У каждого официально трудоустроенного гражданина нашей страны есть своя трудовая книжка.
В этом документе «рассказывается» всё о трудоустройстве сотрудника, а также об имеющемся у него стаже.
Хотя, в скором времени, предполагается, что книжки будут совсем отменены. Но пока в некоторых организациях может требоваться копия этого документа.
Для чего нужен этот документ?
При некоторых обстоятельствах необходима копия этого документа. Например, сотрудник хочет оформить визу или получить кредит по специальной кредитной программе.
Чтобы копия была принятая требующей её инстанцией, она должна быть заверена по всем действующим правилам. В противном случае, это может стать причиной для отказа в приёме документов.
Сама трудовая книжка хранится в кадровой службе работодателя. Поэтому просто пойти и снять её копию не получится.
Работнику нужно направить письменный запрос руководителю предприятия с указанием причины предоставления ему копии.
Она может потребоваться для:
- Оформления кредита. Даже небольшую сумму в кредит банк не даст, если не будет подтверждено трудоустройство заявителя.
- Оформления документов на выезд за пределы нашей страны. Это было обязательно до 2020 года.
- Оформления на работу по совместительству на другом предприятии.
- Для ПФР — при назначении пенсии по старости. И хотя получается двойная работа, так как все сведения о стаже будущего пенсионера «хранятся» в ПФР в виде уплаченных за него страховых взносов, сотрудники фонда до сих требуют представления заверенной копии книжки.
- Получения визы.
Для оформления кредита или займа
Нередко для получения ссуды в банке (даже небольшой суммы) сотрудники банка требуют от заявителя, чтобы он предъявил ему копию его трудовой.
Для банка достаточно копии, заверенной работодателем. Для этого сотрудник пишет заявление на имя руководителя. Заявитель обязательно должен указать и причину для выдачи ему копии.
С каждого листа книжки снимается ксерокопия и ставится на нём печать «копия верна». Это делает сотрудник кадровой службы.
Работодатель же на каждом таком заверенном листе ставит свою подпись, делает её расшифровку, указывает свою должность и ставит печать организации.
Схематично это выглядит так:
Для Пенсионного Фонда
Когда сотрудник достигает определённого возраста, он имеет право на получение пенсии по старости.
Её назначением занимается ПФР. Среди прочих документов, будущий пенсионер должен представить нотариально заверенную копию трудовой книжки или её оригинал.
Выдать сотруднику трудовую книжку сотрудник отдела кадров может только при его увольнении. Об этом говорится в п. 35 Правил ведения и учёта трудовых книжек. По другим основаниям трудовая книжка не выдаётся, хотя прямого запрета на это в законе не указано.
Чтобы её получить, сотрудник пишет официальный запрос руководителю фирмы с просьбой выдать ему на время оригинал книжки для представления в ПФР.
Пример заявления:
Как правило, ответственный сотрудник выдаст оригинал, но для этого нужно написать расписку.
В ней указать:
- своё ФИО и должность;
- просьбу о представлении оригинала трудовой книжки
- причину, для которой нужен именно оригинал. В данном случае, для представления в ПФР при назначении пенсии по старости;
- срок, на который сотруднику нужна книжка;
- дату, когда она будет возвращена в отдел кадров;
- указание на то, что ответственность за сохранность книжки на этот период лежит на самом работодателе.
ПФР требует представления им либо оригинала, либо нотариальной копии. Чтобы не терять время, будущий пенсионер может попросить сотрудника ПФР снять копию с трудовой и заверить её печатью ПФР.
Тогда все законные формальности будут соблюдены.
Для оформления документов на выезд в другую страну
До 2020 года для оформления паспорта на выезд из страны гражданин нашей страны должен был представить в миграционную службу копию своей трудовой книжки.
С 2020 года это обязательное требование при оформлении документа для выезда отменено, хотя указывать в заявлении сведения о своей трудовой деятельности за последние 10 лет необходимо. Таким образом, был упрощён порядок получения загранпаспортов.
Такой упрощённый порядок действует для документа, который оформляется на 5 лет. Для биометрического загранпаспорта копия трудовой по-прежнему нужна.
Копия должна быть заверена работодателем.
Для оформления визы
Этот документ необходим для оформления визы только в некоторые страны. Например, для оформления визы в Канаду.
Для стран Европы достаточно представить справку о последних заработках выезжающего. Она оформляется на бланке работодателя, и заверяется его подписью и печатью.
В справке нужно указать должность заявителя, заработной платы за последние полгода и контактных данных организации.
Как нужно заверять копию?
Копия является официальным документом, поэтому и заверять её нужно в полном соответствии с действующими правилами.
Кто должен это делать?
Этот документ заверяется руководителем предприятия или нотариусом.
Когда копия заверяется работодателем, с помощью копировальной техники с каждой страницы делается чёткая копия, которая легко читается. Сотрудник кадровой службы на каждом листе ставит штамп «копия верна». А затем копию уже заверят сам работодатель.
Все печати, штампы и подписи должны стоять так, чтобы захватывать текст.
На той странице копии, где есть последняя запись о трудоустройстве, нужно указать, что заявитель до сих пор работает или же «уволен».
Пример заверения последнего листа книжки:
Пошаговая инструкция
Копию можно заверить и несколько другим способом:
- снять ксерокопию с каждого листика книжки;
- затем пронумеровать их;
- сложить их по порядку нумерации;
- сшить все листы плотными нитками;
- на последнем листе указать сколько здесь прошитых и пронумерованных листов;
- здесь же ставиться заверительная подпись и дата, должность лица, который заверил копию и печать организации.
Если заявитель не трудоустроен, и оригинал книжки в данный момент находится у него на руках, то нужно просто заверить копию у нотариуса.
Он должен принести нотариусу саму книжку и копию с неё.
Правила и регулирующие документы
Трудовой книжке, как кадровому документу, посвящена ст. 66 ТК РФ.
В какой форме должны храниться книжки, а также порядок их учета, хранения и способ заполнения установлены Правительством РФ — для этого специально разработано Постановление Правительства РФ от 16. 04. 2003 года № 225 «О трудовых книжках».
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
Нужно ли писать заявление или можно попросить копию устно?
Для получения копии своей трудовой книжки сотрудник должен написать заявление на имя работодателя.
Заявление пишется в свободной форме, но в нём нужно указать:
- должность и ФИО руководителя;
- своё ФИО и должность;
- просьбу выдать ему заверенную копию его трудовой книжки;
- причину, по которой ему требуется копия;
- дату составления заявления;
- подпись и расшифровка.
Примеры
Для разных организаций нужна по-разному заверять копию трудовой сотрудника.
Для банка:
При сшивании (последний лист):
Заверение титульного листа:
Сколько действительна?
Копия трудовой книжки, заверенная работодателем, имеет ограниченный срок действия – всего 1 месяц.
Нотариально согласованная копия не ограничена сроком использования. Она становится недействительной только в том случае, если в оригинал вносятся новые сведения.
Всегда ли требуется ли заверение нотариусом?
Заверять копию трудовой у нотариуса необходимо только для ПФР. В остальных случаях это не обязательно.
Заключение
Копия трудовой книжки может потребоваться в различные организации. Для этого она должна быть правильно оформлена и заверена.
К нотариально заверенной копии документа, как правило, претензий нет. Часто не принимают документ, который заверяется работодателем. Причина – ошибки при заверении.