Зачастую возникают обстоятельства, которые могут препятствовать дальнейшему выполнению служебного задания. В таких случаях необходимо правильно осуществить операцию документального оформления отмены или переноса командировки.
Рассмотрим основные вопросы и возникающие нюансы более подробно.
Нормативная база
Часть 1 статьи 166 Трудового кодекса РФ гласит, что служебная командировка – это поездка сотрудника организации в определенное место для выполнения задания руководства предприятия.
Абзац 2 пункта 3 Положения о служебных командировках регламентирует, что направление сотрудника в поездку осуществляется согласно приказу по формам № Т-9 и Т-9а.
Отмена или перенос командировки должны производиться также согласно особому приказу или распоряжению.
Причем документ должен быть издан заново – запрещается вносить поправки в основной приказ о командировке.
Отмена командировки
Чтобы отменить командировку, необходимо выяснить причины, подготовить пакет соответствующей документации и правильно отразить данный аспект в финансовой и бухгалтерской отчетности.
Рассмотрим более подробно все эти нюансы.
Причины
Существует несколько обстоятельств, при которых возможно оформление отмены командировки.
В связи с болезнью/больничным
При возникновении у сотрудника временной нетрудоспособности служебную командировку необходимо отменить.
Нахождение на больничном листе предполагает выплату государственного пособия по временной нетрудоспособности. В период болезни работник не может исполнять свои трудовые обязанности, в том числе служебное поручение.
Таким образом, при возникновении временной нетрудоспособности сотрудника необходимо отозвать из командировки.
Однако нахождение в командировке во время болезни допускается, но только при письменном согласии самого сотрудника.
В таких случаях необходимо закрыть больничный лист и осуществлять трудовую деятельность в штатном режиме.
По семейным/личным обстоятельствам
Поскольку действующее законодательство не регламентирует семейные обстоятельства, при которых в обязательном порядке должен быть осуществлен отзыв работника из командировки, руководителям организации необходимо закрепить соответствующие положения в локальных нормативно-правовых актах по собственному усмотрению.
Таким образом, возможность или невозможность отмены командировки по семейным или личным обстоятельствам будут зависеть от внутренних нормативных документов.
Из-за погодных условий
Регулирование вопроса отмены командировки из-за погодных условий, а также из-за прочих обстоятельств непреодолимой силы необходимо закрепить в соответствующих локальных актах.
Как правильно оформить?
Рассмотрим пошаговую инструкцию по правильному оформлению отмены служебной поездки:
- сбор документации и выявление причин, вызвавших отмену командировки;
- составление служебной записки с указанием на причины отмены;
- издание приказа об отмене командировки;
- возврат неиспользованной части аванса, предоставление авансового отчета.
Документы
Для оформления процесса необходим определенный пакет документации:
- приказ;
- служебная записка;
- авансовый отчет;
- документы, подтверждающие фактически понесенные расходы в командировке.
Образец приказа:
Образец служебной записки:
Нужен ли авансовый отчет?
Возможны две ситуации:
Пример № 1:
Обидин С.В. по направлению руководства должен был уехать в двухнедельную командировку. Однако в день отъезда сотрудник сильно заболел. Руководитель принял решение отменить поездку. Денежные средства Обидину были выданы три дня назад. Обязан ли он их возвращать?
Решение:
Работник не произвел расходов до того, как была отменена командировка. В таком случае он просто сдает денежные средства в кассу по приходному кассовому ордеру. В нем делается ссылка на приказ об отмене в качестве основания.
Пример № 2:
Савилова Н.Ю. пробыла в командировке 3 дня, после чего ей пришла телеграмма о смерти близкого родственника. Она позвонила директору, который принял решение отменить командировку. Что делать в таких случаях, когда определенная часть денежных средств уже была потрачена?
Решение:
Сотруднику необходимо составить авансовый отчет по форме № АО-1, а остаток денежных средств сдать в кассу.
Финансовая и бухгалтерская сторона вопроса
Рассмотрим более подробно некоторые финансовые и бухгалтерские нюансы, которые могут возникнуть.
Особенности возврата расходов
Все неиспользованные денежные средства, выданные сотруднику в качестве аванса, должны быть возвращены в кассу не позднее, чем через три рабочих дня после выхода на работу в связи с отменой служебной поездки.
Подтверждающим документом об использованных средствах будет являться авансовый отчет по форме АО-1:
Возврат билетов
При отмене командировки к авансовому отчету следует приложить один из двух документов в зависимости от обстоятельств:
- документ, который подтверждает возврат билета с указанием удержанной и возвращенной суммы;
- справка от компании-перевозчика о невозвратном билете.
Возврат командировочных
Неиспользованные командировочные необходимо вернуть в кассу предприятия пропорционально количеству дней командировки, которые были отменены.
Налоговые последствия
Для целей исчисления налога на прибыль следует документально обосновать потери и расходы, возникшие в связи с отменой командировки:
- удержанные компанией-перевозчиком суммы при возврате билетов следует включить в состав внереализационных расходов на дату признания;
- цену первоначально купленного билета за вычетом возвращенной суммы учесть в составе прочих расходов производства и реализации.
Проводки
Пример бухгалтерских проводок при отмене командировки:
| Д-т | К-т | Наименование хозяйственной операции |
| 71 | 50 | Выданы средства из кассы |
| 20 | 71 | Списание издержек на билеты без НДС |
| 20 | 71 | Списание издержек на гостиницу без НДС |
| 20 | 71 | Списаны суточные |
| 50 | 71 | Сотрудником возвращен остаток средств в кассу |
Перенос служебной поездки
Иногда возникает необходимость не в отмене, а в переносе даты служебной поездки.
Причинами переноса могут являться:
- семейные обстоятельства;
- обстоятельства непреодолимой силы;
- болезнь сотрудника;
- производственная необходимость переноса.
Как оформить?
Перенос оформляется следующим образом:
- выявление причин, по которым возник перенос командировки;
- составление служебной записки с указанием на причины переноса;
- издание приказа о переносе командировки.
Документы
Необходима следующая документация:
- приказ руководителя о переносе командировки;
- служебная записка;
- документы, свидетельствующие о причинах переноса.
Пример приказа:
Финансовая и бухгалтерская сторона вопроса
Если суточные были выплачены
Предприятие может вернуть суточные из расчета фактического пребывания сотрудника в командировке.
Возврату будет подлежать сумма денежных средств, исходя из количества фактически не проведенных вне места работы дней.
Если работник успел потратить все денежные средства, организация может:
- потребовать возмещения путем удержания необходимой суммы из дохода следующего расчетного периода работника;
- не требовать возмещения.
Если средства не были получены работником
Если сотрудник не получил денежные средства, возврат остатка в кассу не производится.
В некоторых случаях возникает необходимость в отмене и переносе командировки.
Вне зависимости от обстоятельств, необходимо правильно оформить данный процесс и подготовить документацию – составить служебную записку, издать приказ и оформить возврат денежных средств от сотрудника.