В 2020 году в Министерстве труда и социальной защиты продолжается подготовка проекта учета занятости граждан в электронном виде. Планируется разработка специальных баз данных, в которые будет заноситься вся информация о трудовой деятельности жителей страны.
В прессе можно встретить различные точки зрения по возможности перехода на ведение трудовых книжек в электронном виде. Необходима ли реализация такой программы, аргументы «за» и «против», а также трудности с внедрением проекта обсудим в статье.
Что представляет собой документ?
Трудовая книжка является официальным документом, в котором содержится вся информация о сотруднике, история его должностных переходов и мест работы. Образец, правила заполнения и хранения таких бланков регулируются законом.
Бумажная форма трудовой книжки с годами приходит в негодность, может потеряться или даже намеренно быть испорчена самим работником. Поэтому уже несколько лет на государственном уровне рассматривается программа перехода на электронный оборот сведений по трудоустройству граждан.
Документ будет представлять собой файл, хранящийся в общероссийской базе персонифицированного учета.
Электронная трудовая книжка характеризуется следующими особенностями:
- ведение кадровой информации в специализированных базах данных;
- удобная навигация и поиск необходимых сведений по персоналу;
- защищенность данных по трудовой деятельности от потерь или несанкционированного доступа;
- интеграция с государственными службами (Пенсионный фонд, структуры Министерства социального развития).
Например, после окончания института Петров И.И. впервые устроился на работу в организацию ООО «Свет». Сотрудник отдела кадров вводит всю необходимую информацию по молодому специалисту в единую систему учета.
Далее в файл Петрова И.И. последовательно вносятся данные по переходам на другие должности или места работы. Сведения открыты для обработки территориальным отделениям Пенсионного фонда и Управлению социальной защиты населения.
Сходства и различия с бумажным вариантом
Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки не меняется: это главный документ каждого работающего гражданина страны.
Также не будет изменений в содержании основной информации:
Главные различия электронной трудовой книжки с ее бумажным предшественником представим в виде наглядной таблицы.
| Сравнительные характеристики | Электронный вид | Традиционный вид |
| Учет данных | В электронной форме без привязки к физическому носителю | В бумажном варианте |
| Ведение информации | В печатном виде | Рукописным способом |
| Автоматизация процесса | Поддерживается (сканирование, распознавание текста, автозаполнение форм) | Недоступна |
| Интеграция с базами данных других государственных органов | Предусматривается (например, Пенсионным фондом или реестрами управлений социальной защиты населения) | Не поддерживается |
С какой целью его планируют ввести?
Во многих странах трудовые книжки перестали существовать в принципе. Например, в Европе такой инструмент считается устаревшим, его полностью заменили электронные базы данных Пенсионных фондов и рекомендательные письма.
К бумажным трудовым книжкам накопилось достаточно много претензий как со стороны работодателей, так и со стороны сотрудников:
- риск утери или порчи документа, восстановление которого будет проблематичным и длительным по времени;
- случаи с мошенничеством в отношении бланков (их часто подделывают, образцы нелегально продаются в интернете или на улицах);
- затраты организаций на хранение трудовых книжек сотрудников (при большой численности персонала необходимо выделять отдельные стеллажи и хранилища);
- расходы на кадровое делопроизводство (подготовка и заверение копий таких документов, ручное заполнение).
Полная отмена трудовых книжек в стране является радикальным решением, к которому не подготовлены ни организации, ни работники, в то время как введение электронного оборота таких документов служит альтернативным способом, позволяющим решить все проблемы бумажной трудовой книжки.
Аргументы «за» и «против»
Сторонники и противники электронного ведения данных по трудоустройству жителей страны находят все новые плюсы и минусы такой системы.
Среди положительных аспектов отмечают:
- возможность постоянного совершенствования процесса (интеграция с другими системами, автозаполнение форм);
- защита от ошибок или описок, которые часто встречались при заполнении трудовых книжек вручную;
- отсутствие смысла в подделке бланков;
- сведение к минимуму риска потери информации о трудовой деятельности граждан;
- упрощение кадрового делопроизводства;
- защиту от недобросовестных работодателей, которые удерживают трудовую книжку и затягивают ее выдачу при увольнении.
Противники перехода на электронные трудовые книжки выдвигают следующие аргументы:
- высокие затраты государства на разработку, поддержку и защиту от несанкционированного доступа базы данных со сведениями по трудовой деятельности граждан;
- необходимость ввода в систему большого объема информации с бумажных документов;
- риски сбоя программного обеспечения или поражения вирусами;
- невозможность реализации программы в труднодоступных регионах страны, в которых нет доступа в интернет.
Проблемы внедрения проекта-2016
Сроки внедрения электронных трудовых книжек ежегодно откладываются. Ранее планировалось начать реализацию проекта в 2020 году. Однако на текущий момент подтверждений этой информации нет.
Трудовая книжка в электронном виде до сих пор не внедрена в стране вследствие трех основных проблем:
- отсутствие разработанной базы данных;
- не проработан вопрос по правам доступа к системе учета государственных служб и прочих заинтересованных сторон;
- неясен порядок действий с электронными книжками в сложных ситуациях (например, при программных сбоях).
Реализация проекта перехода на электронные трудовые книжки отложена на неопределенный срок.
Но это не значит, что программа закрыта. Ведь в упрощении и прозрачности кадрового делопроизводства заинтересованы все три стороны процесса: государство, работодатели и сотрудники.