Трудовая книжка – документ, содержащий записи о месте трудоустройства лица, занимаемой должности и рабочем периоде.
Запись об увольнении производится в последний рабочий день. Текст заверяется подписью должностного лица – работника кадровой службы или руководителя и скрепляется печатью предприятия.
Нормативная база
Назначение записей трудовой книжки – подтверждение стажа для дальнейшего трудоустройства и предъявления личных данных территориальному органу ПФР при назначении пенсии.
При заполнении трудовой книжки ответственное лицо руководствуется нормативными документами:
- ТК РФ, ссылки на статьи которого вносятся в текст при увольнении.
- Инструкцией (Приказ Минтруда РФ № 69 от 10.10.2003).
- Правилами ведения (Постановление Правительства РФ № 225 от 16.04.2003), (далее – Правила).
Ознакомиться с документами можно тут:
Трудовой Кодекс Российской Федерации
Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
Трудовые книжки хранятся у работодателя с даты поступления на работу и до дня увольнения.
Запись, составленная неверно при расторжении договора, может лишить уволенного сотрудника возможности трудоустроиться.
Пострадавшее лицо имеет право в трехмесячный срок оспорить запись с требованием о компенсации простоя и морального вреда.
В случае отсутствия трудовой книжки у вновь принятого работника документ предоставляется работодателем за плату, равную сумме, затраченной на ее приобретение.
Предприятие первого места трудоустройства ответственно за заполнение титульного листа документа.
Заполнение трудовой книжки при увольнении (2015-2016)
Запись об увольнении лица осуществляется на основании приказа формы Т-8, изданного на предприятии и подписанного руководителем.
Бланк приказа об увольнении (форма Т-8)
Право на внесение записи имеет ответственное лицо, уполномоченное на основании должностной инструкции или приказа.
Существует стандартная схема заполнения документа при расторжении договора:
- Графа 1 – хронологический номер.
- Графа 2 – число, месяц и год внесения записи (может отличаться от даты приказа).
- Графа 3 – текстовая часть с ссылкой на статью ТК РФ.
- Графа 4 – основание для увольнения – приказ предприятия с указанием даты и номера.
Кадровые работники используют образец 2020 заполнения трудовой книжки при увольнении, составленный согласно Правил.
Порядок и правила
При заполнении трудовой книжки соблюдаются общие правила:
- Запись вносится на свободной строке книжки.
- При заполнении используются темные чернила.
- Каждая новая запись сопровождается порядковым номером. Исключение составляют случаи внесения восстановительных записей.
- При указании дат документа используются арабские цифры. Для дней и месяцев предусмотрен двузначный формат, года – четырехзначный.
Ошибочная запись подлежит исправлению в форме внесения нового текста.
Образец записи и формулировки
При увольнении работника требуется точное указание статьи ТК РФ, на основании которой производится расторжение договора.
Текст формулировки зависит от причины или основания увольнения.
Образец наиболее распространенного текста: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части первой ст. 77 ТК РФ».
Пример:
Пример записи при увольнении по собственному желанию
Правильное указание статьи ТК РФ при внесении записи в трудовую книжку об увольнении имеет большое значение для сопутствующего документооборота.
Подписи
При заполнении книжки подписи ставятся только после окончательной записи работодателя, свидетельствующей об увольнении.
Перечень лиц, заверяющих подписями, указан в п. 35 Правил.
Под текстом, без пропуска строк, ставятся подписи:
- Кадрового работника, заполняющего книжку и ответственного за ее ведение или руководителя – представителя работодателя.
- Работника, с которым расторгается договор. Подписи должностных лиц расшифровываются с указанием фамилии и инициалов, например, – «Индивидуальный предприниматель Никитин А.А.»
Как ставится печать?
При внесении данных в книжку о трудоустройстве работника, его перемещениях записи не заверяются подписями и печатями.
Только запись, внесенная работодателем при увольнении работника, заверяется печатью работодателя. Оттиск ставится на свободное место, частично перекрывая текстовую часть записи в месте указания должностей ответственных лиц. Текст под оттиском должен легко читаться.
Данные печати должны с точностью соответствовать работодателю.
Если в компании произведена реорганизация, потребуется предварительно до увольнения произвести запись о внесенных корректировках данных компании.
Примерная формулировка текста: «ООО «Ромашка» переименована в ООО «Цветочник» с 15 октября 2020 года».
Текст должен иметь порядковый номер и ссылку на основание для изменения данных.
Пример такой записи:
Образец записи в трудовой книжке при реорганизации предприятия
Как отметить, что работник ознакомлен?
Сведения, содержащиеся в трудовую книжку, должны быть представлены работнику для ознакомления.
Порядок ознакомления лица следующий:
- Предъявление приказа предприятия о приеме на работу, перемещении, увольнении.
- Подтверждение ознакомления подписью, внесенной в приказ и личную карточку.
- Внесение подписи в трудовую книжку в последний рабочий день.
Для ознакомления под данными ответственного лица производится запись: «Работник Петров К.М.: (подпись)».
Дополнять подпись формулировкой «ознакомлен» не требуется, но внесение вспомогательного текста не является нарушением порядка ведения документа.
Внесение исправлений
Ошибочные записи, выявленные после их внесения, подлежат исправлению.
На действительность трудовой книжки наличие исправлений не влияет.
Если работодатель вносит исправительную правильную запись при увольнении, печать вносится повторно.
В каких случаях требуется изменение записи?
При заполнении трудовой книжки могут возникнуть необходимость внесения исправлений в случаях указания:
- Ошибочного текста титульного листа. Запись перечеркивается, рядом вносится правильный текст и основание изменений, указанное на обложке книжки.
- Неверного наименования предприятия. «Наименование предприятия указано неверно. Верное название: ООО «Измеритель».
- Неправильной формулировки текста – ошибки кадрового работника.
- Несоответствующей статьи при ее изменении в порядке оспаривания.
Как исправить?
Корректировке подлежит только текст неверного содержания.
Ошибочно внесенная неправильная запись не перечеркивается и остается в первоначальном виде. Ниже ответственное лицо указывает: «Запись за № 15 считать недействительной».
Далее вносится текст правильного содержания. Порядок внесения исправлений указан в п. 1.2 Инструкции.
Примеры записей-исправлений:
Образец исправления в трудовой книжке при внесении неверного наименования организации 
Пример исправления записи при неверном внесении сведений
При внесении неверной записи текста исправление производится с указанием порядкового номера.
Можно ли сделать после увольнения?
Своевременное исправление неверной записи – необходимость, позволяющая привести в соответствие документы, касающиеся трудоустройства.
Право на внесение изменений после увольнения имеют:
- Работодатель предыдущего места трудоустройства.
- Новое предприятие на основании документа, представленного с предыдущего предприятия.
Организация предоставляет выписку из приказа, на основании которого производится правильная запись.
Особенности аннулирования записи
Необходимость аннулирования записи возникает в связи с изменением рабочих обстоятельств — например, при отзыве работником заявления об увольнении в установленный срок, сделанного позже оформления трудовой книжки.
Отмена записи может быть при изменении даты увольнения.
При аннулировании записи кадровый работник указывает: «Запись за № 16 аннулирована на основании приказа № 25 от 12.01.2016г.».
Часто задаваемые вопросы
При заполнении трудовых книжек могут возникать ситуации с оформлением, не соответствующим установленным Правилам.
Работник может не иметь возможности проверить правильное заполнение и наличие записей при увольнении, если книжка была получена по почте.
Что делать, если выдали трудовую книжку без соответствующей записи?
При выявлении отсутствующих записей работник должен обратиться в бывшее место трудоустройства.
Если лицо не трудоустроено, текст в трудовую книжку вносит кадровый орган предприятия.
Промежуточный текст может внести кадровик нового места трудоустройства на основании выписки.
Кто может отменить или изменить запись, если организация ликвидирована?
При реорганизации предприятия, сделавшего неверную запись в трудовой книжке, исправление осуществляется организацией-правопреемником или новым работодателем.
Неверная запись ликвидированного ИП исправляется следующим работодателем.
Поздно заметил, что запись об увольнении пропущена. Что теперь делать?
При увольнении сотрудника текст в трудовой скрепляется подписями и приказом.
Если запись пропущена, необходимо обратиться в бывшее место трудоустройства для внесения полного блока с указанием названия предприятия, данных о приеме на работу и увольнения.
Запись об увольнении, внесенная в трудовую книжку, свидетельствует об основании расторжения договора.
Заключительная запись работодателя подтверждается подписью ответственного лица или руководителя и печатью предприятия.