В понятие «командировочные» входит определенный вид расходов, в которые включена и компенсация найма жилого помещения. Допустимые нормы, условия и перечень сопровождающих документов регламентированы в законодательных актах Правительства и письмах Минфина Российской Федерации.
Что говорит закон?
Трудовой кодекс РФ гласит, что в производственную деятельность командировочного входят следующие обязанности:
- своевременное прибытие на место назначения;
- результативное выполнение командировочного задания;
- отъезд в назначенное время;
- предоставление авансового отчета по возвращению на постоянное место работы.
Нормативная база
Еще совсем недавно гостиничные счета относились к документам строгой отчетности.
Оформленные бланки по форме № 3-Г однозначно подтверждали оказание услуг по предоставлению жилых помещений в установленный период.
В настоящее время согласно Постановлению Правительства России № 359 от 06.05.2008 г. предприятия гостиничного сервиса вправе индивидуально разрабатывать формы документов, фактически подтверждающие проживание гостей.
Постановление Правительства РФ от 06.05.2008 N 359
В Положение о командировках предприятия включают следующие вопросы:
- последовательность процедуры, возмещающей расходы по командировке;
- границы размеров компенсирования затрат;
- регламент, определяющий функции сотрудника и администрации фирмы;
- перечень документов, прилагаемых к авансовому отчету по командировке;
- нормы командировочных затрат, которые разрешены на предприятии.
Где можно останавливаться?
Командированным сотрудникам предоставляется несколько вариантов размещения для проживания:
- гостиничный номер;
- служебные квартиры;
- самостоятельная аренда комнаты;
- проживание у родственников.
Выбор места расположения зависит от объективных и субъективных причин и носит чисто индивидуальный характер.
Гостиничный номер
Занимая необходимый номер, командировочные вправе пользоваться всем спектром бытовых и коммунальных услуг, предлагаемых сервисом отеля.
Служебные квартиры
Наличие жилой площади, числящейся на балансе организаций, которые вынуждены постоянно приглашать специалистов со стороны, экономически обосновано.
Кроме того, командированным сотрудникам (например, преподавателям высших учебных заведений) гораздо комфортнее и удобнее существовать в жилищных условиях, максимально приближенным к домашним.
Если принимающая сторона располагает служебными или арендованными квартирами, то вопрос проживания в гостинице не возникает.
У родственников
Многие командировочные предпочитают останавливаться у родных и близких.
В этом случае, положительно решаются два вопроса:
- оптимальное решение бытовых проблем,
- близкое общение с родственниками, с которыми не очень часто встречаются.
Какие документы потребует работодатель?
Экономические службы предприятий ведут детальный учет командировочных расходов.
Сотрудник, вернувшийся из поездки, обязан в трехдневный срок оформить авансовый отчет, приложить все имеющиеся чеки и квитанции, подтверждающие произведенные расходы, а затем весь комплект документов сдать в бухгалтерию предприятия.
Администрация отеля выдает оформленный документ, подтверждающий проживание в гостиничном номере.
Бланк счет-расписки разработан в каждой гостинице индивидуально и обязательно включает следующие реквизиты:
- уставные и банковские реквизиты отеля;
- паспортные данные проживающего;
- размер оплаты за номер, с выделением налога НДС;
- срок пребывания;
- печать и подпись руководителя гостиницы.
Факт оплаты гостиницы подтверждается кассовым чеком или приходным кассовым ордером.
Оплата за временное проживание в служебных или арендованных квартирах обычно осуществляется безналичным способом, основываясь на данных заключенного договора на предоставление жилья.
С разрешения работодателя сотрудник может самостоятельно заключить договор найма жилого помещения непосредственно с собственником — физическим лицом.
Договор аренды жилой площади и расписка в получении оплаты документально подтвердят факт найма места проживания на время командировки.
В общем виде документы для оформления представлены в таблице:
| Способ проживания | Подтверждающий документ | Вид оплаты |
| Номер в гостинице | Счет, кассовый чек или приходный кассовый ордер | Наличный или безналичный расчет |
| Служебное жилое помещение | Счет, договор на предоставление помещения | Безналичный расчет |
| Комната в аренду от физ.лица | Договор аренды, расписка | Наличный расчет |
| Проживание у родственников | отсутствует | отсутствует |
В Налоговом Кодексе РФ не уточняется перечень документов, которые должны подтверждать командировочные расходы.
И если документ составлен согласно правилам бухгалтерского учета, налоговые органы обязаны принимать их во внимание.
Оплата проживания в командировке в 2020 году
Как считать?
Согласно счета на оплату гостиничного номера, расходы по найму жилого помещения принимаются к возмещению полностью.
В Налоговом Кодексе не содержится ограничений по оплате расходов на проживание.
Нормы, условия, лимиты
При проверке налоговые органы могут заинтересоваться расходами на компенсирование стоимости гостиничного номера особой комфортабельности.
Чтобы подобных спорных вопросов не возникало, необходимо в Положении о командировке отдельно прописать какими условиями в гостинице могут пользоваться:
- простые сотрудники;
- административно-управленческий персонал предприятия.
Счета за командировочные расходы на жилье рядовых сотрудников, выписанные на сумму сверх положенной нормы, согласно Положению о командировках на предприятии, принимаются к бухгалтерскому учету в полном размере.
В налоговом учете отражаются расходы в пределах нормы.
Пример:
Маркетолог В.И.Иванов был направлен в командировку сроком на три дня, целью которой было заключение договора поставки производственного оборудования. К авансовому отчету по командировке Иванов В.И. приложил документы на оплату гостиничного номера «Люкс» в размере 5600 руб. в сутки. При этом, согласно Положению о командировках, штатные сотрудники среднего звена могут проживать в отелях, стоимость которых не должна превышать 3500 руб. в сутки.
После утверждения авансового отчета сотруднику была возмещена стоимость проживания в размере 16 800 руб.: 5 600 руб/сут.* 3 дня = 16 800 руб.
Кроме того, был начислен НДФЛ и страховые взносы с суммы превышения:
- 3 500 руб/сут * 3 дня = 10500 руб. — максимально разрешенный размер расходов на проживание;
- 16 800 – 10500 = 6 300 руб. — налогооблагаемая база для расчета НДФЛ и страховых взносов;
- 6 300 * 13% = 819 руб. — начислен НДФЛ;
- 6 300 * 22% = 1 386 руб. — страховые взносы ПФР;
- 6 300 * 5,1% = 321,30 руб. — страховые взносы ФФОМС;
- 6 300 * 2,9 % = 182,70 руб. — страховые взносы ФСС;
- 6 300 * 0,7 % = 44,10 руб. — страховые взносы от несчастных случаев на производстве.
Налоговый учет
Бухгалтерский учет характеризует командировочные затраты как от обычных видов деятельности.
Налоговый учет относит их в группу прочих расходов, при этом они должны быть экономически обоснованными.
Принятые к учету «квартирные» снижают налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль.
НДС, указанный отдельной строкой в гостиничном счете, правомерно принимается к вычету при расчете налога.
Если есть подтверждающие документы
Если к авансовому отчету приложен весь комплект документов, подтверждающих правомерность проживания, командировочные компенсируются в полном размере без каких-либо ограничений.
Компенсация без подтверждающих документов
Утерянный гостиничный счет не может быть приложен к авансовому отчету по командировке.
Специалисты экономических служб должны подробно ответить на вопрос работника: «Как оплатить без документов?».
Без квитанции организация вправе произвести возмещение проживания командированному сотруднику за счет чистой прибыли, остающейся в распоряжении предприятия. Но уменьшить налогооблагаемую базу при расчете налога на прибыль на величину компенсируемых сумм без подтверждения проживания фирма не в праве.
Кроме того, на сумму компенсации необходимо начислить НДФЛ и страховые взносы.
Нюансы расчетов в бюджетной организации
Учреждения бюджетного направления, в основном, имеют некоммерческий характер производственной деятельности и финансируются из бюджетов различного уровня.
Поэтому в приказе на предстоящую командировку сотрудника в бюджетном учреждении, необходимо отметить источник финансирования поездки. В остальном контроль оплаты проживания в командировке в бюджетной организации не отличается от постановки учета в коммерческих фирмах.
В Налоговом Кодексе РФ не отражены границы возмещения командировочных расходов по найму жилого помещения.
Поэтому данная группа затрат, необходимая для улучшения условий проживания командированных сотрудников, полностью компенсируется организацией.