Знание правил и необходимых документов при трудоустройстве поможет сэкономить время и силы соискателям.
Последние изменения в требованиях по оформлению сотрудников, а также особенности найма не таких распространенных групп кандидатов, как мигранты, несовершеннолетние или осужденные, будут полезны специалистам отделов по подбору персонала и кадровых служб.
Что говорит закон?
Процедура оформления новых сотрудников регулируется несколькими нормативными документами:
- Главы 10 и 11 Трудового кодекса страны (ТК РФ). Детально разбирают процесс подготовки трудовых договоров и книжек.
- Постановления Правительства №225 от 16.04.2003 с изменениями от 19.05.2008, и Министерства труда №69 от 10.10.2003. Описывают требования и порядок заполнения, учета и хранения трудовых книжек.
- Постановление №1 от 05.01.2004 Государственного комитета статистики. Содержит образцы первичных документов по новым сотрудникам:приказ о приеме на работу; личная карточка.
Ознакомиться с текстом документов можно здесь:
Трудовой Кодекс Российской Федерации
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Важно: нарушение установленных законом требований может повлечь наложение штрафов или дисциплинарных взысканий на ответственных сотрудников и руководство организации.
Такие факты выявляются в ходе проверок государственной инспекции труда.
Правила и порядок приема на работу
Для того чтобы ускорить оформление соискателей и не ошибиться при этом, следует придерживаться общей схемы приема на работу и стандартного перечня документов.
Общая схема
Порядок приема сотрудника на работу проходит в 6 основных этапов:
- Проверка предоставленных соискателем документов. В зависимости от требований работодателя кандидат должен подтвердить образование, опыт работы, владение различными навыками.
- Ознакомление нового сотрудника с внутренними документами организации под роспись. Среди наиболее распространенных выделяются: должностная инструкция; правила внутреннего распорядка; требования по дресс-коду или коммерческой тайне.
- Согласование и подписание трудового договора. Документ составляется как минимум в 2-х экземплярах, подписывается сотрудником и представителем работодателя.
- Подготовка приказа о приеме на работу: для одного сотрудника форма №Т-1; для учета группы специалистов №Т-1а. Приказ содержит краткие выжимки сути трудового договора: величину оклада;
наличие испытательного срока; должность, отдел. - Оформление личной карточки по форме №Т-2. На данном этапе информация о новом сотруднике подается в бухгалтерию для открытия лицевого счета и внесения данных в табель учета рабочего времени. Также на специалиста может быть заведено личное дело, если это предусмотрено распорядком организации.
- Внесение сведений в трудовую книжку. В случае если сотрудник устраивается на работу впервые, то такой документ заводится работодателем.
Общий список документации
Представитель организации вправе требовать определенный законом перечень документов от соискателя, однако, на практике сотрудник кадровой службы может запросить и иные бумаги.
| Обязательные документы согласно 65 статье ТК РФ | Дополнительные сведения и справки |
| паспорт (законом допускается предоставление и других документов, удостоверяющих личность, но на практике необходим именно паспорт) | идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) |
| трудовая книжка (при условии, что работник устраивается не впервые) | подтверждение регистрации |
| документальное подтверждение уровня квалификации при необходимости (дипломы, аттестаты) | медицинские заключения (если должность предусматривает прохождение обследований состояния здоровья, то работодатель обязан это оплатить) |
| страховое свидетельство государственного пенсионного страхования | рекомендательные письма |
| для мужчин, а также для всех военнообязанных необходимо предъявить документы воинского учета (военный билет) | заявление о приеме на работу |
Важно: в случае подлога документов при трудоустройстве сотрудник может быть уволен по статье 81 ТК РФ. Помимо этого, за предоставление заведомо ложных бумаг грозит уголовная ответственность.
Особенности
Приведем ряд нюансов порядка оформления при устройстве на работу как в стандартных ситуациях, так и при найме персонала отдельных категорий.
Сведения позволят не нарушить требования законодательства страны и не ущемить права кандидатов.
В стандартной ситуации
При приеме на работу соискатель вправе самостоятельно предъявить документы установленной формы, свидетельствующие о праве на льготы или особые условия труда:
- справка об инвалидности;
- свидетельства о рождении ребенка или о заключении брака;
- справка о беременности.
В случае если такие документы не предоставлены кандидатом, то работодатель принимает его на стандартных условиях и не несет ответственности за несоблюдение законодательных норм по отношению к особым категориям занятых.
Дистанционные работники
При найме удаленного сотрудника документы оформляются в электронном виде, трудовой договор дистанционного работника подписывается также дистанционно.
Такую возможность дает использование работодателем и специалистом электронных подписей.
Копии документов соискателя, предварительно заверенные у нотариуса, высылаются почтовыми службами.
В дальнейшем по требованию сотрудника организация может отправить ему бумажный экземпляр трудового договора или приказа о приеме на работу.
Пример:
Московская фирма ООО «Лотос» оформляет на удаленную занятость программиста Николаева Н.Н. из Хабаровска. Заверенные копии документов, отправленные кандидатом по почте, дойдут до отдела кадров в течение 1–2 недель. Для ускорения приема на работу Николаев Н.Н. отправил копии необходимых бумаг по интернету, защитив их цифровой подписью. В этот же день аналогичным способом был подписан трудовой договор в электронном виде, сотрудник был официально оформлен.
При этом закон допускает не вносить сведения о дистанционной занятости в трудовую книжку. Поэтому работник может не отправлять данный документ.
Важно: работодатель не обязан возмещать специалисту стоимость электронной подписи, однако, это можно предусмотреть в условиях трудового договора.
Медицинские работники
Оформление приема на работу такой категории сотрудников требует учета ряда особенностей:
- Обязательное наличие документов о медицинском образовании: диплома; действующих сертификатов, лицензии специалиста; протокол специального экзамена, в случае если кандидат получил квалификацию за рубежом.
- Указание места работы и должности согласно установленным государством правилам. При неправильном или произвольном указании должности теряются льготы, которые соответствуют статусу медицинского работника (например, право на досрочный выход на пенсию).
- Прохождение обязательных обследований здоровья.
К индивидуальному предпринимателю
При оформлении первого сотрудника индивидуальный предприниматель обязан пройти регистрацию как работодатель в 2-ух инстанциях:
- Пенсионный фонд (в течение месяца с момента подписания первого трудового договора);
- Фонд социального страхования (за 10 дней после заключения трудового договора).
После этого индивидуальный предприниматель получает реквизиты для перечисления взносов за свой персонал.
В остальном порядок оформления документов аналогичен общей схеме приема на работу.
Материально-ответственные лица
При оформлении таких сотрудников представитель организации вправе заключить договор полной материальной ответственности.
По документу специалист обязан возместить причиненные убытки компании, если они произошли по его вине.
Такой договор имеет законную силу при выполнении следующих условий:
- достижение сотрудником совершеннолетнего возраста;
- должность и обязанности специалиста предусматривают работу с различными ценностями и входят в перечень Постановления Минтруда № 85 от 31.12.2002.
Постановление Минтруда РФ от 31.12.2002 N 85
Несовершеннолетние граждане
При оформлении сотрудников, не достигших 18-ти лет, к перечню обязательных документов добавляются:
- заключение о прохождении обследования здоровья (проводится за счет работодателя);
- согласие родителей или попечителей на трудоустройство (в случае если кандидату 14–16 лет).
Важно: работа не должна быть вредной для здоровья и основываться на физическом труде.
Несовершеннолетним специалистам не устанавливается испытательный срок.
Осужденные
Граждане, исполняющие исправительные или обязательные работы, оформляются в особом порядке:
- место трудовой деятельности определяется органами местного самоуправления при согласовании с уголовно-исполнительными инспекциями (УИИ);
- работодателю отравляется официальное извещение с приложением копии приговора (подтверждение факта получения такого документа представитель компании должен направить в УИИ, заполнив отрывную часть от него);
- осужденному выдается предписание о трудоустройстве с указанием организации и необходимости явиться на место исправительных работ;
- представитель работодателя заполняет отрывной талон в предписании и выдает его сотруднику для предъявления в УИИ.
Полезно знать: компания не может необоснованно отказать в приеме осужденного, так как в таком случае инспекция может обратиться в прокуратуру. При исправительных работах труд специалиста оплачивается, обязательные работы проходят на безвозмездной основе.
Мигранты
Прием на работу сотрудников такой категории проходит по стандартной процедуре.
Список необходимых документов при оформлении мигрантов дополняется:
- патентом на разрешение работать на территории страны (сроком не менее 3 месяцев);
- миграционной картой;
- подтверждением регистрации по месту пребывания.
Важно: трудовой договор с мигрантами заключается на срок действия разрешения на работу.
Таким образом, перед оформлением нового сотрудника следует определить, принадлежит ли он к массовой категории или относится к особой группе.
В первом случае избежать ошибок поможет следование общей схеме приема на работу, во втором варианте важно акцентировать внимание на отличиях в пакете документов и процедурах приема.