Чтобы максимально повысить рентабельность компании руководители больше времени стали уделять вопросу эффективного использования рабочего времени штатными сотрудниками.
Умение планировать рабочий день является важным навыком, который высоко ценят директора коммерческих и государственных предприятий.
Что это такое?
Самофотография рабочего времени проводится работниками самостоятельно.
Она представляет собой процесс регистрации потерь рабочего времени, а также выявление вызывающих их причин.
По сути, каждый работник, которому поручено выполнить эту процедуру, делает фото своего рабочего дня, после чего вносит полученные данные в специальные бланки.
С какой целью проводится?
Благодаря самофотографии руководителям компаний удается систематизировать все потери рабочего времени.
В процессе проведения данных мероприятий составляется карта самофотографии (сводная), в которой отдельно учитываются временные потери (по видам), указывается их удельный вес и величина во всем временном промежутке, который использовался для наблюдения.
Полученные результаты самофотографии анализируются (при этом учитываются предложения работников по оптимизации простоев).
На основании полученных данных разрабатываются мероприятия технического и организационного характера, позволяющие устранить потери рабочего времени.
Достоинства и недостатки
Самофотография представляет собой процедуру, которую целесообразней всего проводить в начальной стадии работы организации, в разрезе небольших групп рабочих, участков, отделов и узкопрофильных специалистов.
Штатные сотрудники фирмы, прошедшие инструктаж, смогут самостоятельно провести весь спектр необходимых мероприятий. В качестве достоинств этого метода учета неэффективного использования рабочего времени, можно отметить нетрудоемкость и возможность применения компьютерной техники для обработки результатов.
К недостаткам самофотографии можно причислить следующее:
- отсутствие возможности с максимальной точностью провести фиксацию потерь рабочего времени;
- ограниченность перечня элементов;
- сложности при группировании затрат рабочего времени и т. д.
Виды
Самофотография, которая применяется как на государственных, так и на частных предприятиях, может быть двух типов:
- С перечнем затрат рабочего времени или элементов труда. Этот вариант самофотографии целесообразней всего применять на крупных предприятиях, в масштабе цехов и отделов. Предварительно специалисту, который будет проводить эти мероприятия нужно изучить условия труда.
- Без перечня элементов труда или затрат рабочего времени. Этот вид самофотографии целесообразней всего применять на этапе изучения работы компании и организации труда ее штатных сотрудников. Метод позволяет в полной мере отразить трудозатраты рабочего коллектива. Его главным недостатком является отсутствие возможности сгруппировать затраты рабочего времени, так как в процессе проведения работ фиксируются далеко не все потери.
Как выполняется самофотография рабочего времени?
Самофотография проводится работником компании, во время которой он фиксирует все свои действия.
Полученные сведения (их перечень определяет руководитель) он отражает их в соответствующем отчете (образцы заполнения самофотографических отчетов приведены ниже).
Как правило, работники фиксируют следующие действия:
| Последовательно описывают каждую производственную процедуру, если работодатель желает оценить организацию рабочего дня | Сотрудник фиксирует выполняемые действия в течение рабочего дня |
| Указывают потери, которые могут отразиться на эффективности работы в течение смены | Обычно фиксируются временные потери |
| Описывают временные затраты | В разрезе конкретного вида работ |
Общие правила
Существуют общепринятые правила проведения самофотографии (они не закреплены на законодательном уровне), которые нужно учитывать рабочим, планирующим провести такую процедуру.
Сотрудникам компании руководство поручает провести исследования, результаты которых должны ними отражаться в специальных таблицах (форма разрабатывается каждым предприятием индивидуально).
Главным условием, которое должны соблюдать все работники, выполняющие самофотографию, является хронологическая фиксация всех производимых действий.
В соответствующем документе они должны фиксировать точное время того или иного рабочего процесса, в котором они принимают непосредственное участие.
При подготовке к проведению самофотографии работники должны учесть несколько нюансов:
- подготовить соответствующие бланки;
- выбрать, каким способом они будут фиксировать затраты рабочего времени или элементы труда;
- пройти инструктаж у старшего по цеху или отделу сотрудника.
Методы
Работники могут задействовать при проведении самофотографии один из двух методов фиксации работы или вынужденных простоев:
- Графический. Продолжительность того или иного рабочего процесса, а также простоя, фиксируется в виде прямой линии, которая отражается на специальной временной сетке.
- По текущему времени. Фиксируется время окончания каждого перерыва или простоя.
Специалисты настоятельно рекомендуют проводить самофотографию рабочего времени на протяжении 10-15 дней. Работники при этом должны охватывать все типовые рабочие процессы, так и учитывать действия, которые выполняются с регулярной периодичностью.
Результаты и их интерпретация
Результаты проведенной самофотографии, как правило, используются руководителями организаций для оптимизации простоев.
При помощи полученных данных им удается:
- максимально повышать производительность трудового коллектива;
- бороться с нерациональным использованием рабочего времени;
- устанавливать точные причины невыполнения трудовых нормативов;
- выявлять виновников срыва плана и невыполнения производственных заданий;
- нормировать рабочее время (на отдых, обеденный перерыв, техническое обслуживание и уборку рабочего места);
- определять загруженность смены и т. д.
Проводимая на государственных и частных предприятиях самофотография позволит изучать структуру потерь рабочего времени.
Руководители смогут разрабатывать мероприятия, которые помогут выявлять и наказывать конкретных виновников простоев (без этой процедуры ответственность несла вся смена). Благодаря этому срывы производственных планов перестанут отражаться на зарплате хорошо работающих сотрудников.
Примеры
Чтобы понять, что собой представляет процедура самофотографии, следует рассмотреть несколько практических примеров.
Они отличаются между собой по некоторым параметрам, которые напрямую зависят от должности работника и его профессионального круга обязанностей.
Для экономиста
Задача экономиста заключается в подготовке производственных проектов и хозяйственных планов по всем осуществляемым компанией видам деятельности.
Самофотография рабочего времени этого специалиста будет выглядеть приблизительно так:
Самофотография для экономиста
Для бухгалтера
Самофотография для бухгалтера, у которого рабочий день установлен во временном промежутке с 9 до 18 часов, выглядит приблизительно так (перерыв на обед начинается в 13 часов и заканчивается в 14 часов):
Самофотография для бухгалтера
Для руководителя
Руководители частных компаний, как правило, не делают самофотографию рабочего времени, так как являются единовластными хозяевами и по своему усмотрению руководят бизнесом.
Для начальников младшего звена (мастеров, начальников отделов кадров и т. д.) самофотография будет выглядеть примерно так:
Заключение
Каждый руководитель недавно открытого предприятия стремится правильно и максимально эффективно организовать работу трудового коллектива.
Используя метод самофотографии, дирекция может получить представление о загруженности тех или иных категорий рабочих.
Полученные сведения позволят провести корректировку некоторых моментов, благодаря чему существенно увеличится продуктивность трудового коллектива.