Для четкого планирования необходимого количества штатной единицы, в том числе и определения производительности труда определенных сотрудников, используется фотография времени работы, которая оформляется в одноименный документ.
Это позволяет руководящему составу предприятия принимать верные решения в процессе формирования штата сотрудников, должностных инструкций, а также составления плана работы.
Рассмотрим подробнее вопрос о том, что это фотография рабочего времени.
Понятие и сущность
Под определение фотография рабочего времени рабочего подразумевается форма наблюдения, в процессе которой измеряют необходимое время на выполнение конкретного вида работ.
По результатам измерений определяется четкая картина того, чем именно сотрудник занимался на своем рабочем месте, и сколько на это было затрачено рабочего времени.
Карта фотографии используется не только в производственных мощностях, но и помогает получить оценку работы интеллектуальных ресурсов.
Кроме того, карта фотографии является одним из способов существенного снижения затрат и позволяет:
- сформировать и совершить анализ необходимого бюджета рабочего времени для каждого сотрудника по отдельности;
- сформировать фактический баланс рабочего дня путем группировки расхода времени по разным категориям;
- четко определять структуру рабочего времени;
- вовремя обнаружить причины потери рабочего времени и невыполнения плана работы;
- выполнить сравнительный анализ труда сотрудников, которые выполняют похожие задачи, и определить способ увеличения эффективности их труда;
- оценить условия рабочего места и его влияние на выполнение поставленных задач;
- провести анализ рабочего времени у передовиков производства.
Отличия от хронометража
Хронометраж позволяет осуществлять анализ длительностью до 1 недели либо месяца, при этом период определяет сам работник.
Что касается фотографии рабочего дня, то эта процедура является более официальным мероприятием. Инициатором может быть только руководство компании.
При осуществлении фотографии рабочего дня вся полученная информация записывается в документ установленной формы и четко регламентируется соответственными документами, подтвержденными подписями руководящего состава.
В процессе проведения хронометража сотрудник самостоятельно решает вопрос о том, как его следует вести и куда записывать необходимую информацию для анализа.
Цели использования
Этот способ преследует за собой определенные цели, основными из которых принято считать:
- обнаружение утраты времени на протяжении всего рабочего дня;
- обнаружение проблем с вязанных с потерей времени и создание ряда мероприятий, направленных на повышение эффективности работы;
- разработка нормативов по времени для всего рабочего процесса;
- перенимать опыт в организации труда у более успешных компаний и проводить обучение своих сотрудников для повышения эффективности работы.
Кому нужна такая информация?
В первую очередь, фотография рабочего дня необходима:
- руководителям и владельцам компаний для понимания картины загруженности своего персонала и эффективности их работы;
- менеджерам по персоналу, отделу кадров для создания должностных инструкций, формирования необходимого штата, осуществления исследовательской работы;
- непосредственно самим сотрудникам, которые заинтересованы в эффективности выполнения своих должностных обязанностей.
Виды
Существует несколько видов фотографии рабочего дня, а именно:
- индивидуальная;
- групповая (массовая);
- бригадная.
Рассмотрим каждый вид более подробно.
Индивидуальная
Этот вид аттестации проводится непосредственно для одного сотрудника с целью определения его эффективности использования трудового процесса.
Весь трудовой день комиссия наблюдает за сотрудником и вносит соответствующую информацию в наблюдательный лист.
Групповая (массовая)
Данная разновидность фотографии рабочего дня выполняется с целью одновременного наблюдения определенной группы сотрудников.
Сам порядок наблюдения является полностью идентичным с созданием индивидуальной карты сотрудника. По результатам анализа можно получить картину эффективности трудозатрат каждого сотрудника в звене по отдельности.
В том случае, если фотография необходимо для группы людей, состоящей из более 3 сотрудников, анализ проводится способом мгновенных наблюдений с обязательной фиксацией состояния сотрудников и оборудования через определенный промежуток времени.
Ключевыми особенностями групповой фотографии сотрудников являются:
- наблюдатель заранее выбирает определенные виды затрат, поскольку не в состоянии вести регистрацию рабочего дня непрерывно для каждого рабочего места;
- время, отведенное для наблюдения, разделяется на интервалы, точность которых напрямую зависит от объема этих промежутков;
- при занесении затрат в наблюдательный лист, они сокращаются в легко запоминающую форму (в виде цифр либо букв).
Бригадная
Бригадный расчет фотографии рабочего времени полностью идентичен для групповой разновидности и нечем не отличается.
Как проводится фотография рабочего времени?
Перед началом аттестации рабочего места, комиссия подготавливает наблюдательные листы, после чего:
- Производит замер необходимого времени на выполнение определенной работы (в это время также учитывается и период, потраченный на путь к обслуживающему оборудованию).
- После завершения дня и сделанных записей, происходит оценка рабочего места.
- По результатам оценки принимаются меры по улучшению эффективности рабочего времени.
Кто проводит?
Рассмотрим подробней вопрос о том, кто и как делает аттестацию.
Фотографию рабочего дня вправе осуществлять аттестационная комиссия, в состав которой могут входить:
- инженеры;
- менеджеры по персоналу;
- сотрудники отдела кадров;
- главный инженер;
- сотрудники бухгалтерии;
- специалисты по охране труда.
Если фотография рабочего дня проводится для офисного сотрудника, аттестационная комиссия может быть сформирована из одного человека,- менеджера по персоналу.
Принцип действия у любой комиссии полностью одинаковый.
Общие правила и принципы
Если на предприятии имеются несколько рабочих мест, обслуживание которых имеет прямое отношение к одному и тоже оборудованию, аттестационная комиссия имеет полное право создать только одну карту в выборочном варианте.
К примеру, Иванов и Сидоров работают слесарями в разных цехах, но работу выполняют идентичную. Таким образом, комиссия вправе до обеда проводить наблюдение за Ивановым, а после перерыва,- за Сидоровым, и таким образом сформировать одну фотографию рабочего дня для них обоих.
Для формирования более точной фотографии необходимо произвести аттестацию рабочего места несколько раз, после чего в бланк карты занести средние показатели.
Необходимо понимать, что от этого зависят выплаты по части компенсации сотруднику из-за вредных условий труда.
Этапы и методика
Процедура создания карты состоит из таких этапов, как:
- подготовительный;
- наблюдение;
- обработка результатов.
Этап подготовки
Процесс подготовки заключается в ознакомлении с техническим процессом, рабочим местом, приготовлением наблюдательных листов, в которые будут заноситься основные параметры для определения анализа оценки.
Этап наблюдения
На этом этапе проводится непосредственно само измерение продолжительности всех выполняемых работ, с учетом перерывов.
Параллельно с этим в таблицы наблюдательного листа заносятся данные о времени и работы, на которую оно было потрачено. Эти действия повторяются на протяжении всего рабочего дня.
Обработка результатов
Порядок обработки результатов выглядит следующим образом:
- Выполняется подсчет общего количества отработанного времени, которое было затрачено на производство. Параллельно с этим по отдельности подсчитывается время, которое затрачено на выполнение определенных задач, включая перерывы между ними.
- Выполняется оценка результатов исследования. В процессе обработке, следует определить время нахождения сотрудника во вредных условиях труда, беря во внимание средний показатель по этому вопросу.
- Определяется соответствие сотрудника к выполнению поставленных задач в техническом процессе, отмечается время, которое было затрачено на выполнение какой-либо определенной операции, при которой действуют вредные условия труда.
Как оформить?
Для всех сотрудников в любой сфере существует определенная разновидность бланк карт. В них указывается наименование предприятия и ее структурного подразделения.
После этого в карте указывают:
- еще раз наименование предприятия;
- инициалы сотрудника;
- уровень образования и профессия по нему;
- занимаемая сотрудником должность;
- наименование выполняемой работы, при этом каждой по отдельности.
После этого формируется краткая характеристика выполняемой сотрудником работы.
Что касается таблично части документа, то в ней указывается информация для каждой стадии работы с обязательным ее наименование и соответствующим кодом (если таковой имеется).
Следующие графы в документе необходимы для указания даты начала и завершения аттестации, в том числе и общего времени ее проведения.
В столбце “Примечание” указываются различные дополнительные сведения, которые были получены в процессе аттестации.
Под таблицей формируется итог фотографии рабочего времени, где обязательно необходимо указывать:
- подготовительно-заключительное время;
- время, потраченное на обслуживание рабочего времени;
- время, потраченное на оперативное решение поставленных задач;
- время перерыва между работой.
После внесения информации документ подается на подпись начальника структурного подразделения, где осуществлялось наблюдение, а после подписывается вышестоящим руководством.
Обязательно необходимо указывать их занимаемую должность.
Карта фотографии (образец)
Бланк документа можно скачать здесь:
Карта фотографии рабочего времени (бланк)
Наблюдательный лист
Наблюдательный лист для формирования фотографии рабочего времени имеет следующий вид:
Наблюдательный лист (бланк и образец заполнения)
Пример
Пример фотографии рабочего времени бухгалтера
Результаты и их интерпретация
Сформированная карта фотографии рабочего дня содержит информацию, согласно которой формируется баланс длительности работы. Благодаря этому, рассчитывается коэффициент эффективности использования рабочего дня.
Он рассчитывается по формуле: Кисп= (ПЗ+ОП+ОРГ)/420
Чем больше этот коэффициент приближен к 100%, тем лучше эффективность труда.