Инструкции по охране труда являются документами, которые в обязательном порядке должны иметься на каждом предприятии. Они регламентируют безопасные методы проведения работ и использования приспособлений.
Законодательство строго относится к наличию инструкций и их содержанию. Согласно нормативным актам, комплект инструкций должен быть на каждом производственном участке у начальника и у рабочих — на руках либо в доступном месте.
Если инструкции выдаются конкретному работнику на руки, то это можно указать в его карточке обучения по охране труда.
В инструкциях описан весь порядок действий безопасного выполнения определенного вида работ в различных ситуациях:
- до начала работы;
- во время работы;
- после завершения работы;
- при возникновении аварийных ситуаций в ходе выполнения работ.
Поскольку инструкции по ОТ являются важными документами по охране труда, то их передвижение и наличие лучше всего фиксировать в специальном журнале.
Зачем нужен журнал?
При расследовании несчастных случаев наличие инструкций по ОТ, а также их доступность для работников проверяется в первую очередь. Если инструкции отсутствуют, то наказывают начальника и специалиста, отвечающих за охрану труда, если они не смогут доказать, что инструкции все же выдавались.
Именно для этих целей на каждом предприятии ведется журнал, в котором учитывается выдача инструкций по охране труда.
Обязательно ли вести?
В законодательстве четко не закреплена необходимость наличия журнала, учитывающего выдачу инструкций по охране труда, а лишь рекомендована.
Но, как показывает практика, такой журнал — это самый удобный способ фиксирования факта получения инструкций сотрудниками и руководителями подразделений.
К тому же, журнал помогает держать в порядке инструкции. В нем можно отследить, кому и когда выдавались документы, а кому необходимо выдать новый экземпляр.
Наличие журнала могут проверить и в результате проверки органы трудовой инспекции, а в случае отсутствия — записать в недочеты и дать предписание завести.
Как заполнять журнал учета выдачи инструкций по охране труда?
Общие требования
Журнал желательно заполнять шариковой ручкой, с синей или черной пастой. Записи простым карандашом недопустимы.
Записи должны вестись строго по порядку, пустых строк не должно оставаться. Все колонки должны заполняться аккуратно, нежелательно подчищение или использование корректора белого цвета.
Если допущена ошибка, то строку нужно просто зачеркнуть, а ниже внести правильные данные.
Если одному сотруднику выдается сразу комплект разных инструкций, то для каждой необходимо отвести отдельную строку, а не перечислять через запятую. И напротив каждой инструкции получатель должен расписаться.
Журнал заполняется вручную, поскольку ведение электронной версии нецелесообразно по причине невозможности лицу, получившему документы, расписаться.
Хотя журнал не является обязательным документом, и способ его заполнения не прописан в законодательстве, нужно ответственно отнестись к его заполнению, поскольку в случае проверки или расследования производственной травмы, данные, содержащиеся в журнале, могут стать основным доказательством надлежащего использования документации по охране труда.
Форма и разделы документа
Журнал ведется в унифицированной форме, он содержит семь столбцов:
- Номер по порядку – ведется сквозная нумерация всех выдач инструкций.
- Дата выдачи – указывается конкретная дата получения инструкции работником.
- Обозначение (номер) инструкции – указывается номер, присвоенный документу.
- Наименование инструкции – указывается полное название инструкции.
- Количество выданных экземпляров – проставляется количество копий одной инструкции, которую получил сотрудник. Обычно в журнал заносится факт получения инструкций начальником подразделения, для дальнейшей раздачи работникам, поэтому экземпляров может быть несколько.
- Ф.И.О. и должность (профессия) получателя – соответственно указываются данные сотрудника, которому выдали инструкции.
- Подпись получателя – здесь работник получивший документы ставит свою подпись, подтверждая факт получения.
Поскольку применение журнала лишь рекомендовано, на каждом предприятии могут вноситься дополнительные колонки или убираться лишние.
Чтобы не покупать готовый журнал, можно скачать бланк унифицированной формы и изготовить журнал самостоятельно.
Образец заполнения и бланк документа:
Журнал учета выдачи инструкций по ОТ
Пломбирование
Журнал учета выдачи документов должен быть оформлен надлежащим образом.
Все страницы должны быть пронумерованы, а сам журнал прошнурован.
Правильно опломбировать, журнал можно выполнив следующие шаги:
- проставить нумерацию на каждом листе журнала с одной стороны;
- сделать на внутренних полях два или три сквозных отверстия шилом, исключая обложку;
- продеть в отверстия нитку с иголкой несколько раз, но нитки не затягивая туго;
- раскрыть журнал посередине и выровнять нитки так, чтобы они не затрудняли пользование журналом;
- вывести два конца ниток на последний форзац журнала, закрепить их узелком;
- подготовить небольшой прямоугольник белой бумаги, на котором заранее следует проставить слова: «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью».
- указать на бумаге количество листов цифрами и прописью;
- указать ФИО и должность лица, подтверждающего своей подписью подлинность указанных фактов;
- наклеить бумажный прямоугольник на нитки так, чтобы их концы были видны с другой стороны;
- проставить оттиск печати так, чтобы он захватил часть последней страницы журнала.
Опломбирование журнала защищает его от внесения исправлений путем удаления страниц.
Пример надписи на листке опломбирования:
Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью 63 (шестьдесят три) листа. Директор ООО «Ромашка» А.А. Иванов ________ (подпись)
Срок и место хранения
Журнал выдачи инструкций по охране труда, в который делаются записи, хранится у инженера по охране труда или у сотрудника, на которого возложены данные функции.
Законодательство не указывает, что для данного журнала нужны особые условия хранения, поэтому место хранения можно выбрать на свое усмотрение: вместе с оригиналами инструкций или вместе со всеми остальными журналами по охране труда.
Когда журнал закончится, его сдают на хранение в архив организации, там он хранится пять лет, а затем подлежит уничтожению.
Если текущий документ не закончился, но уже пришел в негодность (порвался, затерся), то можно завести новый, но старый обязательно следует сохранить, поскольку возможно, что факт выдачи инструкций придется доказывать в течение пять лет.
На крупных предприятиях, у которых имеются обособленные подразделения, практикуется ведение нескольких журналов выдачи инструкций.
Это не является нарушением, поскольку в законодательстве нет такого запрета, а при удаленности подразделений это такой способ ведения делопроизводства более целесообразен.
Хотя журнал учета выдачи инструкций по охране труда и не входит в список необходимых документов, лучше не пренебрегать его ведением, поскольку в случае травмы на производстве факт выдачи документации по охране труда будет проверяться очень тщательно, и даже если они выданы, но доказать это невозможно, можно будет получить штрафные санкции.