Иногда сотрудник желает оформить отпуск в командировке: в период или сразу после выполнения поручений (в той же местности).
Тогда у кадровика возникает много вопросов: законны ли такие действия, как все грамотно оформить и что нужно учесть.
Давайте разберем все по порядку.
Нормативные документы:
- ТК РФ, статьи: 128, 168, 91, 192, 236;
- ГК РФ: ст. 1101;
- НК РФ, статьи: 217, п.7 ст. 171, 226;
- Федеральный закон о страховых взносах №212;
- Постановление Правительства РФ №749;
- Письма Минтруда и Минфина: № 14-2-291, № 03-03-06/1/456, № 03-04-06/6-221, № 03-03-06/1/545, № 03-04-06/6-111.
Ознакомиться с текстом документов можно тут:
Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749
Федеральный закон от 24.07.2009 N 212-ФЗ
Письмо Минтруда России от 14.02.2013 г. № 14-2-291
Письмо Минфина от 3 сентября 2012 г. N 03-03-06-1-456
Что говорит закон?
Трудовой кодекс не запрещает оформлять отпуск за свой счет во время или после командировки.
На основании ТК РФ обязательно предоставляется отдых:
| Категория граждан | Максимальная продолжительность,дней |
| участники Великой Отечественной войны | 35 |
| работающие пенсионеры | 14 |
| инвалиды, занимающиеся трудовой деятельностью | 60 |
| супруги или родители военнослужащих, работников противопожарной службы, уголовно-исполнительной системы и т. п. | 14 |
| лица, у которых произошел предусмотренный ТК РФ или коллективным договором случай: рождение ребенка, смерть родственника, регистрация брака. | 5 |
Если сотрудник не относится к перечисленным категориям, организация может отказать в просьбе.
Отпуск после рабочей поездки
Когда служащий планирует отправиться в командировку с последующим отпуском (в той же местности), он должен заранее обратиться с письменным заявлением. Обязательно наличие подписи.
Какие документы требуются для оформления:
- Служебное задание. Издает и подписывает начальник структурного подразделения. Вторую часть заполняет сотрудник по возвращении. Используется форма №Т-10а или шаблон, установленный организацией.
- Заявление от сотрудника о переносе основного отпуска. На его основании можно изменить дату, утвержденную в графике. В документе обязательно указывается: причина переноса отпуска, количество дней, на которое служащий планирует задержаться.
- Приказ о предоставлении отпуска. На практике используется установленная форма или собственный шаблон организации. Документ содержит: вид и длительность отдыха; период работы, за который он предоставляется; дата начала и окончания; подпись руководителя и сотрудника. В случае продления отпуска не нужно издавать новый приказ, достаточно внести корректировки в соответствующие разделы документа.
- Табель учета рабочего времени. Период нахождения подчиненного в командировке отмечается буквенным кодом «К» или цифрой «06». На основании письма Министерства труда, количество фактически отработанных часов не указывается, поэтому ячейка остается пустой или ставится «0».
- Личная карточка. Содержит все периоды отпуска, использованные сотрудником, помогает точно вести учет. Заполняется по унифицированной форме №2, но предприятие имеет право пользоваться собственным шаблоном.
Примеры и бланки указанных документов представлены ниже:
Личная карточка работника (форма Т-2)
Заявление о переносе отпуска 
Приказ на отпуск
Расходы
Если сотруднику оформлен отпуск сразу после командировки, многие предприятия не считают нужным компенсировать расходы на проезд.
На основании ТК РФ, такие действия неправомерны.
Оплата положена даже в случае длительной задержки.
Налогообложение
Требования Минфина:
Согласно НК РФ, стоимость билета на проезд от места командировки до постоянной работы не подлежит оплате НДФЛ, если сотрудник остался только на выходные.
Если он возвращается значительно позже даты, установленной в приказе или командировочном удостоверении, надо удерживать подоходный налог.
В случае признания стоимости билета доходом сотрудника начисляются страховые взносы и налог на прибыль.
Суммы, относящиеся к командировочным расходам, подлежат вычету по НДС. Не облагаются страховыми взносами безвозмездные передачи (до 4000 руб. в год), оформленные договором дарения.
Пример:
Менеджер фирмы ООО «Кристалл» Н.И. Куликова находилась в командировке с 14 по 24 июня 2020 г. в г. Красноярск.
По окончании работ, с согласия руководства задержалась для проведения оплачиваемого отпуска на:
- 2 дня (выходные, 25-26 июня);
- 20 дней (с 25 июня до 15 августа).
Вернувшись, Надежда Ивановна предоставила авансовый отчет. Стоимость билета в оба конца составила 10 000 руб (без НДС). Нужно ли удерживать НДФЛ и в каком размере?
Решение:
- Поскольку сотрудница задерживается на небольшой срок в выходные дни, организация должна возместить затраты на проезд. Сумма не облагается НДФЛ, так как сотрудница не получает экономической выгоды. ООО «Кристалл» возмещает Н.И. Куликовой документально подтвержденные расходы на командировку, в том числе 10 000 руб. за билеты.
- Так как время отсутствия сильно превышает срок, установленный в приказе, компенсация будет признана доходом (письма Минфина). Следовательно, организация удерживает НДФЛ. В 2020 году ставка не изменилась и равна 13%:
5000 х 13% = 650 руб.
ООО «Кристалл» выплачивает Надежде Ивановне компенсацию в размере: 5000 + (5000-650) = 9350 руб.
Мнение Арбитражного суда:
Инстанция считает, что компенсация проезда не может признаваться доходом сотрудника, поэтому сумма не облагается НДФЛ. Причины и длительность задержки не имеют значения. Возникает явное противоречие в законодательстве.
К какому мнению прислушиваться: Минфина или Арбитражного суда?
Практика показывает, что позицию не удерживать НДФЛ с сотрудника, оформившего отпуск сразу после командировки, приходится отстаивать в суде.
По мнению экспертов, письмо Минфина носит рекомендательный характер, поэтому кадровик оплачивает подоходный налог.
Но некоторые организации идут на маленькую хитрость:
- Договаривариваются со служащим о том, чтобы отдых являлся частью командировки. Производится оплата суточных.
- По возвращении сотрудник берет отпуск за свой счет, а фактически приходит на работу и выполняет обязанности.
- В дальнейшем деньги возвращаются фирме под законным предлогом (например, сокращение премии).
Когда сдавать отчетность?
Согласно Постановлению Правительства, срок подачи авансового отчета определяется в рабочих днях. Не обязательно отправлять документы по почте, передавать через других лиц и т. д.
Заполнением можно заняться сразу после выхода из отпуска.
Сроки предоставления — в течение трех дней с момента:
- возвращения из командировки;
- выхода из отпуска.
Работник должен подать заявление с просьбой компенсировать командировочные затраты.
При составлении авансового отчета обычно не возникает трудностей. В нем четко прописаны графы, которые необходимо заполнить. Обязательно прилагаются документы, подтверждающие целевые затраты.
Предлагаем вам скачать пустой бланк авансового отчета:
Возможен ли отпуск во время командировки?
Оформление основывается на рассмотренном выше алгоритме.
Чтобы взять отпуск за свой счет во время командировки, работник составляет заявление с подписью и указанием причины.
Руководитель оценивает:
- насколько она уважительная;
- возможно ли отложить до окончания выполнения поручений;
- имеет ли сотрудник право взять дополнительный отдых.
При положительном решении документ подписывается и издается приказ о предоставлении отпуска за свой счет.
В табеле проставляются следующие отметки:
- «К» или «06» — дни нахождения сотрудника в командировке;
- «ДО» или «16» — дни отпуска без сохранения зарплаты, предоставленные по разрешению руководителя.
Поскольку во время отдыха сотрудник не выполняет служебных поручений, работодатель не обязан компенсировать расходы за этот период.
Излишне выплаченные суммы удерживаются.
Согласно Трудовому кодексу, срок командировки не продлевается и определен приказом.
Теперь вы знаете, как оформить отпуск во время и после командировки. Работодателю рекомендуется заранее договариваться с подчиненными о том, планируют ли они задержаться после выполнения служебных обязанностей. Так гораздо проще избежать многих ошибок.