Бывают ситуации, когда сотрудник долго не приходит на работу без уважительной причины. У руководителя появляется основание применить жесткую меру дисциплинарного воздействия – уволить за прогул.
Такая процедура должна выполняться в определенной последовательности, соблюдая сроки и правила оформления документов.
Законодательная база
Нормативную базу составляют:
- Трудовой кодекс РФ: ст. 81, 192, 142, 193, 261, 392, 140.
- Постановление №1 «Об утверждении форм документации для учета труда и оплаты».
С текстом документов можно ознакомиться тут:
Трудовой Кодекс Российской Федерации
Постановление Госкомстата РФ от 05.01.2004 N 1
Что принято считать прогулом?
Прогул – отсутствие сотрудника на рабочем месте свыше четырех часов. К нему приравнивается ситуация, когда руководство заблаговременно не предупреждают о досрочном расторжении договора.
Другие ситуации:
Возможно два варианта развития событий в дальнейшем:
- причина оказывается весомой, имеются подтверждающие документы – нельзя наказывать за прогул;
- сотрудник отсутствовал без уважительной причины — возможно принятие мер по взысканию (на усмотрение руководства).
При наказании учитывается степень ущерба предприятию и сложившиеся обстоятельства. Также нужно принимать во внимание требования Трудового законодательства и локальных актов.
Последствия для прогульщика могут быть разными:
- предупреждение;
- выговор в письменной форме;
- увольнение.
К уважительным причинам невыхода на работу относится:
- обращение за медицинской помощью;
- нахождение на больничном или уход за нетрудоспособными родственниками;
- прохождение медосмотра, обязательного для ряда специальностей;
- участие в следственных действиях, в суде.
Уважительная причина подтверждается документально (справка, листок нетрудоспособности и т. п.).
При задержке оплаты труда на 15 дней сотрудник имеет право приостановить деятельность, пока не будет произведен расчет.
Однако он должен письменно уведомить руководство о намерении.
Что делать, если сотрудник не явился на работу?
В первую очередь, начальник пишет уведомление о происшествии вышестоящему руководству. В документе указывает время и продолжительность отсутствия.
После этого специалист отдела кадров делает отметку в табеле, вписывая буквенное обозначение «НН» напротив фамилии, а бухгалтерия приостанавливает начисление заработной платы.
Начальник должен связаться с сотрудником для выяснения причин невыхода.
Если этого сделать не получается, отправляет заказное письмо по месту жительства с требованием предъявить объяснительную.
Что произойдет дальше:
- После благополучного получения письма отводится срок в два дня (максимум неделя) на предъявление объяснительной.
- При возврате письма с отметкой о неполучении рекомендуется обратиться к соседям, участковому и другим людям. Если уволить работника без разбирательств, а причина окажется уважительной, суд потребует восстановления.
Пошаговая инструкция увольнения за прогулы
Принимая решение о расторжении контракта с сотрудником, вам понадобится документально доказать факт прогула.
Подтверждением станет:
- отметка в табеле;
- акт об отсутствии на рабочем месте;
- уведомление, отправленное домой с просьбой выйти на работу.
Кадровым специалистам нужно строго соблюдать порядок и процедуру увольнения за прогул.
Процесс состоит из следующих этапов:
- Фиксация факта неявки в рабочее время – составляется акт. Документ не имеет унифицированной формы, поэтому пишется в произвольной форме. Текст содержит дату, время и длительность отсутствия. Пример показан на рисунке (файл 2).
- Акт заверяется подписями минимум трех свидетелей. Если сотрудник отсутствовал несколько дней, то документ составляется по отдельности на каждый из них. Проставляется только актуальная дата, оформление поздним числом делает его недействительным.
- Предоставление акта и требование объяснительной. Все это происходит сразу после возвращения работника на предприятие. Он обязан указать уважительные причины отсутствия и доказательства. По Трудовому кодексу на подготовку документов отводится 2 дня. В случае невыполнения или отказа создают акт о непредоставлении объяснительной. Сотруднику понадобится подписать его при трех свидетелях.
- Составление докладной записки. К ней прикладывается объяснительная, все передается руководителю предприятия.
Пример акта:
Пример акта о прогуле
Бланк акта:
Пример объяснительной записки работника:
Пример объяснительной
Бланк докладной записки:
На основании полученных пояснений принимается решение о том, последует ли увольнение за прогул.
Если причину считают неудовлетворительной, кадровый работник издает соответствующий приказ — он составляется по специальному шаблону (форма Т-8):
Документ должен оформляться грамотно, строго соблюдая законодательные нормы. Малейшее несоответствие станет основанием для оспаривания решения.
Основные требования:
- вписывается дата прекращения действия договора;
- проставляется ссылка на причину увольнения;
- перечисляются документы, подтверждающие факт прогула.
В течение трех суток с момента издания приказа необходимо ознакомить прогульщика. Далее документ регистрируется в журнале по личному составу.
В табеле учета рабочего времени буквенный код «НН» заменяется на «ПР» — прогул.
Вносятся сведения об увольнении в личную карточку. Обязательно наличие подписи сотрудника.
Делается запись в трудовой книжке о расторжении договора — графы должны содержать:
- №1 – порядковый номер;
- №2 – дату происшествия;
- №3 – сведения об увольнении и ссылка на закон;
- №4 – реквизиты приказа.
Пример:
Выдача трудовой книжки сотруднику, запись в учетных документах. При необходимости она отправляется заказным письмом на адрес проживания.
Далее производится расчет причитающихся денежных средств.
Сроки увольнения за прогул:
- со дня совершения проступка – 6 месяцев;
- с момента обнаружения – 1 месяц.
Решение может быть обжаловано в течение 30 дней со дня вручения ксерокопии приказа об увольнении или получении трудовой книжки.
Расторжение договора задним числом незаконно за исключением двух случаев:
- длительное время отсутствия;
- смерть сотрудника.
Выплаты и компенсации
При увольнении сотрудника необходимо рассчитать зарплату за отработанное время, учитывая компенсацию за неиспользованный отпуск (основной и дополнительный).
Согласно законодательству, у работодателя не может быть оснований отказывать.
При расчете выполняются следующие действия:
- Определяется количество календарных дней, положенных на отработанный месяц.
- Уточняется период, за который сотрудник должен получить компенсацию. Результат округляют до полного месяца, если излишки составили от 15 дней, в противном случае не учитывают.
Рассчитывается сумма выплат по формуле:
Компенсация = ЗПср.д.х дни отпуска
Если расчетный период отработан полностью, среднедневной заработок определяется так:
ЗПср.дн.=(ЗПр.п.)/(ДНИк.общ.х 29,4)
где
ЗП р.п. – оплата труда за расчетный период;
ДНИк.общ. – суммарное количество календарных дней;
29,4 – среднее количество дней в месяце.
Если расчетный период отработан неполностью, применяется формула:
ЗПср.дн.= (ЗП р.п.)/(Nпол.х 29 дней х 1,4)
Оплата НДФЛ – 13%
Пример:
Найдем количество фактически отработанных дней. Сотрудница не выходила на предприятие с 22 по 26 февраля, то есть искомое значение равно 22.
Определяем количество месяцев, за которые положена компенсация.
Поскольку Н.В. Лебедева заключила трудовой договор 2 ноября 2020 года, то отработала полностью 3 месяца 20 дней. Излишек составляет больше 15 дней, следовательно, округляем результат до 4 месяцев.
Зарплата Н.В. Лебедевой за февраль составит: 22 дня х 935 руб. = 20 570 руб.
Выплаты за неиспользованный отпуск, которые работодатель должен предоставить согласно ст. 140 ТК РФ:
935 руб.х 4 мес х 2,33 дня = 8714,2 руб.
Руководство ООО «Путь» обязано выдать Н.В. Лебедевой 29 284,2 руб.
Срок — не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете.
Спорные ситуации
Согласно статье 261 ТК РФ, увольнение беременных сотрудниц запрещается даже при нарушении дисциплины.
Когда руководитель незаконно расторгает трудовой договор в связи с прогулом, сотрудник выполняет следующие действия:
- указывает в письменном объяснении свою позицию;
- приобщает к делу ксерокопию журнала выхода с подписью в день, который ошибочно посчитали прогулом;
- собирает другие доказательства в свою защиту.
Иногда подчиненные пытаются обмануть работодателей, утверждая, что причина отсутствия была уважительной, хотя на самом деле вопрос сомнительный.
В таком случае необходимо собрать максимум документов, подтверждающих опасение руководства, а также показания свидетелей под роспись.
Ситуация из практики:
Комиссия в составе руководителя, механика и бухгалтера составили акт об отсутствии Г.В. Прохорова (водителя) на рабочем месте в период с 11.00-17.00. Человек утверждает, что в это время находился в автосервисе, так как занимался ремонтом газели.
Однако свидетелей, подтверждающих этот факт, в том числе в автосервисе, не нашлось. Механик не обнаружил технических улучшений в транспортном средстве, которые должны были появиться после ремонта. Как уволить недобросовестного сотрудника?
Решение:
Показания свидетелей необходимо зафиксировать в письменном виде под роспись (механик, сотрудник автосервиса, бухгалтер). Аналогично нужно поступить с объяснениями Г.В. Прохорова.
Зафиксировавший неявку акт, отметка в табеле, показания свидетелей и отсутствие документального подтверждения сделанного ремонта – основания уволить за прогул.
Воспользовавшись пошаговой инструкцией и зная все нюансы, вы сможете все сделать правильно и избежать судебных разбирательств.
При возникновении вопросов лучше сразу посоветоваться с юристами.