Отчет о командировке (образец)

Как написать отчет о командировке?

Руководитель предприятия в связи со служебной необходимостью отправляет сотрудника в командировку.

Для этого должен быть оформлен соответствующий приказ. В нем указывается должность и фамилия сотрудника, место назначения и цель поездки.

После приезда работник составляет отчет о командировке. В документе он подробно описывает, что было проделано во время поездки и была ли достигнута ее цель.

Рассмотрим более подробно, что представляет отчет о командировке, приведем пример написания, обозначим, какие к нему применяются требования, как правильно нужно отчитаться и в какие сроки это необходимо сделать.

Что это за документ?

Каждый документ на предприятии относиться к определенной группе документооборота.

Отчет о командировке входит в список командировочных документов. Также в него входит приказ о командировке, авансовый отчет, командировочное удостоверение и служебное задание.

Проверка командировочных документов относится к компетенции налоговых органов — в частности, при проверке НДФЛ и налога на прибыль. Поэтому при составлении отчета о командировке бухгалтерии следует обратить особое внимание на правильность их заполнения.

Отчет о командировке должен составлять сотрудник, отправленный в поездку по служебной необходимости.

Сотруднику выдается вместе с командировочным удостоверением служебное задание. В нем есть графа с указанием цели командировки и отчета о проделанной работе. Именно во второй графе и должна быть внесена информация о проделанной работе.

Краткий отчет о служебной командировке составляется для пояснения выполнения цели командировки.

Обязателен ли?

До 2014г включительно, при направлении сотрудника в командировку, составление командировочного удостоверения и служебного задания было обязательно и закреплено в нормативных документах.

С 08.01.15  пункт был упразднен.

Оформлять командировочное удостоверение и служебное задание, в том числе и отчет о командировке, стало необязательно — на усмотрение руководителя и бухгалтерии.

При большом потоке сотруднике, направляемых в командировку, чтобы избежать путаницы в начислении зарплаты и налогов, рекомендуется составлять отчетные документы, как и раньше.

Это следует отметить в локальном акте.

Преимущества составления отчета о командировке:

  • при начислении зарплаты, бухгалтер документально имеет подтверждение нахождение работника в командировке;
  • при большом количестве структурных подразделении и сотрудников, начальник отдела в служебном задании прописывает: цель командировки, количество дней, место назначения, сотрудников (фамилия, должность).

Для небольшой организации рекомендуется не добавлять лишних бумаг. Информацию о командировке сотрудника можно получить вместо отчета из приказа.

Как составить отчет о командировке?

Согласно законодательству, создана унифицированная форма отчета о командировке.

При составлении документа сотрудник должен ими руководствоваться.

Рассмотрим, какие требования предъявляются к документу, из каких граф он состоит и как правильно его заполнить.

Требования к документу

Отчет о проделанной работе по служебной необходимости должен быть составлен не позднее 3 дней после возвращения.

Форма и разделы

С 2013 г. законодательством была разрешено применять форму, разработанную организацией самостоятельно.

Она должна быть утверждена в учетной политике (в приложении к ней). Стандартный бланк отчета составляется по форме №Т10-А (образец приведен далее):

Форма Т10а

Служебное задание выполняет следующие функции:

  • четко прописывается цель командировки и сопутствующие задания;
  • работник составляет отчет о проделанной работе.

Разделы служебного задания

Заполняются начальником подразделения:

  • наименование организации (полное или сокращенное);
  • номер документа и дата составления (должна совпадать с командировочным удостоверением);
  • фамилия, имя, отчество сотрудника направляемого в командировку и его табельный номер из личного дела;
  • отдел, к которому прикреплен сотрудник (в небольшой организации указывается ее название, если нет разделения на отделы);
  • должность;
  • место назначения: город и организация;
  • срок командировки: дата начала, окончания общий срок;
  • кто финансирует расходы на командировку: отправляющая или принимающая сторона;
  • основание для командировки: план командировки, служебная необходимость и т.д.;
  • цель командировки и сопутствующие задачи;
  • подписи руководителя подразделения и директора.

Заполняются сотрудником, направленным в командировку:

  • отчет о проделанной работе;
  • подпись сотрудника.

При оформлении командировки служебное задание передается сотруднику с командировочным удостоверением или хранится в бухгалтерии до возвращения работника.

Правила заполнения

Правила заполнения отчета о командировке просты.

Перед отправкой в командировку, руководитель отдела прописывает цели поездки. Соответственно по этим целям сотрудник должен составить отчет о проделанной работе.

Не стоит ограничиваться словом «выполнил». В его задачу входит написать развернутое пояснение о том, что было сделано.

Надо составить отчет таким образом, чтобы при последующей налоговой проверке у специалистов не возникло вопросов в необходимости командировки и в частности направления данного сотрудника.

При невыполнении задачи следует указать причину. Если она будет уважительная, организация может принять решение не взыскивать с сотрудника понесенных расходов на командировку.

При нехватке поля для заполнения отчета можно продолжить его на листе А4. При этом это не будет зачтено, как нарушение законодательства.

Как написать правильно?

Отчет о командировке (образец) представлен ниже:

Кроме того, в организации возможно применение собственной формы отчета о командировке.

Пример такой формы:

отчет в произвольной форме

Кто подписывает и согласовывает?

Должно быть проставлено минимум 3 подписи:

  • сотрудника, оформлявшего командировку;
  • начальник подразделения – проверяет правильность заполнения;
  • руководителя предприятия – утверждает и ставит резолюцию.

Сроки предоставления

Вернувшись из командировки, согласно Постановлению №749, сотрудник обязан заполнить отчет о проделанной работе в течение 3 рабочих дней.

Он заполняет отчет о том, что было сделано, предоставляет документы, подтверждающие произведенные расходы.

Сопроводительные документы

При направлении сотрудника в командировку должен быть оформлен следующий комплект сопроводительных документов:

  • заявление на командировку (для определенных групп граждан);
  • приказ о направлении в командировку: указывается фамилия, инициалы сотрудника, должность, место назначения поездки, цель и сроки;
  • служебное задание: указывается информация аналогичная приказу, дополнительно появляется графа с отчетом о выполнении задания для сотрудника.

Авансовый отчет составляется одновременно с написанием отчета о командировке.

Оформляется для подтверждения выданного аванса или получение денег, потраченных на командировочные расходы. Сопровождается документальным подтверждением: квитанции, чеки, билеты.

С 8 января составление отчета о командировке стала необязательным.

На сегодня большинство организаций продолжаются использовать командировочные удостоверения и служебные задания.

Решение о составлении или не составлении принимает руководитель.

В первом случае необходимо закрепить решение в локальном акте. При решении продолжать их заполнение сотрудник обязан предоставить отчет в трехдневный срок.

Leave a Reply