На предприятии любой документ обязательно должен быть зарегистрирован, то есть внесен в специальную книгу учета. При этом учитываются все данные, в том числе его создание и принятие.
Это касается и трудовых договоров, которые заключаются между работником и работодателем, ведь хранение и учет таких важных документов обязателен для каждой организации.
Обязательно ли его вести?
Важно понимать, что ведение такого журнала совсем не пустая трата времени, а необходимость:
- это гораздо удобнее, чем держать все оригиналы документов на столе;
- книга регистрации трудовых договоров может понадобиться, если возникнет конфликт между работником и работодателем;
- с помощью этих записей кадровый работник может быстро выдать любую требующуюся справку.
Некоторые ведут несколько таких учетных книг, например, отдельно для срочных договоров и для бессрочных.
Что говорит закон?
Обязанность ведения журнала регистрации трудовых договоров законом не установлена, однако общие правила документооборота устанавливают регистрацию всех документов, носящих справочный характер.
Кроме того, журнал учета упоминается в Перечне типовых управленческих документов:
Перечень типовых управленческих архивных документов
К тому же, отсутствие такого документа может иметь для организации дополнительные проблемы с проверяющими органами.
Мнение кадровиков
Многие кадровые работники утверждают, что регистрация трудового договора в журнале гораздо удобнее, чем хранение всех этих документов под рукой.
С ним проще выдавать необходимые справки бывшим сотрудникам, и не нужно бояться проверок соответствующих органов.
К тому же, систематизация данных позволяет кадровикам вести постоянный учет работников.
Как лучше заполнять журнал регистрации и учета трудовых договоров?
Единая форма книги регистрации законом не установлена, поэтому это может быть обычная тетрадь.
Главное, ее обложка должна быть твердой, чтобы журнал мог храниться как можно дольше.
Наименование организации, название книги и дата начала ведения должны быть записаны на титульном листе. Также следует пронумеровать все страницы, а на первой странице указать правила ведения журнала.
Вторая страница журнала регистрации содержит данные о лицах, ответственных за него.
Удобнее вносить информацию в таблицу, так как лица, заполняющие журнал, могут меняться.
Следует указать:
- порядковый номер;
- ФИО;
- должность ответственного лица;
- причину, по которой лицо ведет журнал;
- его личную подпись.
Стандартный журнал регистрации трудовых договоров содержит 10 столбцов, но их количество может меняться.
Заполняют их следующим образом:
- 1 графа – номер регистрации трудового договора;
- 2 графа – дата заключения соглашения;
- 3 графа – номер самого трудового договора;
- 4 графа – ФИО сотрудника;
- 5 графа – должность или специальность;
- 6 графа – наименование отдела или структурного подразделения;
- 7 графа – срок действия трудового соглашения;
- 8 графа – характер работы (совместительство, основная работа и т. д.);
- 9 графа – дополнительные соглашения;
- 10 графа – примечания.
В книге можно сделать дополнительную графу, в которой будет ставиться подпись работника.
Она будет свидетельствовать о том, что работник получил свой экземпляр трудового договора на руки.
Бумажный вариант
Несмотря на современные компьютерные технологии, бумажные журналы до сих пор имеют больше преимуществ, чем электронные.
Основное преимущество — удобство хранения.
Этот документ должен быть заверен руководителем предприятия, прошит, пронумерован. Кроме того, он должен обязательно содержать все необходимые подписи работников.
Для сотрудников, которые работают по контракту, нужно обязательно сделать дополнительную колонку.
Электронная версия
Электронный журнал регистрации трудовых договоров считается самым удобным, но имеет и свои недостатки.
Например, в журнале такого формата невозможно поставить личную подпись. Именно поэтому, кадровики часто ведут два журнала, используя электронную версию как запасную.
Обычно ее ведут в MS Excel, что дает дополнительные возможности:
- конфиденциальность;
- контроль хранения документов;
- быстрое формирование копий справок и приказов;
- быстрый поиск необходимых документов.
Особенности ведения книги
Существуют определенные правила, которые необходимо придерживаться во время ведения журнала учета трудовых договоров:
- регистрацию можно каждый год начинать заново, особенно если документов очень много;
- если сотрудник во время ведения журнала допустил какую-то ошибку, никаких штрафов или взысканий для него не предусмотрено;
- книга регистрации должна храниться 75 лет;
- когда журнал закончен, его необходимо прошить, поставить пломбу и сдать в архив;
- в случае, когда срочные договора переходят в разряд постоянных, их необходимо перерегистрировать или сделать соответствующую отметку;
- подпись, которой руководитель заверяет журнал регистрации, ставиться на задней обложке.
Кто ведет?
Книга регистрации трудовых договоров – это подтверждение наличия важных документов.
Согласно правилам, его обязан вести менеджер по персоналу или специалист кадрового отдела. Он же отвечает за правильное заполнение журнала и предоставление его в случае проверки.
Также под его ответственностью находятся и все оригиналы подписанных трудовых договоров.
Заводят этот документ согласно приказу руководства предприятия.
При этом приказ должен определять:
- порядок ведения журнала (электронный или бумажный варианты);
- лицо, несущее ответственность за его ведение;
- форму журнала регистрации трудовых договоров.
Пример заполнения
Образец заполнения журнала регистрации трудовых договоров:
Образец журнала регистрации трудовых договоров
Бланк документа можно скачать тут:
Электронная версия журнала регистрации
Нумерация контрактов
Форма номера может быть произвольной.
Удобнее всего регистрировать трудовые договоры с указанием порядкового номера за текущий день.
К примеру, нумерация 13/02-6 означает, что договор был составлен 13 февраля и был шестым в этот день.
Внесение изменений
Вносить изменения в документ нельзя, вне зависимости от формы журнала (электронная или бумажная).
Если кадровый работник допустил в журнале серьезную ошибку, нужно закрыть документ.
Для этого на последней странице следует указать причину закрытия журнала.
Кроме этого, следует доложить о проблеме руководителю организации. Открытие новой книги регистрации трудовых договоров оформляется приказом предприятия.
Что касается внесения дополнительных изменений, то они могут быть следующими:
- отстранение от должности;
- изменения условий работы;
- перевод сотрудника на другую должность или в другой отдел.
Для оформления таких моментов можно завести для каждого работника страницу, которая будет содержать дополнительные соглашения.
Если организация большая и сотрудников, соответственно, много, некоторые кадровики заводят для такого рода соглашений отдельный журнал.
Необходимо понимать, что ведение такой книги важно, в первую очередь, для самого предприятия и его сотрудников.
Благодаря журналу гораздо проще находить важные документы в архиве.
К тому же, этот документ является юридическим подтверждением всех существующих договоров и контрактов, которые заключает организация со своими работниками.