В ежедневной суете сложно предугадать, какие неприятные моменты могу подстерегать любого из нас. Утрата документа, подтверждающего рабочий стаж – одна из таких неприятностей.
Утеря по неосторожности, в случае испорченности документа, вследствие пожара или массового повреждения – основания для восстановления трудовой.
Возможные основания
Восстановление трудовой книжки может понадобиться по ряду причин — это может быть утеря работником или работодателем, порча или повреждение документов из-за чрезвычайных ситуаций, а также ряд других причин.
Перед началом процесса необходимо выяснить, по чьей вине документ был испорчен или утерян:
- По вине нанимателя. Если трудовая находится в организации, значит, ответственность за ее хранение несет руководитель. В этом случае восстановление производит именно наниматель.
- По вине гражданина. В ситуации, если человек не работает официально, то трудовая книжка должна храниться у него. И в случае утери, он восстанавливает данные самостоятельно.
В каких случаях выдается дубликат?
- Утеря документа, подтверждающего стаж и вкладыша к нему.
- Вследствие времени или небрежного обращения трудовой документ пришел в негодность.
- Записи, сделанные в документе, признаны недействительными.
- Работник был ранее привлечен к уголовной ответственности, но впоследствии оправдан.
- Трудовая книжка утеряна по причинам, неподвластным человеку, т.е природные катаклизмы, катастрофы, военные действия и т.д.
Как восстановить трудовую книжку?
Наличие трудовой книжки – обязательное условие при официальном трудоустройстве.
Если у работника отсутствует этот документ по причине утери, наниматель обязан выдать новый, который не будет являться дубликатом.
С 1997 г. Пенсионный фонд ведет учет трудового стажа каждого гражданина, поэтому восстановление трудовой книжки необязательно, особенно для тех, у кого небольшой срок деятельности на различных предприятиях.
План действий
Примерный план таков:
- Определить виновного в утере или порче.
- Написать заявление последнему нанимателю, в обязанности которого входит в течение 15 дней выдать просителю дубликат. Если гражданин сам потерял документ о стаже, он и занимается восстановлением информации, а работодатель может добровольно оказывать ему содействие. Если же виновен наниматель, то оказывать содействие – его обязанность.
- Если предприятие закрылось, необходимо обратиться в Пенсионный фонд РФ, направить письмо с просьбой о восстановлении в госархив или написать заявление в суд.
После обращения в Пенсионный фонд, в течение 10 дней после получения запроса, гражданин получает справку обо всех местах и периодах работы.
Документ предоставляется бесплатно. В связи с тем, что персонифицированный учет введен недавно, то в Пенсионном фонде может содержаться неполная информация о трудовой деятельности человека.
Обращение в госархив по месту регистрации бывших работодателей – надежный, но трудоемкий способ. Заявитель получит справку с информацией о трудовом стаже.
Обращение в суд — самый верный способ восстановить информацию о трудовом стаже.
Суд направляет запросы в организации, где раньше работал гражданин, и получает ответы, на основании которых видна полная картина о сроках и местах трудовой деятельности.
Можно ли восстановить трудовую книжку по ксерокопии?
Можно, но ксерокопия должна быть правильно заверенной, т.е на каждой странице должна быть надпись «Копия верна», а также фамилия, подпись должностного лица и печать.
Заверенная подписью и печатью надпись «Работает по настоящее время», должна находиться на последней странице.
Подписывать трудовую книжку имеет право генеральный директор предприятия, главный бухгалтер или начальник отдела кадров.
Как восстановить записи трудовой книжки умершего супруга?
Если в жизни случились печальные обстоятельства и человек скончался, то работодатель обязан оформить факт смерти, выдать все вещи и документы родственникам работника.
Если за документом обращаются несколько человек, то необходимо установить степень родства. Первоочередное право забрать трудовую книжку имеют супруги и дети, потом родители и т.д.
Внести запись об увольнении работника в связи со смертью в трудовую книжку – обязательное условие, при этом причину смерти указывать не нужно.
Если работодатель отказывается выдать документ незамедлительно, то необходимо обратиться в прокуратуру для решения трудового спора.
После получения трудовой умершего работника, родственники пишут расписку о том, что не имеют претензий к бывшему работодателю.
Заполненную расписку прикладывают к личному делу и отправляют в архив.
Если же книжка была утеряна, то для восстановления документа супруге или другому родственнику нужно отправить запрос в Пенсионный фонд о предоставлении информации обо всех сроках и местах трудоустройства мужа или жены.
Ни в коем случае не стоит делать записи в трудовом документе о стаже самостоятельно, для этого необходим ряд навыков и знаний. Возможные ошибки не поддаются исправлению.
В каких случаях процедуру проводит организация?
В случае если трудовой документ пострадал после пожара, наводнения, переезда или злого умысла, руководство компании создает комиссия из представителей исполнительной власти, работодателя и профсоюзной организации.
Представленные работником документы являются основанием для восстановления трудового стажа и выдачи дубликата.
Если трудовые документы утеряны вследствие экологических или техногенных катастроф, пожаров, стихийных бедствий, работодателем производится выдача дубликата.
Специально уполномоченная комиссия изучает предоставленные сотрудником документы: трудовые договоры, справки, профсоюзный билет, расчетную книжку. Если документы отсутствуют, то во внимание принимаются показания двух и более свидетелей, которые могут подтвердить факт совместной работы с работником на производстве.
На основании частично сохранившихся документов и показаний свидетелей комиссией составляется акт, который содержит информацию о периодах работы, должности и продолжительности трудового стажа гражданина.
Бывают особые случаи, когда гражданин Иванов написал заявление с просьбой выдать дубликат в связи с тем, что потеряна трудовая книжка, а, по прошествии времени, утерянный документ был обнаружен.
В такой ситуации выданный документ признается действительным, т.к. его выдача зафиксирована в книге учета трудовых книжек и ему присвоен официальный статус. Трудовая книжка возвращается сотруднику для предъявления в Пенсионный фонд. Последующий стаж работы ведется только по дубликату.
Если гражданин Петров обратился с заявлением выдать ему вместо дубликата новую трудовую книжку, ему необходимо знать, что в нее будут внесены данные, начиная с дня приема на последнее место работы.
Ответственность предприятия
За нарушение хранения, ведения учета, порядка выдачи законодательством предусмотрена административная ответственность:
| Административное нарушение | Ответственность |
| Нарушение законодательства о труде и охране труда |
Штраф:
|
| Нарушение законодательства о труде должностным лицом, которое ранее подвергалось наказанию за аналогичное нарушение прав | Прекращение деятельности от 1 до 3 лет |
Необходимые документы для занесения в дубликат трудовой книжки
- Заверенные подписью и печатями документы с места работы.
- Приказы и копии постановлений о приеме и увольнении с работы.
- Информация о заработной плате.
- Заключение суда, подтверждающее наличие стажа.
Каждый из этих документов должен быть официально заверен.
Какие записи вносятся в выданный дубликат?
- Данные, указывающие на непрерывный или общий трудовой стаж, записанные до нового трудоустройства. Не обязательно уточнять периоды работы на каждом из рабочих мест. Уточняется количество лет, месяцев или дней.
- Имели ли место поощрения.
- Даты приема на работу.
- Наименование предприятия, должность, профессия, специальность, квалификация.
- Данные о переводе на другую должность, если факт имел место.
- Дата, причина, номер приказа об увольнении.
- Название документа, на основании которого сотрудник получил дубликат (объяснительная записка, заявление, решение).
Как правильно хранить трудовые книжки?
Согласно Закону, трудовые книжки сотрудников предприятия сохраняются в металлических шкафах, огневзломостойких сейфах или в специальных помещениях.
Специально для кадровой службы можно приобрести офисный сейф. Они бывают различной вместимости и уровня защиты. Обязательно наличие сертификата на огневзломостойкость. Такой сейф сохранит документы от мошенников и при пожаре.
Для правильного хранения информации, ведется приходно-расходная книга и книга учета движения трудовых и вкладышей.
В случае увольнения, работник обязательно ставит свою подпись в книге учета.
Если сотрудник не забрал трудовую книжку, то она хранится на предприятии до востребования.
Если человек официально не трудоустроен, то трудовая книжка хранится у него дома со всеми важными документами.
При утере трудового документа не следует впадать в панику, необходимо обратиться в соответствующие инстанции и получить всю необходимую информацию о местах и сроках трудоустройства.
Чтобы избежать неприятных моментов связанных с восстановлением трудового документа, снимайте ксерокопию с каждой страницы и заверяйте подписью руководителя и печатью организации.
Храните ксерокопию у себя. Этим вы заметно упростите процедуру восстановления.