Специалисты по охране труда работают с большим количеством документации: приказами, положениями, инструкциями, журналами и т. д.
Перечни журналов и правила их ведения регламентированы различными нормативно-правовыми актами. К заполнению каждого журнала предъявляются особые требования, однако общие принципы ведения применимы ко всем формам.
Ведением документов, относящихся к организации системы охраны труда, занимается кадровая служба и отдел обеспечения безопасности на предприятии.
Что это за документ?
Существует множество разновидностей журналов по охране труда – отдельный для каждого вида инструкций. Для разных отраслей экономики разработаны специальные инструктажи.
Вне зависимости от сферы деятельности предприятия есть инструкции, которые проводятся в обязательном порядке. Таким является вводный инструктаж для принятых на работу сотрудников. В нем отражается факт проведения с новыми работниками вводной инструкции.
Журнал проведения инструктажа предназначен для внесения информации о работниках, которые прошли инструктаж, и руководителях, которые его провели.
Журнал необходим для контролирования мероприятий по охране труда и соблюдения сроков проведения инструктажей — это позволяет избежать ситуаций, связанных с производственными травмами, и дать сотрудникам знания, обеспечивающие безопасную эксплуатацию оборудования.
Документ ведется в соответствии с Межгосударственным стандартом 12.0.004-90 «Организация безопасности на рабочем месте».
Обязателен ли?
Обязанностью всех работодателей является обеспечение безопасности сотрудников на рабочем месте.
В соответствии со статьей 212 Трудового кодекса, в каждой организации должна быть система нормативных документов, регулирующих вопросы охраны труда.
Поскольку журнал инструктажа относится к таким документам, вести его нужно.
Как заполнять журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда в 2020 году?
На предприятии должен быть разработан четкий порядок оформления документа. Нужно назначить ответственное лицо за его содержание, также важно соблюдать сроки, установленные Росархивом.
Общие требования ведения
Журнал представляет собой документ, в котором содержатся сведения о безопасности условий на рабочем месте.
Это документальное свидетельство того, что руководство создало все необходимые условия в соответствии с законодательными нормами.
Вводный инструктаж осуществляет инженер охраны труда или другой человек, на которого возложены соответствующие обязательства. В учебных заведениях инструктаж ведет преподаватель или специалист по производственному обучению.
По завершении инструктажа ответственное лицо заполняет необходимые графы в журнале учета. Все инструктируемые вместе с инженером расписываются в документе. Новые сотрудники ставят подписи в документе, подтверждающем трудоустройство.
Форма и разделы
Порядок проведения инструктажа, обучения и оценки знаний персонала в конкретной организации регламентируется Положением об охране труда. Документ утверждается руководством и согласуется с профсоюзом.
Форма журнала представляет собой приложение к Положению и является единой для всех отделов организации. Рекомендуемая форма заполнения – Приложение №4 «Госстандарт 12.0.004.-90. Система стандартов безопасности труда».
Журнал имеет формат А4. Его заказывают в типографии, либо закупают в канцелярских магазинах. В некоторых фирмах документ изготавливают самостоятельно, с соблюдением требований к установленной форме.
Можно, например, скачать и распечатать типовой бланк:
Журнал регистрации вводного инструктажа
За регистрацию данных отвечает специалист, на которого возложены соответствующие обязательства.
Работодатель, под руководством которого происходит отчет о проведенном инструктаже, подтверждает то, что его организация реализует меры по обеспечению безопасности персонала.
Журнал содержит следующие сведения:
- дата проведения инструктажа;
- сведения об инструктируемых лицах (ФИО, дата рождения, специальность, должность, отдел);
- сведения об инструкторе (ФИО, должность);
- подписи участников инструктажа.
Нельзя делать записи в произвольной форме.
На обложке журнала прописывается название организации, дата начала и окончания внесения записей.
Оформляем образец
Общие правила оформления:
- Журнал должен быть пронумерован (можно пронумеровывать только листы или каждую страницу).
- Прошивка журнала. Для шнуровки можно использовать шпагат, ленту, льняной шнурок, прошивочную капроновую нитку и проч. Концы прошивочного материала выпускаются на обложку или на последний лист и закрепляются наклейкой так, чтобы концы оставались снаружи. С целью исключения неудобств концы прошивки оставляют как минимум на 5 см.
- Журнал подписывается ответственным лицом. На наклейке или по соседству пишут: «В журнале пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью ___ листов. Дата. ФИО. Должность. Роспись _____».
- Скрепление печатью. Печать ставится так, чтобы оттиск захватывал и наклейку, и лист, на котором заклеены концы.
- Пустых строк в журнале оставаться не должно. Исправления не допускаются.
- Разрешается добавлять столбцы.
Образец заполнения журнала представлен ниже:
Нюансы заполнения
Журнал заполняет лицо, проводившее инструктаж – специалист отдела охраны труда, руководитель или другой работник, на которого в соответствии с приказом возложена такая обязанность.
В организациях обычно заводят один журнал, но возможны исключения:
- при наличии в компании обособленных подразделений функция проведения инструктажей может быть возложена на несколько лиц, соответственно, у каждого подразделения будет свой журнал;
- в некоторых учреждениях для сотрудников сторонних предприятий заводятся отдельные журналы (для таких работников также составляется отдельная программа и инструкция).
На первой странице документа пишется название структурного подразделения и самой организации или учреждения. Также проставляется отметка о дате начала ведения и окончания.
Пломбирование
В соответствии с ГОСТом 31282-2004, контрольная пломба – это приспособление однократного использования, необходимое для установления фактов незаконного доступа.
Журнал регистрации вводного инструктажа по охране труда должен быть пломбирован номерной индикаторной пломбой.
Перед началом работы с документом нужно оформить титульный лист и сделать заверяющую надпись. Номер пломбы указывается в соответствующей строчке. Без этих мероприятий журнал будет считаться неопломбированным.
Хранение
Согласно Приказу Министерства культуры № 558 об утверждении списка стандартной управленческой архивной документации, срок хранения журнала составляет десять лет.
Приказ Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558
Где хранится документ:
- бланки документа находятся у инженера охраны труда или любого другого сотрудника, на которого в соответствии с приказом возложено такое обязательство;
- лицо, ответственное за проведение инструктажа, получает журнал у инженера охраны труда;
- после выдачи документ всегда находится у работника, проводившего инструктаж.