бухгалтерию чистую трудовую книжку.
Заполнение должно происходить в присутствии работника. Согласно законодательству, это должно происходить до 7 дней с момента заключения трудового договора.
Сведения, которые должны быть внесены в документ:
- Личные данные сотрудника: фамилия, имя, отчество и дата рождения. Информация заносится на основании предоставленного паспорта или иного документа, удостоверяющего личность.
- Информация об образовании: высшее, среднее, средне-техническое. Информация заносится на основании диплома или аттестата об окончании образовательного учреждения.
- Информация о занимаемой должности: дата приема, название организации, куда принят сотрудник, должность, номер и дата приказа.
При переводе на другую должность, повышении квалификации, приеме или увольнении, награждении – все записи должны быть зафиксированы в трудовой книжке.
Каждая запись вносится не позднее 7 дней с момента издания приказа. При увольнении запись должна быть внесена в тот же день, а трудовая выдана на руки сотруднику.
При внесении новых данных в трудовую уполномоченное по заполнению лицо должно ознакомить сотрудника с информацией. Тот, в свою очередь, обязан расписаться в личной карточке.
Дополнительные сведения:
- сроки прохождения военной службы или внутренних дел – на основании военного билета;
- сроки обучения в целях повышения квалификации – на основании корочек, сертификата или иных документов подтверждающих обучение;
- восстановление непрерывного стажа работы, запись делается по последнему месту на основании соответствующего документа;
- о награждении гос.наградами, почетными грамотами и др.
Основания для записей
Записи в трудовую книжку должны вноситься только на основании приказа.
Личная информация о сотруднике вносится согласно предоставляемым им документам. Запись делается не позднее 7 суток с момента издания приказа или распоряжения.
Отметим, в отличии от приказа, где могут быть указаны основания перевода, изменение оклада в связи с переводом на другую должность, испытательный срок, в трудовой книжке полностью переписывать информацию нельзя.
Вы указываете только причину записи (прием на работу, перевод, увольнение), дату приказа.
На основании приказа в трудовую книжку вносятся:
- прием на работу;
- перевод на другую должность;
- присвоение новой квалификации, тарифной сетки или разряда;
- награждение, поощрение;
- увольнение.
Даты
Независимо, в какой графе указывается дата, все записи производятся арабскими цифрами. Месяц и число указывается – двузначным числом, год – четырезначным.
Например, перевод сотрудника на другую должность 14 марта 2020 года. Дата будет написана: «14.03.2015».
Цвета чернил
Для оформления трудовой книжки, записи разрешается делать шариковой, гелевой, перьевой ручкой. Цвета чернил могут быть синими, фиолетовыми или черными.
Язык
Согласно законодательству государственный язык РФ – русский. Соответственно все записи в трудовой книжки делаются на нем.
Исключением может быть второй язык, который применяется на территории субъектов РФ. Сначала делается запись на русском языке, а затем на языке республики.
Заметим, что такое возможно лишь при нахождении организации-работодателя на территории этой республики. Например, в Московской области занесение дополнительной записи будет не допустимо.
Недопустимость сокращений
Согласно законодательству, записи в трудовой книжке делаются максимально полно. Какое-либо сокращение слов запрещено.
Порядковые номера
Каждой записи в трудовой книжке присвоен свой порядковый номер. В первой строке будет сделана запись о приеме сотрудника на работу. Последующие данный вносятся по порядку под номерами 2, 3, 4 и т.д.
Нарушать нумерацию или начинать ее заново запрещено.
Сроки внесения
Как указывалось выше, каждая запись вносится в трудовую книжку на основании приказа. Она может быть занесена не позднее 7 суток с момента издания приказа или распоряжения.
Внесение изменений
Ошибки могут быть допущены при занесении личной информации сотрудника и сведений о трудовой деятельности.
Согласно законодательству, на титульном листе разрешается вносить изменения только в фамилии и в строке «образование». Неверная информация зачеркивается одной чертой и верная пишется над/под строкой. При этом на обложке изнутри указывается документ, на основании которого произведено исправление. Ставится дата, подпись сотрудника внесшего информацию и печать организации.
При обнаружении ошибок в информации, занесенной на предыдущих работах, их может исправить сотрудник на настоящем месте.
Пример внесения изменений в титул:
Изменения на титульном листе при получении новой профессии
Исправления в трудовой деятельности:
- после неверной записи, ставится следующий номер;
- дата исправления;
- «запись за № недействительна»;
- заносится верная информация;
- приказ ставится, который был указан рядом с неверной записью.
Пример:
Пример внесения изменений в документ
Оформление вкладышей
При частой смене работы или переводах количество свободных строк в трудовой книжке может закончиться.
В этом случае используется вкладыш. Его оформление аналогично трудовой. Отдельно его использовать невозможно.
В ТК обязательно указание наличие вкладыша.
Отметка о вкладыше:
Пример отметки о выдаче вкладыша
Ознакомление сотрудников
Записи, которые заносятся в трудовую книжку, работодатель не имеет права скрывать от сотрудника.
По закону, он должен ознакомить сотрудника со всей информацией, вносимой в его документ.
После ознакомления, работник должен расписаться в полученной информации в личной карточке.
Особенности для ИП
В 2006 году, введен закон, который обязал Индивидуальных работодателей делать записи в трудовых книжках своих сотрудников. Уравниваются права ИП с юридическими лицами.
Таким образом, прочитав статью, у вас не должно возникнуть вопросов при заполнении трудовой книжки.
Следует помнить, что при оформлении новой трудовой книжки вся личная информация вносится на основании документов. Записи о работе заполняются только на основании приказов.