Практически каждого сотрудника в организации отправляют в командировку. После принятия руководителем соответствующего решения должен быть составлен соответствующий приказ. Из нашей статьи вы узнаете, что это за документ и каковы особенности его составления.
Что говорит закон?
Приказ о направлении работника в командировку – это документ, который оформляется с целью направить сотрудника в поездку по служебной необходимости.
В нем должен быть проставлен номер, дата, данные сотрудника, место назначения поездки и цель направления, в конце проставляется подпись сотрудника и директора.
Нормативная база
Согласно ст.166 ТК РФ дается определение командировке.
Это служебная поездка, в которую направляется сотрудник организации.
В приказе прописывается ее срок, цель и место назначения (оно должно отличаться от постоянного места работы).
Приказы на командировки должны составляться только для сотрудников, чья работа связана с нахождением на одном месте.
Для сотрудников, чья работа носит разъездной характер, документ не оформляется.
Порядок направления работника в командировку регулируется Постановлением №749 от 13 октября 2008 года.
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Для достижения служебных целей в поездку может быть направлен работник любой профессии. Согласно законодательству, в командировку отправляются сотрудники без их предварительного согласия.
Однако некоторые категории работников все же могут отказаться от предложения работодателя:
- кто в одиночку воспитывает детей;
- сотрудники в полных семьях с детьми до 3х лет, с родственниками на иждивении.
В этом случае от сотрудников необходимо запросить заявление о согласии.
Согласно закону, в командировку имеет право направлять руководитель организации или лицо, наделенное его полномочиями.
В качестве основания для командировки может быть установленный организацией перечень документов, в том числе и приказ.
Как заполнить приказ на командировку в 2020 году?
Цель командировки – решение задач, поставленных перед сотрудником руководителем.
Отметим, что приказ на командировку отдел кадров имеет право оформить только на сотрудника, работающего по трудовому договору, т.е. оформленного официально. Если вы сотрудник работает без него, по документам он не должен проходить ни по одному документу организации.
При принятии руководителем решения отправить необходимого сотрудника в командировку составляется приказ на поездку.
Отметим, до 2020 г на основании приказа о командировке кадровая служба составляла командировочное удостоверение и служебное задание.
В командировочное удостоверение переносилась вся информация из приказа (дата, ФИО и должность сотрудника, цель и место назначения командировки), с обратной стороны ставились отметки о прибытии и убытии. В служебном задании проставлялась дата, данные сотрудника, цель командировки и отчет о проделанной работе.
С 1 января кадровая служба составляет только приказ, без которого самовольная поездка сотрудника может быть расценена как прогул.
Форма документа
Документ носит распорядительный характер.
Законодательно установлен бланк по форме Т9. Если в командировку направляется несколько работников, составляется приказ по форме Т-9а.
Бланки вы можете скачать здесь:
Что нужно отразить?
В документе обязательно должна быть зафиксирована следующая информация:
- дата и номер документа;
- наименование документа;
- полное наименование организации, код ОКПО;
- полная информация о сотруднике: ФИО, должность, табельный номер, структурное подразделение, в котором он работает;
- цель командировки;
- пункт назначения (при поездке за границе указывается страна);
- период командировки: первый день-выезд из города, последний-дата возвращения;
- подписи: сотрудника, направляемого в командировку, и руководителя.
Заполнив все графы приказа, его следует зарегистрировать в соответствии с нормами делопроизводства.
Цель поездки
Несмотря на электронный документооборот, часто не возможно решить производственный процесс без личного присутствия — например, контроль за строительными работами, заключение новых договоров.
Цели поездки подразделяются на общие и узкоспециализированные.
В приказе их можно отметить в примерной формулировке, приведенной ниже.
Общие цели:
- для покупки материалов для деятельности предприятия (сырье, оборудование);
- заключение новых контрактов, ведение переговоров с контрагентами;
- ведение переговоров по спорным вопросам;
- освоение новых рынков сбыта и поиск поставщиков;
- участие в научных симпозиумах и получение новых знаний и навыков.
Узкопрофильные:
- проверка деятельности структурного подразделения;
- передача знаний «молодым» кадрам;
- обслуживание оборудования в структурных подразделениях.
Основание
На основании Постановления №749 от 13 октября 2008 года, на усмотрение руководителя возможно сохранение командировочного удостоверения и служебного задания.
Это должно быть зафиксировано в локальном нормативном акте.
Поэтому в графе «основание» можно указать реквизиты служебного задания, либо другого документа, подтверждающего необходимость поездки сотрудника. Это может быть приказ о повышении квалификации кадров, о назначении специальной комиссии, акт проверки контролирующих органов и т.д.
Сроки
Как считать дни?
Командировка должна быть рассчитана со дня отъезда по день приезда.
Даже при наличии проездного документа на 23:50 этот день должен быть засчитан в командировку. Аналогично — день приезда. Если сотрудник приехал в 00:10 – день включается в служебную поездку.
Документальное подтверждение нахождения в командировке:
- проездные документы: билеты, чеки о платной автодороге;
- чеки о заправке бензином при поездке на личном автотранспорте;
- квитанция, чек, счет из гостиницы о проживании;
- приказ о командировке.
Внимание! Все документы, которые подтверждают командировочные расходы необходимо беречь и хранить.
При возвращении они предоставляются в бухгалтерию для подтверждения выданного аванса или для возврата денежных средств за понесенные расходы.
Можно ли оформить задним числом?
Оформление приказа на командировку задним числом возможно в теории, но на практике не рекомендуется.
Во многих организациях из-за нехватки кадров или других обстоятельств не ведется должным образом кадровый учет. Однако при налоговой проверке за неоформленные или оформленные ненадлежащим образом документы на организацию накладывается штраф.
Поэтому большинство кадровиков вынуждены оформлять приказы на командировку задним числом для предотвращения проблем с контролирующими органами.
Последствия при неоформлении приказа на командировку:
- при налоговой проверке — штраф;
- невозможность сотрудником подтвердить командировочные расходы;
- при возникновении ЧП с сотрудником без документального подтверждения на юр.лицо накладывается штраф из-за отсутствия подчиненного на рабочем месте.
Кто составляет?
На основании распоряжения руководителя специалист кадровой службы или главный бухгалтер должен составить приказ на командировку.
Кто имеет право подписи?
Подписывать приказ имеет право только руководитель предприятия или иное уполномоченное лицо, наделенное правом соответствующим приказом.
Нужна ли печать?
Согласно ГОСТу «Унифицированная система документации» печать ставить не следует.
Она проставляется для подтверждения подлинности документа.
Приказ относится к внутренним документам организации. Соответственно документы внутреннего обращения в подтверждении не нуждаются.
Образец заполнения (пример)
Приказ о командировке может быть составлен по форме Т-9 – для одного сотрудника или Т-9а для нескольких.
Приказ (форма Т-9) 
Приказ (форма Т-9а)
Где регистрируется?
Заполненный приказ о командировке работников фиксируется в специальном журнале. Форма может быть утверждена в свободной форме внутри организации.
В журнале регистрации приказов о командировке должно быть зафиксировано:
- номер приказа;
- дата;
- фамилия, имя сотрудника;
- должность;
- структурное подразделение;
- цель командировки;
- место назначения;
- срок: дата начала и окончания поездки.
Нюансы
Разрешено ли факсимиле?
Напрямую ТК РФ факсимиле не запрещено, но и не разрешено.
В избежание отрицательных последствий лучше не заменять подпись руководителя факсимиле. В случаях, когда у директора много обязанностей или его часто не бывает на рабочем месте, он имеет право передать право подписи другому лицу.
Для этого оформляется соответствующий приказ.
Как правильно оформить «двойную» командировку?
Согласно ТК РФ, можно отправить сотрудника в день приезда из одной командировки в другую.
Например, при приезде из первой командировки в 00:30 и отъезде в другую в 23:10, дни совпадут.
Для оформления требуется составление двух приказов на соответствующие периоды.
Количество экземпляров и сроки хранения
При отсутствии структурных подразделений составляется один приказ. Он хранится в организации.
При наличии подразделений составляются приказы для хранения в них и в головной организации.
Срок хранения напрямую зависит от типа командировки: при поездке за границу срок достигает 75 лет, при поездке по России – до 5 лет.