Каждый руководитель стремится оптимизировать простои, для чего пытается использовать различные методики, позволяющие контролировать использование рабочего времени.
Для выявления резервов, способных максимально увеличить производительность труда, специалисты, по поручению дирекции, составляют баланс использования времени (рабочего).
Что это за показатель?
Баланс использования времени (рабочего) составляется как в человеко- часах, так и в человеко-днях.
При его составлении специалисты используют следующие элементы анализа:
| Показатель | Меньше, больше или равен | С чем идет сравнение исходного показателя |
| календарный фонд | равен | количеству дней в году |
| номинальный (табельный) | равен | все дни минус выходные и праздники |
| максимально возможный | равен | номинальный минус дни отпуска |
| явочный | равен | максимально возможный минус неявки |
| фактический | равен | явочный минус простои |
Показатели, которые используются при составлении отчета, анализируются не только в коэффициентах, но и в абсолютных величинах:
- Время (фактическое) / Время (максимально возможное).
- Явочное время / Максимально возможное время.
- Неявки / Табельное время (максимально возможное).
Для чего требуется?
Баланс рабочего времени составляется при планировании труда в коммерческих и государственных организациях.
Он представляет собой систему показателей, способных дать максимально точную характеристику ресурсов времени (рабочего) штатных сотрудников. Также эти показатели позволяют контролировать процесс распределения временных ресурсов по затратам, в частности, их рациональное использование.
Многие руководители, изучив данные из отчета принимают решение об изменении численности работников, из-за того что рабочий коллектив физически не справляется с поставленными задачами.
Баланс рабочего времени обычно составляют для каждого структурного подразделения частной или государственной компании. После завершения всех необходимых исчислений специалисты сравнивают значение фактического времени с плановым.
В результате можно утверждать, что перед таким балансом ставятся следующие задачи:
- Определить численность специалистов (плановую).
- Максимально повысить эффективность и продуктивность фонда времени (рабочего).
Составляющие отчета
Баланс, который составляют для учета рабочего времени, состоит из 2-х разделов:
- Ресурсы времени (рабочего). В эту категорию включаются следующие показатели: табельный, календарный и максимально возможный фонд времени; неявки на работу из-за праздников или отпусков.
- Использование времени (рабочего). В этот раздел включаются показатели, которые позволяют охарактеризовать структуру фонда (максимально возможного) времени.
Виды
Баланс учета времени (рабочего) имеет вид таблицы, в которую специалисты вносят соответствующие показатели.
Такие отчеты могут создаваться как в условиях одного работника, так и целого коллектива, в масштабах глобального производства. Показатели рассчитываются не только за календарный год или отчетный месяц. При необходимости специалисты могут сводить отчет за неделю или за один рабочий день.
Балансы бывают нескольких видов: нормативные, плановые и фактические.
Фактический
При составлении фактического отчета субъектам предпринимательской деятельности удается с максимальной точностью определять все показатели использования времени работы.
Параллельно специалисты могут получить полное представление о возможном росте производительности труда, за счет устранения некоторых показателей.
Плановый
При составлении планового отчета специалисты учитывают только некоторые элементы.
От этого отчета субъект предпринимательской деятельности может получить представление о среднем числе отработанных часов за год в разрезе одного штатного сотрудника.
Благодаря плановому балансу руководство имеет возможность бронировать необходимое количество рабочих мест, для более эффективной деятельности компании.
Нормативный
Для составления этого вида отчета специалисты используют специальные временные нормативы не только на подготовку к выполнению работниками своих профессиональных обязанностей (в том числе на обслуживание рабочего места, личные надобности, обед и отдых), но и на заключительный этап производства.
Как правильно составить баланс рабочего времени?
Чтобы правильно составить отчет времени работы субъект предпринимательской деятельности должен в первую очередь проанализировать возможность изменять при расчетах количество полезного времени.
При этом специалист, которому поручен данный процесс, должен учитывать то, что из-за неявок сотрудников на рабочие места могут изменяться некоторые показатели.
Общие правила планирования
При планировании времени (рабочего) штатных сотрудников каждый субъект предпринимательской деятельности должен оперировать такими понятиями:
- «фактическое»;
- «явочное»;
- «календарное»;
- «максимально возможное»;
- «табельное время».
Особенности и этапы составления
При составлении отчета специалисту понадобятся данные из следующих документов:
Баланс рабочего времени должен состоять из нескольких разделов:
- Потери времени (рабочего).
- Время, которое было использовано штатными сотрудниками на выполнение своих профессиональных обязанностей.
- Рабочее время, которое не было использовано по прямому назначению сотрудниками вследствие уважительных причин.
Составлять отчет специалист должен в определенной последовательности:
- Составляется прогнозируемый баланс времени (рабочего). В первом разделе должны быть указаны все периоды, в течение которых штатный сотрудник фактически работал. Второй раздел предназначается для отражения данных по отпускам (не включаются прогулы и простои).
- В плановый баланс нужно включить периоды временной нетрудоспособности, которые ожидаются руководством.
- Средняя продолжительность рабочего дня должна определяться методом умножения фактической продолжительности рабочего дня на число рабочих дней в отчетном периоде.
- Составляется отчетный баланс, в котором должны быть все те разделы, которые присутствуют в прогнозируемом отчете. К ним следует добавить еще один раздел – простои и прогулы.
- Сравниваются балансы и выявляются отклонения от плана и факта.
Годовой плановый
Годовой баланс рабочего времени должен составляться субъектами предпринимательской деятельности для каждой группы работников, для которых организуются специальные условия труда.
В нем отражаются данные за один год, учитываются планируемые невыходы на работу и специальные коэффициенты.
Фактический одного среднесписочного рабочего
Фактический баланс времени (рабочего) на одного среднесписочного сотрудника представляет собой отчет, при помощи которого руководителю удастся определить предпосылки к росту производительности труда.
При проведении исчислений специалистами учитывается количество часов, которые должен отработать один штатный сотрудник в течение отчетного периода, используемого для расчета.
Пример расчета
В качестве примера будет рассматриваться баланс времени (рабочего) на одного работника Мебельной компании на 2020 год.
В производственном цехе работникам устанавливаются отпуска с разной продолжительностью:
- 20 % сотрудников уходят в отпуск на 24 дня (рабочих);
- 80 % работников отправляются в отпуск на 27 дней.
В первую очередь нужно исчислить среднюю продолжительность отпуска: 20,00% х 24 + 80,00% х 27 = 26,40 дней (рабочих)
Исчисляется процент потерь на плановые отпуска: 26,40 / 249 х 100,00 % = 10,60%
Для расчета номинального фонда времени (рабочего) следует задействовать формулы:
Тном = Ткал – tвых – tпразд, где
- Тном — номинальный фонд времени (рабочего), в днях;
- Ткал — календарный фонд времени (рабочего), в днях;
- tвых – количество выходных дней;
- tпразд – количество праздничных дней.
БРВ = (Тном – Тном х П%) х tсм, где
- БРВ – баланс рабочего времени;
- Тном — номинальный фонд времени (рабочего);
- П% — процент потерь времени (рабочего);
- tсм – средняя продолжительность рабочего дня.
Проводятся исчисления:
Тном = 365 – 104 – 12 = 249 дней
БРВ = (249 – 249 х 13,40%) х 8 = 1 725 часов
После этого исчисляется коэффициент использования времени (рабочего), для чего задействуется формула:
КИСП = (100% — П%) : 100
КИСП = (100 – 14,10) : 100 = 0,85
По итогу проведенных расчетов на мебельном предприятии планируется недоиспользование рабочего времени в размере 14,10 %.
Заключение
Каждый субъект предпринимательской деятельности перед тем, как рассчитать показатели для составления отчета рабочего времени, должен провести комплекс аналитических мероприятий.
Используя формулы и коэффициенты, специалисты смогут определить, будет в следующем году недоиспользование или перерасход рабочего времени. Полученная информация позволит принять действенные меры для организации рабочего процесса и привлечения к нему интереса сотрудников.