Деятельность многих компаний вынуждает периодически ездить в командировку. Подчиненные отправляются по распоряжению руководства, и оформление происходит по общему порядку.
Но что делать, если директору нужно поехать для решения служебных задач? Как выполняются все формальности?
Нормативно-правовая документация:
- ТК РФ, статьи: 167, 168, 259, 2, 3, 151;
- Постановление Правительства №749;
- Письмо Роструда № 1143-ТЗ.
Ознакомиться с документами можно тут:
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Письмо Роструда-ot-11-03-2009-1143
Требования законодательства РФ
При направлении в командировку директора компании распространяются аналогичные правила и требования, установленные Положением об особенностях поездки с целью выполнить служебные поручения для обычных сотрудников:
- продолжительность — устанавливается в зависимости от объема, сложности и других особенностей;
- гарантии – за руководителем сохраняется рабочее место и средняя зарплата; возмещаются все расходы, связанные с командировкой.
Для отдельных категорий сотрудников законодательство устанавливает определенные ограничения. Они распространяются и на «первое лицо» компании.
В командировку ехать запрещается:
- Беременной женщине-руководителю, даже при личном согласии. Получая подобное распоряжение от учредителя организации, она имеет право отказаться.
- Одиноким родителям, воспитывающим малышей до 5 лет, детей-инвалидов или ухаживающим за нетрудоспособными членами семьи.
Одиноких граждан, имеющих детей до 3 лет, направлять в командировку разрешается только при выполнении двух условий:
- наличие письменного согласия;
- медицинская справка подтверждает, что поездка не повредит здоровью.
Согласно законодательству, директору в полном объеме возмещаются целевые командировочные расходы: проезд, аренда жилья, проживание и т. д. В бухгалтерии предоставляется аванс.
Сумма суточных зависит от того, в какой регион планируется поездка.
На нее не влияет трудовой стаж, занимаемая должность или возраст. Мнение о том, что руководители/заместители должны получать повышенные выплаты, так как выполняют самую сложную и ответственную работу на выезде – заблуждение.
Согласно ТК РФ (ст. 2), подобная практика считается незаконной.
Выполнение стандартных формальностей необходимо для уменьшения налоговой базы по налогу на прибыль. Поэтому перед служебной поездкой директора нужно все делать по закону.
В первую очередь, необходимо ознакомиться с Уставом. В нем указывается лицо, имеющее право составлять распорядительные документы. Иногда полномочия делегируются заместителю или главному бухгалтеру. Если такое право предоставляется исключительно директору, значит, только он может заниматься оформлением.
Последовательность действий такова:
- Составить служебное задание – основание для издания Приказа. Если оно будет отсутствовать, по закону Приказ не будет выпущен в действие, обязательно учитывайте этот нюанс.
- Издать Приказ о направлении в командировку. Он имеет огромное значение для предприятия, так как координирует действия кадровых специалистов и влияет на документооборот. Составляется на основании служебного задания, подписывается директором или уполномоченным лицом.
Служебное задание:
Приказ заполняется по установленной законодательством форме Т-9:
В «шапке» указывается название компании, код ОКПО и порядковый номер документа.
В основной части требуется наличие следующих пунктов:
- продолжительность командировки, календарных дней;
- дата отбытия и прибытия в организацию;
- цель поездки – должна совпадать с записью в служебном поручении;
- сведения о директоре (ФИО, табельный номер, должность, место назначения и т. д.);
- основания для направления – обычно пишется «служебное задание» с проставлением номера и даты издания.
При необходимости вносится информация о том, за чей счет производится поездка.
Завершается оформление подписью уполномоченным лицом или директором. Во втором случае в строке «С приказом ознакомлен» достаточно указать дату. Внизу ставится оригинальная печать фирмы.
Заполненный образец приказа на командировку директора смотрите здесь:
Приказ о направлении в командировку
Командировочное удостоверение – документ, необходимый для подтверждения времени прибытия в назначенное место.
Он должен содержать отметки, заверенные подписью директора и печатью. Выписывается на основании Приказа. Не оформляется в случае, если длительность поездки составляет не больше одного дня.
Когда руководитель возвращается в организацию, передает в бухгалтерию командировочное удостоверение вместе с авансовым отчетом и документами, подтверждающими целевые расходы.
Заполненный пример представлен ниже:
Командировочное удостоверение директору
Правильно передавайте полномочия
При оформлении распоряжения о направлении в командировку директора важно обратить особое внимание на делегирование обязанностей. Обычно полномочия передаются заместителю, но можно и другому служащему.
Главное — издать соответствующий Приказ.
Пример смотрите на рисунке:
Приказ о передаче полномочий
Замещение директора без освобождения от основной работы предусматривает дополнительную оплату.
Если планируется передать часть функций, все они конкретно прописываются в Приказе. Иначе заместитель должен будет выполнять все функции, указанные в Уставе.
Еще один документ, который необходимо оформить на время отсутствия руководителя – доверенность.
Она тоже содержит полномочия, которыми будет наделен заместитель. Срок действия составляет не больше трех лет.
Заполненный образец показан на рисунке:
Пример доверенности
Срок хранения
Приказ о направлении в командировку директора должен находиться в архиве определенное количество времени.
Трудовым кодексом РФ установлены такие сроки:
| Поездка в пределах РФ,лет | Зарубежная командировка, лет |
| 5 | 10 |
Оформление отбытия директора в командировку напрямую связано с ведением налоговой базы, поэтому важно выполнять все действия грамотно.
Соблюдая установленный порядок, вы сможете без проблем списать все командировочные расходы предприятия.