Трудовые книжки передаются работником на хранение работодателю. В первом месте трудоустройства документ выдается на предприятии.
Для учета форм предусмотрен журнал, ведение которого требует соблюдения правил заполнения.
Что говорит закон?
Обязанность ведения работодателями учета трудовых книжек закреплена в Постановлении Правительства от 16.04.2003 № 225 (действующая редакция от 19.05.2008), (далее – Постановление).
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
Для систематизации данных кадровой ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладыша в нее.
Нормативная база
Форма книги учета движения трудовых книжек представлена в приложении №3 к Постановлению Минтруда России от 10.10.2003 № 69.
Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
Зачем нужна?
В журнале производится регистрация трудовых книжек работников:
- переданных в кадровый орган на хранение при трудоустройстве;
- открытых для сотрудника первого рабочего места;
- оформленных работодателем вкладышей — в случае выдачи вкладышей на предыдущем месте работы регистрируется только книжка.
Записи в книге учета позволяют контролировать поступление, выдачу трудовых книжек.
Законодательством установлена обязанность работодателя выдавать книжки сотрудников в день увольнения, что подтверждают дата и подпись получателя документа.
Обязательно ли вести?
Отсутствие книг учета документов, связанных с трудом или выплатой вознаграждения, приравнивается к нарушениям трудового законодательства.
В подзаконных актах (Постановление) имеется прямое указание на обязанность работодателя организовать работу по учету трудовых книжек.
На предприятии назначается лицо, ответственное за ведение журнала учета.
Как заполнять журнал учета трудовых книжек?
Обязанность ведения журнала учета возлагается на кадровую службу. В организациях или ИП с малой численностью ведением кадрового учета занимается бухгалтерия.
Правила заполнения и ведения
Ведение учета производится в хронологическом порядке поступления документов.
На предприятии имеется только одна форма, применяемая до полного использования.
Основные требования
Книга учета должна хранится у лица, ответственного за ее ведение.
Для использования необходимо пронумеровать, прошить и опломбировать форму. В процессе ведения не допускается замена, удаление листов.
Записи, касающиеся выдачи новых трудовых книжек, должны быть внесены только после прохождения бланка по книгам учета и расходным документам.
Разделы
В стандартной форме, предложенной к применению, имеется 13 граф.
В составе информации разделов указываются:
- В графе 1 указывают номер записи в журнале.
- Графы 2,3,4 несут сведения о дате трудоустройства или внесения записи в трудовую книжку. Заполнение документа производится после 5 дней работы.
- Графа 5 содержит данные о ФИО в полной форме без сокращений.
- Графа 6 – серия и номер книжки, вкладыша или дубликата документа.
- Колонка 7 информирует о должности, на которую принят сотрудник. Сведения должны соответствовать штатному расписанию и записи в книжке.
- В графе 8 указывают подразделение, в которое принят работник (можно не заполнять).
- В колонку 9 вносятся данные о приказе, на основании которого сотрудник принят. Сведения не заполняются при выдаче дубликата или вкладыша.
- Графа 10 предназначена для подписи лица, ответственного за ведение журнала.
- Колонка 11 заполняется только при внесении платы за выдачу трудовой, вкладыша работнику. Если плата не взималась, в разделе ставится прочерк.
- Графы 12 и 13 заполняются при увольнении работника и получении им трудовой книжки. Подпись и дата свидетельствуют о соблюдении работодателем трудового законодательства.
При отправке документа при увольнении работника почтой в графы 12 и 13 вносятся номер и дата отправления.
Образец заполнения:
Бланк:
Книга движения трудовых книжек
Дополнительные материалы
Работник может предоставить открытую ранее трудовую книжку образца разных лет.
В бланках, изданных по образцу 1938 года, отсутствует личный номер документа. Эту особенность необходимо учитывать при заполнении графы 6 журнала.
При внесении записи в колонке ставится прочерк.
Можно ли сделать самим?
Лицо, ответственное за ведение учета, может использовать готовые журналы типографского производства или скачать образец из сервисов кадровой специализации.
При использовании печатного образца необходимо обратить внимание на длительный период использования или архивации журнала и использовать обложку из плотной бумаги или картона.
Можно ли вести электронно?
Ведение журнала регистрации трудовых книжек в электронной форме не допускается.
Прямого указания законодательства на запрет не имеется, но вести электронную книгу нет возможности. В документ должны быть внесены оригинальные подписи лиц – руководителя предприятия, ответственного работника и сотрудника, получившего документ.
Можно ли пропускать строчки?
Записи, внесенные в документы, производятся в хронологическом порядке с соблюдением сквозной нумерации.
Ведение кадровым работником записи с пропуском строк не считается нарушением при условии сохранения порядка нумерации.
Оформление титульного листа
Титульный лист книги должен быть в наличии в обязательном порядке.
Лист позволяет идентифицировать предприятие и дату открытия документа. На титуле указывают наименование организации или ИП, день, месяц и год начала ведения журнала.
При закрытии учета на титуле фиксируется дата окончания ведения документа.
Пример:
Внесение записей
Текст, вносимый в книгу учета, должен вестись темными чернилами.
В оформлении журнала необходимо соблюдать условия делового письма – не допускать сокращений в написании имени, отчества, должности и места работы сотрудника.
Как сделать запись о дубликате?
Выдача дубликата трудовой книжки взамен утерянной формы производится по аналогии с оформлением документа для работника первого места трудоустройства.
Сведения о документе вносятся в журнал.
Основанием для записи служит не приказ о приеме на работу, а заявление работника.
Запись вносится под своим номером на строке, соответствующей хронологии выдачи и сопровождается ссылкой – «дубликат».
Пример:
Нумерация
Журнал имеет сквозную нумерацию, проставленную до ее прошивки.
Допускается присвоение номеров постранично или на каждом листе формы. Нумерация документа позволяет избежать удаления или замены листов.
Проставление номера производится в нижнем правом углу листа или страницы.
Ошибки и исправления
Записи, внесенные в журнал с помарками или неточностями, не допускаются.
Ошибочные или неверные сведения необходимо исправлять грамотно:
- Строка с ошибками должна быть зачеркнута сплошной линией таким образом, чтобы перечеркнутый текст легко читался.
- Если в журнале имеется столбец «Примечание», исправления вносятся в нем, сопровождая названием «Исправление столбца 4».
- При отсутствии столбца с примечаниями текст аннулируется и под строкой производится новая запись с правильными данными.
Приведем пример заполнения по порядку при отсутствии колонки с примечаниями:
- Текст с № 15 зачеркивается.
- «Запись под № 15 недействительна».
- Верная запись: инспектор Васечкина Т.П (подпись).
- В строке с порядковым номером 16 указывается полностью правильный текст.
Текст заверяется работником, ответственным за ведение журнала движения трудовых книжек с расшифровкой личных данных.
Как подписывать?
Документ содержит подписи ответственного лица, ведущего учет, и работника, предоставившего трудовую книжку на хранение.
Работник ставит подпись в журнале только в момент получения документа, удостоверяя факт получения и дату выдачи.
Как прошить?
В Постановлении утверждена обязательная прошивка книги учета, заверенная подписью руководителя предприятия или индивидуального предпринимателя.
Запись, сделанная на обороте, должна содержать:
- Название книги учета.
- Количество страниц, указанные цифрами и прописью.
- Должность, ФИО лица, заверяющего документ.
- Дата создания записи.
Заверение формы осуществляет только руководитель предприятия.
Опломбирование
После прошивки книги необходимо произвести опломбирование документа.
Для скрепления нитей используется сургучная печать или пломба. Для упрощения процедуры используют пломбиратор – простое в применении устройство. Предприятие может устанавливать на документ пломбу – самозапирающий элемент одноразового применения.
После опломбирования в журнал необходимо внести номер контрольной пломбы рядом с заверяющей надписью.
Если книга испорчена
Журнал, не пригодный для дальнейшего использования, испорченный в процессе ведения деятельности, подлежит замене.
Для документального оформления процесса оформляется акт комиссии, созданной на предприятии. В документе указывается причина порчи документа и лицо, ответственное за восстановление данных.
Новый документ должен содержать сведения о трудовых книжках работников, трудоустроенных на момент создания новых данных.
Если журнал закончился
Законодательством не установлены правила, как вести новую книгу учета после окончания старого журнала.
Новая книга должна быть по аналогии со старой пронумерована, опломбирована и заверена руководителем.
Практики кадрового делопроизводства предлагают 2 варианта подсчета листов:
- нового журнала — ведется с 1 номера;
- нумерация ведется со следующего, указанного в качестве конечного в старом журнале, номера.
Выбор порядка нумерации определяется кадровой службой. Журнал, не имеющий места для записей, продолжает использоваться для удостоверения выдач книжек, ранее принятых на учет.
После увольнения последнего работника, чей документ отмечен в журнале, ее закрывают и хранят положенный срок.
Сколько хранится документ в организации?
Срок хранения книги составляет 75 лет.
Длительность периода хранения обусловлено спецификой информацией журнала, связанной с трудоустройством работников.
Документ хранится в непосредственном доступе до выдачи последней книжки, указанной в форме. В дальнейшем книга подлежит архивации по акту.
Вопрос о дальнейшем ведении книги часто возникает при реорганизации, проводимой в компании.
Если структура продолжает действовать при сохранении численности, состава работников, документы передаются на вновь созданное предприятие.
Передача журнала производится по акту одновременно с трудовыми книжками, договорами, карточками и прочими формами, открытыми на сотрудников.
Ответственность работодателя
При отсутствии книг учета или в случае, если форма не скреплена сургучной печатью или пломбой, работодателя можно привлечь к ответственности.
Штрафу могут подвергнуть:
- Должностных лиц организации в размере суммы от 1 до 5 тысяч рублей.
- Организацию на сумму от 30 до 50 тысяч рублей.
Административные наказания налагаются по ст. 5.27 КоАП. Повторное нарушение влечет дисквалификацию руководителя на срок от 1 до 3 лет.
Как сделать выписку из книги учета?
Обоснованность права работника запрашивать выписку из книги учета является спорной.
Согласно ст. 62 ТК РФ, работник может обратиться с письменным заявлением к работодателю и получить документы, связанные с исполнением трудовых обязанностей. Процедура регистрации трудовых книжек относится только к документообороту предприятия.
Работодатель может пойти навстречу работнику и выдать документ.
На практике выписку испрашивают судебные органы, разбирающие спорные вопросы с увольнениями.
Среди сведений выписки указываются:
- Реквизиты предприятия.
- Данные, связанные с учетом трудовой книжки конкретного лица. Информация представляется в табличной форме.
- Документ составляется на фирменном бланке предприятия. Бумага регистрируется в журнале исходящих документов.
Бланк выписки можно скачать здесь:
Бланк выписки из журнала движения трудовых книжек
Учет трудовых книжек ведется в журнале, записи которого позволяют определить факт и дату сдачи документа на хранение в кадровую службу предприятия и выдачи при увольнении сотрудника.