При направлении сотрудника в командировку у работников бухгалтерии предприятия возникает вопрос – как правильно отметить в табеле учета рабочего времени те дни, которые были проведены сотрудником в командировке?
Существует несколько обстоятельств, при которых пометки в документе будут различаться. Рассмотрим все возникающие вопросы и нюансы более подробно.
Слово закона
Табель учета рабочего времени – это необходимый документ, который должен быть в любой организации.
Он необходим для документального подтверждения дней, в которые сотрудник тем или иным образом осуществлял трудовую деятельность. В случае возникновения споров данный документ расценивается как доказательство присутствия или отсутствия сотрудника на рабочем месте.
Табель может быть использован для контроля проверяющих органов за производимой трудовой деятельностью на предприятии.
За отсутствие документа работодателя могут привлечь к ответственности.
Нормативная база
На работодателя возложена обязанность по ведению учета времени, которое отработали сотрудники, закрепленная в части 4 статьи 91 Трудового кодекса РФ.
Табель должен заполняться по формам № Т-12 и Т-13.
Поскольку табель является первичным учетным документом, в нем должны содержаться сведения, предусмотренные пунктом 2 статьи 9 Федерального закона № 402 “О бухгалтерском учете”.
Федеральный закон от 06.12.2011 N 402-ФЗ
Табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12)
Общие правила заполнения документа
Существуют основные правила, по которым должно производиться заполнение табеля.
Рассмотрим их более подробно:
- Требуется заполнять в течение расчетного периода.
- В конце периода нужно указывать часы, которые отработал сотрудник, и результаты по первой и второй половине месяца.
- Явки и неявки должны быть зафиксированы при помощи способа сплошной регистрации или посредством метода регистрации отклонений.
- В верхней строке необходимо проставлять обозначение (к примеру, явка на работу, выходной день и др.).
- В нижней строке ставится количество часов.
Командировка в табеле учета рабочего времени
Существуют определенные правила, по которым проставляются дни в табеле, проведенные сотрудником в командировке.
Рассмотрим все возникающие вопросы и нюансы более подробно.
Обозначение
Итак, как в табеле отметить командировку и какое обозначение для этого можно применить?
При проставлении в табеле командировочных дней не следует ставить часы.
Согласно статье 167 Трудового кодекса РФ за работником на все время поездки сохраняется средний заработок. Таким образом, отпадает необходимость учитывать часы, в которые сотрудник осуществляет трудовую деятельность в командировке.
Общепринятое обозначение для дней, которые сотрудник проводит в командировке – “К”.
Как считается — рабочим днем или неявкой?
Командировка – это поездка сотрудника для исполнения служебного поручения не по месту постоянной трудовой деятельности.
Таким образом, во время поездки сотрудник выполняет отдельное служебное задание, а не трудовую функцию, которая закреплена в договоре. Время, проведенное в командировке, не является рабочим по смыслу положений статьи 91 Трудового кодекса РФ.
Однако и неявкой данное время считать также нельзя согласно нормам статьи 166 Трудового кодекса РФ.
Соответственно, командировку необходимо выделять в отдельную категорию дней с соответствующим отражением в первичной документации – табеле учета рабочего времени.
Как правильно отобразить?
Существует несколько обстоятельств, при которых отметки в табеле о командировке будут отличаться.
Рассмотрим основные ситуации, с которыми могут встретиться сотрудники бухгалтерии предприятия при простановке буквенных или численных значений в табеле.
Если поездка выпала на выходной
Довольно-таки часто встречаются ситуации, когда служебная поездка выпадает на выходные дни.
Возникает резонный вопрос – как отмечать такие командировочные в табеле учета рабочего времени – как обычные выходные или как дни, проведенные в командировке?
Рассмотрим несколько ситуаций, которые могут возникнуть:
- Сотрудник находился в командировке в выходной, но не осуществлял трудовую деятельность. В этом случае необходимо проставлять код “В”.
- Работник осуществлял трудовую деятельность в выходной, находясь в служебной поездке. Данный аспект необходимо отразить в табеле буквенным кодом “РВ”.
Если работник вышел на работу в последний день командировки
Последний день служебной поездки – это дата прибытия транспортного средства к месту осуществления постоянной трудовой деятельности.
Рассмотрим варианты, которые могут быть:
- Если транспорт приезжает к месту работы до 24 часов текущих суток, днем приезда будет считаться этот же день. Следующий день будет обычным выходным или рабочим днем в зависимости от графика сотрудника. Пример: работника доставили в 21:25 18 мая 2020 года. Таким образом, 18 мая будет являться последним командировочным днем.
- Если транспортное средство приезжает после 24 часов, днем приезда будут считаться последующие сутки. Пример: работника доставили в 6:50 20 мая 2020 года. 20 мая будет являться последним командировочным днем.
Обязать сотрудника выйти на работу в последний день командировки нельзя. Он может это сделать только по собственному желанию.
Рассмотрим ситуации:
- Сотрудник не выходит на рабочее место в последний командировочный день. В таком случае, за этот день в табеле проставляется код “К”.
- Сотрудник выходит на рабочее место в такой день. Действующие нормативно-правовые акты не регламентируют, какие значения проставлять в табеле и как оплачивать работнику такой день. Двойная оплата не допускается. Следовательно, руководителям организации необходимо закрепить в локальных актах возможность оплачивать работнику и средний заработок, и заработную плату за отработанное время в этих условиях. В противном случае сотрудник может претендовать только на сохранение средней зарплаты или только на выплату денежных средств за отработанные часы в последний день командировки.
Если сотрудник уехал в поездку, находясь на больничном
Действующее законодательство не допускает возможности одновременной выплаты и заработной платы, и государственного пособия по нетрудоспособности.
Допустить работника к командировке в данной ситуации можно только с его письменного согласия.
Таким образом:
- сотрудник не может уехать в командировку, находясь на больничном, по инициативе работодателя;
- по личной инициативе работник теряет компенсационную выплату, положенную ему из-за нетрудоспособности, а в табеле проставляется код “К” (как за обычный день в командировке).
Если работник оформил больничный во время выполнения задания
Периоды временной нетрудоспособности, наступившие уже во время командировки, отмечаются сразу двумя кодами через дробь – “К/Б”.
Если в ее период была сверхурочная работа
Если сотрудник осуществлял сверхурочную трудовую деятельность, в табеле во время служебной командировки проставляется код “К/С” с указанием числа сверхурочных часов.
Образец заполнения (пример)
Рассмотрим пример, как заполнить табель во время сверхурочной работы в командировке:
| Порядковый номер | ФИО сотрудника, должность табельный номер | Отметки о явках и неявках | |
| 4 | 5 | ||
| 15 | Алиева Светлана Геннадьевна, коммерческий директор, 154 | К/С | К/С |
| 2 | 2 |
Как видно из примера, 4 и 5 числа месяца Алиева С.Г. находилась в служебной поездке и “переработала” в общей сложности 4 часа.
Как закрывать документ?
Закрывать табель следует после окончания расчетного периода с работниками предприятия. Таковым в большинстве организаций считается последний день месяца.
По общим правилам, закрыть табель можно в последний день расчетного периода.
Если осуществить закрытие ранее и проставить отметки в табеле в соответствии с производственным календарем, может оказаться, что какой-либо работник заболеет или возьмет неоплачиваемый отпуск.
В такой ситуации удерживать излишне уплаченную заработную плату придется из начислений следующего расчетного периода (согласно части 2 статьи 137 Трудового кодекса РФ).
Сотрудникам бухгалтерии предприятия необходимо правильно заполнять табель учета рабочего времени для работников, находящихся в командировке. Это позволит произвести корректные начисления, а также избежать возможных проблем со стороны контролирующих органов.