У вопроса компенсации неиспользованного отпуска нет однозначного ответа. Слишком много существует здесь «но» и «если».
Желательно, чтобы, хотя бы в общих чертах, работодатели и их работники знали решение этой проблемы.
Нормативная база
Трудовой кодекс стоит на страже интересов трудящихся.
В статьях 115, 116, 122, 124 и 334 зафиксированы основные положения, обязательные для всех работодателей.
Это и гарантированный оплачиваемый отпуск каждый год продолжительностью не менее двадцати восьми дней, и дополнительные дни, и предоставление удлиненного отпуска для отдельных категорий работников.
При несоблюдении ряда условий, закон запрещает выплату денежной компенсации взамен предоставления отпуска.
В каких случаях возможна замена?
Денежной компенсацией можно заменить предоставление отпуска только в следующих случаях:
- при увольнении сотрудника;
- основной отпуск работник законно отдыхает, и только дни дополнительного отдыха замещаются выплатой в денежном эквиваленте;
- удлиненный отпуск в части превышения основного периода отдыха, закрепленного законодательно.
Основной отпуск
Дни основного отдыха ни в коем случае нельзя заменять компенсацией за отпуск.
Сотрудник должен отдыхать положенное законом время, чтобы восстановить свой организм, улучшить состояние здоровья для дальнейшей продуктивной производственной деятельности.
Если скопилось несколько неиспользованных плановых отпусков, то допустимо предоставить отпуск сотруднику на 28 календарных дней, а за все остальные периоды предложить замену денежной компенсацией.
Но здесь следует учитывать тот факт, что своим согласием на выплату компенсации за неиспользованные ранее отпуска, работодатель косвенно подтверждает нарушение ТК РФ в части непредоставления ежегодных отпусков определенной категории сотрудников.
Дополнительные дни
По обоюдному согласию дополнительные дни отпуска можно заменить денежной компенсацией.
Часть удлиненного отпуска, превышающая положенное законом время, тоже может быть заменена денежным возмещением.
Дни дополнительного или удлиненного отпуска положены только для определенной категории служащих бюджетной области:
Неиспользованные дни декрета
Период декретного отпуска входит в общий стаж для расчета отпускных выплат.
При правильном документальном оформлении выхода работника на свое рабочее место в период декретного отпуска неиспользованные дни отпуска по беременности оплачиваются дополнительно.
В случае расторжения трудового договора работнице выплачивается денежная компенсация за неиспользованные дни при увольнении.
Когда это запрещено?
Компенсацией неиспользованного дополнительного отпуска запрещено подменять отдых для некоторых групп:
- сотрудников, работающих на вредных и опасных производствах;
- несовершеннолетним рабочим;
- беременным сотрудницам.
Кроме того, запрещается не отпускать работников в отпуск два и более года подряд.
Как правильно составить заявление?
Бланк заявления на предоставление денежной компенсации за неотгуленный отпуск не имеет унифицированной и специализированный формы.
Организации могут самостоятельно разработать документ, исходя из нужд и требований документооборота.
Заявление должно содержать основные данные:
- наименование организации;
- должность руководителя;
- данные сотрудника;
- содержание документа;
- дата составления;
- личная подпись заявителя.
Образец заполнения:
Образец заявления
Заполнение бланка документа может быть осуществлено рукописным или машинописным способом.
Типовой бланк можно скачать тут:
Образец заявления на выплату компенсации
Особенности начисления и расчета компенсации за неиспользованный отпуск
Расчет сумм компенсации за неиспользованный отпуск основывается на определении количества дней, необходимых для исчисления, и среднего заработка за один день.
И только вычислив необходимые исходные данные, приступают к расчету возмещения неотгуленных дней отдыха.
Если компенсация за дополнительные дни рассчитывается на основе уже определенных законодательно дней дополнительного отдыха, то расчет количества дней неотгуленного отпуска, за которые положено возмещение при увольнении, происходит на основе определенных правил.
Алгоритм
Увольняясь, сотрудник получает компенсацию за все неиспользованное время отдыха, которое может включать:
- основное время;
- дополнительные дни;
- удлиненный период отпуска для некоторых специальностей.
Расчет суммы возмещения проходит в несколько этапов:
- Определяется число дней, за которые полагается компенсация.
- Рассчитывается в среднем величина оплаты работы за один день.
- Подсчитывается требуемая сумма выплаты.
Количество неиспользованных дней определяется, исходя из отработанного времени:
Дк = До : 12 * Дм, где
Дк — неиспользованные дни отпуска;
До — дни положенного отпуска;
Дм — полные месяцы работы сотрудника.
Размер среднего дневного заработка, если сотрудник до увольнения отработал не менее 11 месяцев, определяется по формуле:
Сд = Нф : 12 * 29,3, где
Сд — средн/дневной заработок;
Нф — принимаемые к расчету начисления за отработанное время.
На основе полученных данных о среднем заработке и полагающихся к оплате дней, рассчитывается сумма компенсации:
Со = Сд * Дк, где
Со — вычисляемая величина компенсации.
Пример:
Доцент Петухов В.В. оформил очередной отпуск с 1 июля 2020 года. Он должен был отдыхать 45 календарных дней. Петухов В.В. написал заявление с просьбой получения компенсации за дни сверх 28 положенных по закону дней отпуска.
Просьба была удовлетворена. За 17 календарных дней доцент получил денежную компенсацию. Фактически Петухов находился в отпуске с 1 по 28 июля.
Налоги
Налогообложение сумм компенсации за неиспользованный отпуск ничем не отличается от расчета налогов на фонд оплаты труда по производственной деятельности предприятия.
Отчисления в Пенсионный фонд и ФСС производят в начале следующего за отчетным месяцем.
НДФЛ или налог на доход физических лиц начисляется и перечисляется одновременно с выдачей компенсации.
Проводки
Суммы возмещения неотгуленного отпуска оформляются следующими бухгалтерскими проводками:
| Д-т | К-т | Содержание |
|
20 23 25 26 44 |
70 | Начисление компенсации за неиспользованный отпуск |
| 70 | 68 | Вычет НДФЛ |
| 70 | 5051 | Получение положенных сумм возмещения |
Сроки
Компенсация неиспользованного отдыха при увольнении должна быть выплачена в последний рабочий день сотрудника.
Частичное возмещение отпуска выдается на руки сотруднику не позднее трех дней до начала очередного отпуска.
Часто задаваемые вопросы
Много вопросов возникает в процессе расчета компенсации неиспользованный отпуск.
При расчете необходимо принимать внимание любую мелочь, связанную со временем работы сотрудника, чтобы получить достоверный и правильный итог вычислений.
Время отпуска включается в стаж сотрудника, дающий право на отпуск.
Как рассчитать, если работник проработал неполный год?
Если сотрудник не отработал полностью год, подсчет дней расчетного периода определяется по усложненной формуле.
Для расчета среднего дневного заработка учитываются, как полные месяцы работы, так и не полностью отработанные.
К расчету принимается обобщенное значение:
Сд = Нф : (29,3 * Мп + Мн+ Мнн + Мннн), где
Мп — дни за полные месяцы работы
Мн (Мнн, Мннн и т.д.) — дни за неполные месяцы занятости на рабочем месте.
Не полностью отработанное время рассчитывается отдельно по каждому конкретному месяцу:
Мн = 29,3 : Дк * До, где
Дк — количество дней в месяце,
До — отработано дней в месяце.
Пример:
Менеджер Гвоздикова Е.Е. была принята на работу 8 апреля 2020 года. Через некоторое время служащая поняла, что условия работы на предприятии её не устраивают. 2 июля Гвоздикова Е.Е. подала заявление на увольнение. Последний рабочий день – 16 июля.
| Месяц | Календарные дни месяца | Отработано |
| Апрель | 30 | 16 |
| Май | 31 | 18 |
| Июнь | 30 | 21 |
| Июль | 31 | 12 |
Заработная плата сотрудницы за расчетный период составила 78700 рублей. Служащей в последний день работы была выплачена денежная компенсация в размере 7200 рублей.
Календ.дни за полные месяцы работы:
2 м-ца * 29,3 = 58,6 дней
Календ.дни неполных месяцев работы:
Апрель 29,3 : 30 * 16 = 15,63
Июль 29,3 : 31 * 12 = 11,35
15,63 + 11,35 = 26,98 26,98 дней
Расчетный период:
58,6 + 26,98 = 85,58 дней
Средн/дневной заработок:
78700 : 85,58 = 919,61 919,61 руб.
Дни неотгуленного отпуска:
28 : 12 * 4 м-ца = 9 дней
Компенсация:
919,61 * 9 = 8262 8276 руб.
Налог на доход физ.лиц:
8276 * 13 % = 1076 руб.
К получению:
8276 – 1076 = 7200 руб.
Кто имеет право на дополнительный отпуск? Смотрите тут.
Положен ли дополнительный отпуск инвалидам? Информация здесь.
Расчет компенсации дополнительного отпуска для внешних совместителей производится по тому же принципу, что и для времени основного отпуска.
Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск? Ответ на этот вопрос должен знать каждый работающий человек.
Хорошо разбираясь во всех хитросплетениях расчета возмещения, работодатель и сотрудник смогут избежать многих спорных моментов.