Порядок оформления командировки в 2020 году актуален в связи с отменой в 2020 году командировочных удостоверений. Для оформления командировки также не используются отчеты о выполненной работе и служебные задания.
Рассмотрим, как правильно оформить служебную командировку руководителя с применением нового законодательства.
Нормативная база
Командировка возможна только для лиц, находящихся в трудовых отношениях с работодателем.
Работники сторонних организаций или исполнители по гражданско-правовому договору не могут быть отправлены в командировку, поскольку расходы не будут признаны налоговыми затратами.
Главные нормативные акты, регулирующие процесс направления персонала в командировки, их сроки, порядок оформления – это ТК РФ, Постановление Правительства РФ от 13 октября 2008 г. № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» вместе с одноименным Положением, которое применяется для командируемых сотрудников как на территории РФ, так и зарубежных государств.
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Правила и требования норм действующего законодательства распространяются также и при командировке руководителя, поскольку он является работником организации.
Цели поездок
Служебные цели отражены в действующем Постановлении Правительства РФ № 749.
Цель служебной командировки генерального директора – это выполнение служебных обязанностей в соответствии со своей должностью для улучшения работы организации.
Документальным основанием поездки выступает распоряжение руководителя в виде оформленной служебной записки.
Примерами целей командировки директора за границу и в пределах страны могут быть:
- старт нового проекта, проведение переговоров с подрядчиками и другими контрагентами, заключение с ними долгосрочных соглашений о сотрудничестве;
- проведение ревизионной проверки филиала при выявлении серьезных нарушений в ходе проверок контролирующих государственных органов у подразделений предприятия, находящихся в другом городе или регионе. Для этого необходимо присутствие руководителя по урегулированию всех спорных вопросов;
- поиск новых возможностей для развития бизнеса, проведение встреч с потенциальными партнерами предприятия, создание и реализация новых бизнес-проектов;
- открытие новых структурных подразделений, отделений или филиалов в других городах и странах.
Цели командировок не зафиксированы в нормативных или кадровых документах. Их всегда необходимо указывать либо в служебной записке от руководителя, либо в приказе на командировку.
Оформление командировки руководителя (директора) в 2020 году
Правила и требования
Согласно ст. 166 ТК РФ, служебной командировкой признается поездка работника по приказу работодателя на конкретный период для выполнения служебных поручений вне постоянного рабочего места.
Служебная командировка отвечает условиям:
- осуществление поездки сотрудника по поручению работодателя;
- поручение не связано с постоянным рабочим местом;
- поездка ограничена временными рамками;
- сотрудник в пути не выполняет свою работу, и его работа не связана с поездками.
Сколько дней может длиться поездка?
Срок командировки устанавливается с учетом специфики служебного поручения.
Сегодня максимальный период командировки для руководителя не установлен. Поэтому поездка может оформляться на любой период, необходимый для исполнения служебного поручения.
При командировке за сотрудником сохраняется постоянное место работы и основные трудовые функции. Следовательно, срок поездки должен четко устанавливаться.
В подобных ситуациях говорится о «разумных» сроках, хотя, это понятие относительное.
Оформление замены
Обязанностью руководителя является подписание трудовых договоров с работниками, приказов об увольнении, привлечение работников к дисциплинарной ответственности и другие. Эти полномочия могут быть временно или на постоянной основе переданы иному лицу.
Делегируя свои полномочия, руководитель передает работнику дополнительные новые обязанности, которые нужно согласовать с ним. Новые обязанности нужно предусмотреть в трудовом договоре.
Передачу права подписи необходимо закрепить доверенностью (ст. 185 ТК РФ).
Она оформляется на период не более 3 лет, однако при командировке руководителя сроки устанавливаются минимальные.
В доверенности можно прописать ограничение периода ее действия. Нотариальное заверение не обязательно.
Согласно ст. 185 ГК РФ доверенность оформляется для представительства работодателя перед третьими лицами. В документе указываются все действия, которые будет выполнять представитель работодателя.
Если необходимо передать полномочия руководителя на время его командировки, кроме приказа о возложении обязанностей на сотрудника заключается дополнительное соглашение к трудовому договору с ним с условиями выполнения дополнительной работы и ее оплаты.
Также обязательно получение письменного согласия сотрудника.
После этого издается приказ по личному составу о поручении дополнительных задач.
Помимо этого рекомендуется оформить приказ по основной деятельности о передаче полномочий руководителя на определенный срок.
Пример доверенности:
Пример составления доверенности
Пример приказа о передаче полномочий:
Пример приказа
Пример дополнительного соглашения:
Допсоглашение к трудовому договору
Документы
Документы, которыми в 2020 году оформляют командировки, зависят от вида транспорта, на котором руководитель совершил поездку.
Фактический период пребывания в поездке устанавливается:
- при использовании любого вида транспорта при отсутствии проездных документов – на основании служебной записки;
- в других случаях – на основании проездных документов.
Руководитель на протяжении 3-х рабочих дней после возвращения из поездки представляет авансовый отчет о потраченных средствах с подтверждающими документами:
- расходов, связанных с поездкой (оплата жилья, проезда и т.п.);
- использования транспорта (счета, чеки, квитанции, путевой лист и другие);
- служебной записки о периоде поездки.
Приказ
Основанием для командировки руководителя является решение работодателя.
Для его оформления составляется приказ о направлении в поездку. Обязательная форма для него не предусмотрена, поэтому ее можно разработать самостоятельно или применить унифицированную форму Т-9 или Т-9а.
Цель указывается в приказе на командировку, который выпускается в кадровом делопроизводстве по вышеуказанной форме, а также в произвольном варианте.
Такое правило рекомендуется выполнять согласно Постановлению № 749. Главным является наличие служебной записки и согласия работника поехать в командировку, подтвержденное заявлением.
Количество экземпляров не установлено нормативными документами, поэтому на каждом предприятии такие приказы могут множиться ровно в том количестве, сколько это будет необходимо для кадрового делопроизводства.
Служебная записка
Согласно новому законодательству, служебная записка руководителя о направлении в командировку составляется вместо служебного задания, командировочного удостоверения, отчета о выполнении работы. На основании служебной записки оформляется приказ.
Рассмотрим, как правильно оформить служебную записку:
- В верхнем правом углу документа указывается должность, фамилия и инициалы вышестоящего руководителя.
- В центре пишется заголовок документа «Служебная записка».
- Под заголовком пишется обращение с просьбой направить работника в служебную командировку. Указывается цель поездки, период выполнения служебных задач.
- Под текстом ставится дата и подпись составителя служебной записки. В тексте можно отразить ожидаемые финансовые затраты, специфику поездки.
В служебную записку рекомендуется внести не только дату, но и время начала и завершения командировки.
Это необходимо для корректного расчета суммы суточных.
Пример служебной записки:
Пример составления служебной (докладной) записки
Оплата и возмещение расходов
Согласно трудовому законодательству командированному сотруднику возмещаются затраты:
- на проезд;
- на аренду жилья;
- суточные расходы на проживание;
- другие расходы по согласованию с работодателем.
Порядок и размер их возмещения установлен в локальных нормативных документах работодателя или коллективном договоре.
Авансовый отчет
После возвращения из поездки руководитель обязан оформить авансовый отчет о расходах в служебной поездке в срок 3 рабочих дня с приложением всех подтверждающих документов.
По этому документу осуществляется окончательный расчет по выданному перед отъездом авансу средств на командировочные расходы.
Если потрачено меньше, чем было выдано, то необходимо вернуть в кассу неистраченные подотчетные средства.
В противном случае, если по авансовому отчету есть перерасход, сотруднику возвращают потраченные личные денежные средства. Это возможно после согласования авансового отчета с руководителем.
Основанием выдачи денег является расходный кассовый ордер, реквизиты которого указываются в авансовом отчете.
Питание и проживание, суточные
Суммы суточных зависят от командировки в пределах РФ или за границу.
Размер суточных выплат одинаковый для всех работников не зависимо от должности, стажа и возраста.
Каковы последствия отказа от командировки? Смотрите тут.
Как оформить продление служебной командировки? Информация — здесь.
Если проезд осуществлялся на личном автомобиле
При выборе руководителем своего или служебного автомобиля для командировки он должен оформить следующие документы, подтверждающие использование транспортного средства:
- маршрутный лист;
- оплаченные счета, чеки, квитанции;
- документы, подтверждающие его следование по маршруту к пункту назначения.
Нюансы для руководителей бюджетных учреждений
При оформлении командировок руководителей бюджетных учреждений могут возникать некоторые сложности.
В бюджетных учреждениях требуется устанавливать источники финансирования оплаты командировочных расходов, которыми могут быть бюджетные и внебюджетные средства (например, гранты, доходы от оказания платных услуг, от предоставления услуг по хоздоговорам и другие). В приказе о направлении руководителя в поездку указывается определенный источник поступления денежных средств, за счет которых оплачиваются командировочные расходы.
Для многих бюджетных учреждений свойственно совмещение должностей их штатными сотрудниками. Поэтому руководитель направляется в поездку не только по месту основной работы, но и по месту совместительства.
На время отсутствия руководителя бюджетного учреждения в служебной командировке требуется документально оформить передачу его функций другому сотруднику на период поездки.
Это осуществляется путем издания приказа о возложении обязанностей.
Итог
Таким образом, при направлении руководителя в служебную командировку нужно оформить приказ.
После возвращения из служебной поездки нужно представить документы:
- служебная записка;
- документы, подтверждающие расходы (их перечень зависит от выбранного транспорта);
- авансовый отчет.