Право на отдых законодательно закреплено за каждым работающим гражданином Российской Федерации.
И работодателю, и сотрудникам важно знать основные аспекты документального оформления ежегодных оплачиваемых отпусков, чтобы избежать в дальнейшем возможных проблем.
Организации информируют работников о наступающем периоде отпуска специальным документом — уведомлением об отпуске.
Обязателен ли данный документ?
Статьей 123 Трудового Кодекса Российской Федерации четко обозначена важность оформления уведомления о начале отпуска.
Работодатель обязан в письменной форме известить каждого сотрудника о времени начала отпуска, в соответствии с утвержденным графиком ежегодных отпусков.
Пример:
По утвержденному графику отпусков инженер Петров В.В. должен был идти в очередной оплачиваемый отпуск 25 июня текущего года. 10 июня инспектор отдела кадров вручил уведомление о начале отпуска инженеру Петрову.
Подтвердив свое согласие, Петров В.В. поставил личную роспись на бланке документа. Утвержденный законом обязательный двухнедельный срок был выполнен.
График ежегодных отпусков на будущий год утверждается в середине декабря уходящего года.
В идеале все сроки отдыха должны согласовываться администрацией с сотрудниками предприятия. На практике довольно часто получается так, что время отпуска «спускается» для ознакомления сотрудникам уже в утвержденном варианте.
Для не согласных со временем отпуска здесь есть маленькая лазейка.
Если администрация предприятия в указанный законом срок не напомнила в письменной форме о приближающемся отпуске, то работник на законном основании может не идти в отпуск в утвержденное время, а написать заявление о переносе времени отдыха.
В каких случаях применяется?
Крупные производственные предприятия с непрерывным технологическим процессом производства не могут обойтись без своевременного выполнения утвержденного графика ежегодных оплачиваемых отпусков.
Уведомление о начале отпуска в таких случаях играет важную роль.
Однако уведомление не имеет смысла оформлять, если сотрудник идет в отпуск по самостоятельно написанному заявлению.
Пример:
По утвержденному графику отпусков, экономист Суворова Е.В. должна была идти в отпуск 20 ноября текущего года. Но 10 августа Суворовой Е.В. была предложена горящая путевка в санаторий для восстановления здоровья после операции.
Сотрудница написала заявление на отпуск, администрация предприятия согласилась отпустить Суворову Е.В. раньше намеченного срока. В данном случае оформлять уведомление о начале очередного отпуска работникам отдела кадров предприятия не понадобилось.
Правила оформления
Законодательством не утверждена единая унифицированная форма уведомления. Каждое предприятие вправе самостоятельно разработать бланк документа.
Для придания юридической значимости в форму документа необходимо включать следующие данные:
- реквизиты предприятия;
- исходящий номер и дату регистрации уведомления об отпуске;
- должность, фамилию и инициалы будущего отпускника;
- информативную часть документа, содержащую сведения о предстоящем отпуске с указанием соответствующей статьи Трудового Кодекса РФ;
- подпись работодателя.
Образец уведомления о начале отпуска работника
Как составить?
Уведомление о предстоящем отпуске входит в перечень нормативных актов предприятия, используемых в ежедневном документообороте.
Работники кадровой службы могут самостоятельно составить образец уведомления о начале оплачиваемого отпуска.
Уведомление о начале отпуска
Трафаретная модель документа допускает сохранение постоянных сведений с возможностью изменения переменных значений.
Разработанная и сохраненная форма уведомления позволит значительно сократить время оформления данного документа.
Скачать образец можно тут:
Образец уведомления об отпуске
Регистрируется ли уведомление в специальном журнале?
На каждом предприятие ведется журнал учета уведомлений, выданных работникам, в котором регистрируются все уведомления, выданные сотрудникам организации:
- о реорганизации предприятия;
- о предоставлении объяснений;
- о переводе;
- об изменении в условии труда;
- о предстоящем отпуске.
В соответствующие графы журнала полностью и своевременно заносятся все данные из оформленного уведомления о начале отпуска.
Постоянное оформление журнала гарантирует при необходимости быстрый поиск необходимых сведений.
На титульной странице журнала отражаются:
- наименование организации;
- название документа;
- период начала и окончания ведения данного журнала регистрации.
Следующая страница содержит сведения об ответственных лицах за ведение журнала.
Единой унифицированной формы журнала регистрации уведомлений нет.
Администрация организации выносит самостоятельное решение о включении в журнал необходимых сведений.
В основном, в табличную форму журнала включаются следующие сведения:
- название документа;
- дата оформления;
- номер регистрации уведомления;
- основной смысл содержания уведомления;
- должность, фамилия и инициалы работника, на имя которого выписано уведомление;
- день вручения извещения;
- информация об ответе работника на предъявленное уведомление.
Распечатанные листы журнала нумеруются и обязательно прошиваются.
Руководитель организации заверяет подписью и печатью скрепленный документ.
Скачать образец журнала можно здесь:
Журнал регистрации уведомлений
Где и сколько хранится?
Срок хранения уведомлений об отпуске регламентируется Перечнем типовых управленческих документов.
Приказы на предоставление очередных оплачиваемых отпусков и уведомления о начале отпуска хранятся в течение пяти лет в специально оборудованных архивных помещениях.
Предприятия, прекратившие свою производственную деятельность до истечения пятилетнего срока, сдают уведомления о начале отпуска в территориальный архив в установленном порядке.
Как происходит ознакомление?
Обязательным условием персонального ознакомления каждого сотрудника о начале отпуска служит письменная форма документа.
Существует несколько вариантов извещения работников о предстоящем отпуске:
- непосредственное личное уведомление о намеченном отпуске;
- приказ на предоставление очередного оплачиваемого отпуска;
- ведомость ознакомления, приложенная к графику отпусков;
- включенная в график отпусков графа, предназначенная для росписей работников организации;
- в рамках одного структурного подразделения возможно ознакомление сотрудников с оформлением подписи в рабочем журнале руководителя подразделения.
В случае, если сотрудник отказывается подписывать уведомление о начале отпуска, сотрудник отдела кадров оформляет акт об отказе.
Пример:
По утвержденному графику отпусков механик Иванов М.Я. должен был идти в очередной отпуск с 20 февраля текущего года. С этим сроком он не был согласен.
Поэтому, когда 5 февраля сотрудник отдела кадров вручил Иванову М.Я. уведомление о начале отпуска, механик отказался подписывать документ. Сотрудник кадровой службы оформил акт об отказе подписи.
За сколько дней выдается?
Срок уведомления сотрудников об отпуске утвержден законодательно и равен 14 дням.
Подготавливая документ об уведомлении важно соблюдать срок передачи его сотруднику. Не позднее двух недель до начала отпуска работник организации должен письменно засвидетельствовать факт ознакомления со сроками предстоящего отдыха.
Если по независящим от него причинам, сотрудник отсутствует на рабочем месте, уведомление о начале отпуска отправляется заказным письмом с обязательным уведомлением о вручении его адресату.
При этом датой уведомления будет служить дата получения письма сотрудником предприятия.
Кто подписывает?
Бланк подписывает непосредственно руководитель организации.
При оформлении приказа о наделении соответствующими полномочиями конкретных работников кадровой службы, данные документы подписывают непосредственно должностные лица отдела кадров.
Сотрудник, получивший персональное извещение об отпуске, должен лично поставить подпись в знак ознакомления.
Другие варианты подтверждения не будут иметь юридической силы и документ будет признан недействительным.
Нюансы уведомления совместителей
Существует несколько особенностей при оформлении отпуска таким работникам.
Отпуск совместителям должен быть предоставлен в то же самое время, что и очередной отпуск по основному виду работы. Для выполнения этого условия работники должны предоставить сведения о сроках предоставления оплачиваемого отпуска на основном месте.
Если совместитель не отработал положенного времени для предоставления очередного отпуска, на недостающие дни ему оформляется отпуск без содержания.
Фактически уведомление о начале отпуска для совместителей носит чисто информативный характер, поскольку сотрудник лично заинтересован в своевременном оформлении очередного отпуска по месту работы по совместительству.
Совместители, не предоставившие сведения о сроках отдыха по основному месту работы, включаются в график отпусков на общем основании.
В этом случае уведомление о начале отпуска совместителям вручается не позднее двух недель до начала наступления отдыха.
Знание и применение на практике существующих норм оформления, передачи и подтверждение получения уведомления о сроках очередного оплачиваемого отдыха значительно упростит сотрудничество по этому вопросу работодателя и сотрудников организации.
Внимание!
- В связи с частыми изменениями в законодательстве информация порой устаревает быстрее, чем мы успеваем ее обновлять на сайте.
- Все случаи очень индивидуальны и зависят от множества факторов. Базовая информация не гарантирует решение именно Ваших проблем.
Поэтому для вас круглосуточно работают БЕСПЛАТНЫЕ эксперты-консультанты!
- Задайте вопрос через форму (внизу), либо через онлайн-чат
- Позвоните на горячую линию:
ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ.