Трудовым Кодексом Российской Федерации (статьи 115 и 122) установлено, что каждый работающий российский гражданин имеет право на отдых с отрывом от производства продолжительностью не менее двадцати восьми дней в году.
Обязательное условие – отдых должен быть оплачиваемым.
Отработав непрерывно на одном рабочем месте не меньше полугода, сотрудник уже может оформлять документы на отпуск.
Условия предоставления
В графике отпусков на будущий год, утверждаемом в конце декабря текущего года, находят отражение как производственные нужды организации, так и личные пожелания сотрудников.
Будущему отпускнику за две недели до наступления срока вручают уведомление с напоминанием даты начала отдыха, в котором он письменно подтверждает свое согласие на отпуск.
Отдел кадров оформляет приказ на отпуск. Экономическая служба рассчитывает сумму, положенную к выдаче.
Начисление и порядок расчета
Расчет в 2020 году отпускных сумм отмечен некоторыми особенностями: два существенных значения — стаж и среднюю величину заработка за день — насчитывают, применяя строгие правила и ограничения.
Период
За основу вычисления берутся все начисленные суммы за последние двенадцать месяцев, предшествующих очередному отпуску:
- за фактически отработанный период согласно табелю учета рабочего времени;
- все применяемые выплаты дополнительного характера, связанные с особенностями производства (ночные смены, вредность, занятость в праздничные дни);
- территориальные надбавки;
- надбавки за профессионализм, непрерывный стаж и прочие соответствующие доплаты.
Стаж
Для расчета отпускных сумм важно знать ответ на вопрос: как правильно рассчитать расчетный период?
уммарные двенадцать месяцев должны собраться из времени действительной занятости на рабочем месте.
Из этого периода должно быть исключено:
- время административного отпуска, взятого по желанию сотрудника, сроком более полумесяца;
- командировочное время;
- период ухода за детьми в возрасте до полутора лет;
- период ухода за детьми в возрасте до трех лет;
- период времени нетрудоспособности, подтвержденный документально;
- продолжительность отсутствия на рабочем месте без уважительной причины.
Средний дневной заработок
На основе совокупного дохода за 12 предшествующих месяцев рассчитывают среднее значение заработка за день.
Алгоритм расчета напрямую зависит от того, отработал ли сотрудник полностью полагающийся перед очередным плановым отпуском год или нет.
Упрощенный вариант расчета среднедневного заработка применяется при условии полной отработки положенного времени:
ЗСД = ФЗП / 12 / 29,3,
где
ЗСД — средний дневной заработок;
ФЗП — заработная плата, принимаемая к расчету;
12 — количество месяцев расчетного периода;
29,3 — среднее значение дней месяца.
Формула
Используя рассчитанные исходные данные, определяется величина отпускных выплат по формуле:
ОВ = ЗСД * КДО,
где
ОВ — величина отпускн.исчислений;
КДО – величина отпускн.дней.
Как рассчитать, если месяц отработан не полностью?
Если период времени для расчета отпускных отработан не полностью, средний дневной заработок рассчитывается по усложненному варианту:
ЗСД = ФЗП / (29.3 *КПМ + КСД),
где
КПМ — величина полностью отработанных месяцев;
КСД — суммированное значение календарных дней, не полностью отработанных в месяце.
Суммарные неотработанные дни месяца рассчитываются индивидуально:
КСД = 29,3 / МКД * РДМ,
где
МКД — календ.дни в месяце (итого);
РДМ — отраб.дни в месяце.
Как учесть премии?
Премии, начисляемые по результатам производственной деятельности, имеют разные временные границы:
- по итогам месяца;
- квартальные;
- по результатам работы за год.
Вознаграждения за месяц, начисляемые одновременно с основной заработной платой, полностью принимаются для расчета отпускных сумм.
У квартальных премий существует особый порядок учета:
- принимается в полностью при совпадении времени начисления премии с периодом для начисления отпускных;
- учитывается пропорционально месячному размеру за конкретный месяц в расчетном периоде, если период начисления премии не совпадает со временем для расчета отпускных.
Выплаты по итогам года принимаются к расчету без учета времени начисления, но пропорционально фактически отработанному времени.
Пример:
Механик Белов А.Н. пошел в очередной отпуск с 10 мая 2020 г.
За период, принимаемый к расчету отпускных, были начислены квартальные премии:
| Период | По итогам | Квартальная премия | Учитываемые суммы при расчете отпускных |
| май 14 г. | — | — | 5000 |
| июнь | 2 кв. 2020 | 15000 | 5000 |
| июль | — | — | — |
| август | — | — | — |
| сентябрь | 3 кв.2014 | 18000 | 18000 |
| октябрь | — | — | — |
| ноябрь | — | — | — |
| декабрь | 4 кв.2014 | 27000 | 27000 |
| январь 15 г. | — | — | — |
| февраль | — | — | — |
| март | 1 кв.2015 | 16500 | 16500 |
| апрель | — | — | 10000 |
| май | — | — | — |
| июнь | 2 кв.2015 г. | 30000 | — |
| ИТОГО: | — | — | 81500 руб. |
В расчет отпускных механика Белова А.Н. будут включены суммы квартальных премий в размере 81500 руб.
Что не входит в подсчет суммы?
Перед началом расчета отпускных из суммарного значения заработка за год убирают:
- размер оплаты по среднему значению;
- начисления по больничному листу;
- выплаты пособия по беременности и родам;
- выданные суммы материальной помощи;
- возмещение за питание, обучение и проезд;
- покрытие расходов на отдых.
Расчет отпуска в 2020 году (пример)
Экономисту Петуховой С.М. предоставлен очередной отпуск с 1 по 28 июля 2020 года на 28 календарных дней.
За 12 месяцев сотрудница отработала:
| № п\п | Дата | Календарные дни | Фактически отработанные дни | Примечание |
| 1 | июль 14 | 31 | 22 | |
| 2 | август | 31 | 16 | 9 дн.больн.лист |
| 3 | сентябрь | 30 | 20 | |
| 4 | октябрь | 31 | 21 | |
| 5 | ноябрь | 30 | 20 | |
| 6 | декабрь | 31 | 22 | |
| 7 | январь 15 | 31 | 18 | |
| 8 | февраль | 28 | 14 | 6 дн.больн.лист |
| 9 | март | 31 | 21 | |
| 10 | апрель | 30 | 20 | |
| 11 | май | 31 | 18 | |
| 12 | июнь | 30 | 21 |
Начисленная заработная плата и приравненные к ней выплаты за этот же период:
| № п/п | Дата | Зарплата | Оплата больничного листа | Квартальная премия |
| 1 | июль 14 | 25000 | — | — |
| 2 | август | 18200 | 4355 | — |
| 3 | сентябрь | 25000 | — | 10000 |
| 4 | октябрь | 25000 | — | — |
| 5 | ноябрь | 25000 | — | — |
| 6 | декабрь | 25000 | — | 12000 |
| 7 | январь 15 | 25000 | — | — |
| 8 | февраль | 16500 | 3215 | — |
| 9 | март | 25000 | — | 8000 |
| 10 | апрель | 25000 | — | — |
| 11 | май | 25000 | — | — |
| 12 | июнь | 25000 | — | 9600 |
| ИТОГО | 284700 | 7570 | 39600 |
На основе исходных данных Петуховой С.М. начислены отпускные в размере 28132,72 руб.:
| № п/п | Показатель | Значение |
| 1 | Календар.дни за месяцы, которые полностью отработаны: 10 мес. * 29,3 = 293 | 293 дн. |
| 2 |
Календар.дни за месяцы, которые не полностью отработаны:
|
29,77 дн. |
| 3 | Общее количество дней, принимаемых для расчета:
293 + 29,77 = 322,77 |
322,77 дн. |
| 4 | Конечная величина всех выплат, принимаемых для начисления:
284700 + 39600 = 324300 |
324 300 руб. |
| 5 | Средний дневной заработок для исчисления отпускных выплат:
342300 / 322,77 = 1004,74 |
1 004,74 руб. |
| 6 | Отпускные начислены:
1004,74 руб. * 28 дн. = 28132,72 |
28 132,72 руб. |
Подсчет при повышении зарплаты
Повышение заработной платы может произойти в период:
- дней отпуска;
- до наступления отпуска, хотя и после периода расчета;
- расчетного периода.
Сумма отпускных корректируется при помощи рассчитанного коэффициента:
К = ЗПм / МЗ,
где
К — коэффициент для перерасчета отпускных;
ЗПм — начисленная заработная плата в каждом месяце расчетного периода;
МЗ — заработная плата в месяц на дату ухода в отпуск.
Средний дневной заработок пересчитывается, если заработную плату повысили после периода расчета, хотя и до начала времени отпуска.
Часть совокупного дохода, относящаяся к периоду со дня завершения отдыха до времени повышения заработной платы, подвергается корректировке, если тарифные ставки увеличиваются в период отпуска.
В нашем примере:
В июле 2020 г. заработную плату повысили с коэффициентом 1.2. Отпускные выплаты Петуховой С.М. пересчитываются и будут составлять 33759,26 руб.
28132,72 руб. * 1.2 = 33759,26 руб.
За сколько дней выплачиваются отпускные?
Начисленные суммы отпускных выплат должны быть выданы сотруднику не позднее трех дней до начала отпуска.
Выплата позднее трехдневного срока считается административным нарушением.
Бухгалтерское оформление
Суммы отпускных выплат напрямую относятся к расходам организации, кроме того, включены в состав фонда оплаты труда.
Бухучет затрат на ежегодные оплачиваемые отпуска абсолютно идентичен учету начислений заработной платы за фактически отработанное время.
| № п/п | Содержание хозяйственной операции | Бухгалтерская проводка |
| 1 | Начислены отпускные(счет отнесения затрат зависит от места работы отпускника: 20, 23, 25, 26, 44) | Д 20 К 70 |
| 2 | Произведен вычет налога на доход физических лиц | Д 70 К 68 |
| 3 | В кассе предприятия осуществлена выплата отпускных сумм в определенные сроки | Д 70 Кт 50 |
Коды дохода
По истечении налогового периода организации отчитываются перед налоговыми органами за все суммы начислений, производимых в пользу работников организации.
В справке 2НДФЛ заносятся все начисления сотрудникам, которые начислялись за год.
Все значения указываются построчно с разбивкой по месяцам и видам.
| № | Содержание затрат | Код дохода |
| 1 | Доход в части отпускных сумм | 2012 |
| 2 | Начисленная заработная плата за фактически отработанное время | 2000 |
| 3 | Компенсация за неиспользованный отпуск | 4800 |
Резерв на оплату
Учет отпускных сумм ведется двумя способами:
- создавая отпускной резервный фонд;
- относя суммы отпусков напрямую на затраты организации.
Выбранный метод учет находит отражение в учетной политике предприятия.
Организации, которые не создают резерв, относят все фактически начисленные суммы отпускных на прямые расходы производственной деятельности.
Другой алгоритм действий у фирм, создающих резерв на оплату.
Размер создаваемого отпускного резерва должен покрывать все текущие расходы на выплату отпускных сумм. Принцип образования, сроки создания и потребления должны найти отражение в учетной политике предприятия.
Наиболее оптимальный способ создания резерва – на основе итоговых данных промежуточной квартальной отчетности, составленной для анализа доходности и прибыльности деятельности фирмы.
Расходование средств отпускного фонда происходит по мере исполнения графика отпусков.
Как оплачивается отпуск — это полезно знать руководителям организаций и их сотрудникам.
Все нюансы и подводные камни расчета без применения на практике запомнить трудно, но основные положения понять необходимо для большей уверенности.