Согласно ТК РФ, ст.166, командировкой признается служебная поездка, в которую направляется сотрудник. Перед ним ставиться определенная цель и срок для ее исполнения.
Для сотрудников, чья основная работа носит разъездной характер, подобные поездки не признаются командировками.
Все служебные командировки регламентируются Положением №749 «О направлении в командировку» от 13 октября 2008г.
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Командировочные расходы могут быть компенсированы только для официально трудоустроенных сотрудников. Соответственно должен быть оформлен приказ на командировку, выдано командировочное удостоверение и служебное задание.
В некоторых случаях необходимо от сотрудника заявление на командировку.
В каких случаях требуется?
В современном мире, несмотря на появление электронной подписи и отходе от бумажных носителей, личное присутствие все также важно и нужно — например, заключение новых сделок, передача документации, контроль за строительством и т.д.
Заявление на командировку должно быть написано лично сотрудником, направленным в командировку.
Специалист по кадрам должен точно знать, как составляется заявление на командировку (образец предоставить по запросу), кто должен его писать и в какой форме.
Документ составляется в стандартной для заявления форме. Пишется на имя руководителя, от кого, текст заявления, дата и подпись. В тексте заявления указывается согласие на служебную поездку, тем самым производится ознакомление сотрудника с тем, что он знает о возможном отказе.
Обычно при направлении сотрудника в командировку его согласие не требуется.
По ТК РФ есть отдельные категории граждан, которые должны дать свое согласие.
При их нежелании или невозможности отправиться в поездку, руководитель не имеет права оформить командировку. При нарушении на руководителя и организацию накладывается штраф.
В ТК РФ ст.259 и ст.264 указаны категории людей, которые требуют дополнительной защиты.
Список сотрудников, которых невозможно отправить в командировку без заявления от них:
- сотрудники, которые имеют на иждивении детей инвалидов или детей до 3х лет;
- сотрудники, которые имеют на иждивении родителей или других родственников;
- сотрудники, которые в одиночку воспитывают детей в возрасте до 5 лет.
Также следует привести список сотрудников, которых запрещено отправлять в командировку:
- сотрудники до 18 лет;
- женщины беременные;
- сотрудники, работающие по ученическому договору;
- сотрудники, работающие по гражданско-правовому договору.
С сотрудников, которые не попадают в этот список, заявление на командировку не запрашивают.
Не следует путать заявление на командировку с заявлением на командировочные расходы.
Последнее составляется при желании получить аванс на расходы, связанные с поездкой. После его написания бухгалтерия выдает деньги. По прибытии сотрудник обязан отчитаться о произведенных тратах, предоставив подтверждающие расходные документы.
К заявлениям на командировку условно относят все заявления, которые были составлены в ее период: возврат раньше срока, возврат из заработной платы не потраченных средств и т.д.
Поездка за счет принимающей стороны
Согласно ТК РФ все командировочные расходы сотрудника подлежат возмещению.
Они складываются из затрат к месту проведения командировки, проживание, питание и расходы связанные с командировкой.
Возмещать произведенные затраты может как отправляющая в командировку организация, так и принимающая.
Перед отправлением сотрудника обе стороны должны заключить соглашение в письменной форме. В нем указывается, кто из организаций производит оплату и каких командировочных расходов.
При составлении приказа на командировку сотрудника указывается, что оплата командировочных расходов производит принимающая сторона.
Оплата будет произведена только после предоставления документов, подтверждающих расходы.
При составлением приказа на командировку сотрудник должен написать заявление. В документе должно быть указано, что сотрудник просит направить его в командировку за счет принимающей стороны.
Поездка на личном транспорте
При выборе транспорта для следования к месту назначения командировки нет строгих рамок, указанных в ТК РФ или НК РФ.
Необходимо согласовать этот вопрос с руководителем предприятия. Это может быть ж/д, автобус, авиа или автомобиль. Директор выберет наиболее финансово выгодный или удобный.
При передвижении к командировке на личном автотранспорте расходы на бензин могут быть учтены в составе командировочных расходов.
Для этого сотрудник должен предоставить ПТС, подтверждающий, что именно он владелец автомобиля. Затем написать заявление о желании следовать в командировку на автомобиле.
Бухгалтерия оформляет соответствующий приказ.
Из практики: предприятие оформляет договор, по которому она арендует автомобиль у сотрудника. На его основании работник следует на машине в командировку, а расходы на бензин могут быть приняты для целей налогообложения. По возвращении заполняется путевой лист и к командировочному удостоверению прикрепляются кассовые чеки о заправке.
Как составить заявление на командировку?
Требования к документу
Документ может быть напечатан на компьютере или написан от руки. В первом варианте дата и подпись должна быть проставлена вручную заявителем.
Форма и текст
Форма состоит из шапки, текста и заключения:
- В шапке указывается на кого и от кого составлено заявление.
- В тексте прописывается сам текст.
- В заключении ставится дата составления и подпись сотрудника.
Как заполняется заявление:
- В строке «кому» указывается должность (руководитель, генеральный директор), фамилия инициалы и название организации.
- В строке «от кого» указывается должность и фамилия, инициалы сотрудника.
- В теле заявления указывается название «Заявление на командировку» и далее идет текст. Пример заявления приведен далее.
- После текста заявления ставится дата и подпись сотрудника, отправляемого в командировку. В скобках указывается фамилия, инициалы.
Дата
В командировочном удостоверении ставится дата убытия сотрудника на транспорте. Заявление на командировку пишется за несколько дней до поездки.
Приказ оформляется только после принятия и регистрации заявления.
Пример (образец) документа:
Примерный текст заявления
Как написать заявление на командировочные расходы?
Заявление составляется для получения денежных средств на командировочные расходы.
Требования к документу
Составляется сотрудником, отправляющимся в командировку.
После написания обязательно должна стоять резолюция руководителя или иного уполномоченного на это лица. Без подписи директора, бухгалтерия не сможет выдать денежные средства на командировку.
Форма и текст
По форме документ состоит из 3х частей: шапка, текст, подпись:
- Шапка – располагается в правом верхнем углу. В ней указывается на кого составляется заявление. Должность (руководитель, начальник отдела, директор) и название организации. Следующей строкой указывается от кого (должность и фамилия).
- Текст – название и изложение просьбы. В тексте указывается просьба выдать денежные средства авансом на расходы по командировке. Обязательно указать количество дней нахождения вне рабочего места и на какие цели необходимы деньги.
- Заключение – дата, подпись, фамилия сотрудника. При распечатывании заявления с компьютера дата и подпись ставятся вручную.
Даты
Заявка на командировку составляется за несколько дней до командировки.
При составлении в день поездки сотрудник не успеет получить авансовые средства.
Пример (образец):
Заявление на командировочные расходы
Таким образом, при направлении сотрудника в командировку из определенной категории лиц необходимо получить от него заявление. В нем он указывает, что согласен отправиться в поездку и ознакомлен с возможностью отказа.
При одобрении заявления на командировочные расходы руководителем бухгалтерия перечисляет запрошенную сумму. После прибытия из командировки необходимо документально отчитаться о совершенных расходах.