Правильная отметка больничного листа в табеле – актуальная задача, возникающая на практике кадровика. Решение требует определенных профессиональных знаний и учета всех нюансов.
Данная статья поможет молодым специалистам разобраться в том, как вести табель рабочего времени и отмечать в нем больничный.
Что представляет собой табель для учета деятельности сотрудников?
Табель для фиксации рабочего времени — первичный документ, в котором есть основная информация о деятельности сотрудника: количество отпусков, явок, командировок, прогулов и т. д.
Его ведение входит в обязанности всех организаций.
Он нужен для:
- контроля над соблюдением трудового режима;
- получения достоверных сведений об отработанном времени;
- правильного определения размера заработной платы;
- составления статистической отчетности для надзорных органов.
Ведение табеля – обязанность уполномоченного специалиста, назначенного приказом (кадровик, бухгалтер или директор).
Документ не должен содержать ошибок и исправлений, так как он предъявляется в налоговую инспекцию и службу статистики.
Деятельность сотрудников учитывается по одной из унифицированных форм:
- № Т-12 – предназначена для определения рабочих дней (часов) и выплат;
- № Т-13 – необходима предприятиям исключительно для определения рабочего времени. Применяется при автоматической фиксации явок и неявок пропускными системами.
Рассматриваемый документ заполняется при помощи программы для бухгалтеров «1С».
Что нужно знать кадровику?
Для правильного оформления больничного листа специалист по кадрам должен знать методы заполнения табеля:
- Сплошная регистрация – предполагает ведение учета всех событий (приход на работу, сокращенный рабочий день, отпуск и т. д.).
- Регистрация отклонений – фиксируются только нарушения обычного графика (отпуск за свой счет, больничный), при их отсутствии клеточка остается пустой.
Правильность оформления табеля проверяется трудовой и налоговой инспекцией.
Специалисты следят за грамотным заполнением буквенных и цифровых кодов, а также сверяют представленные сведения с расчетными ведомостями.
Малейшие нарушения грозят огромными административными штрафами, ведь эти ошибки влекут за собой неправильное начисление зарплаты и налогов.
Пошаговый алгоритм заполнения
Табель формы № Т-12 содержит по две строки в 4-6 столбцах.
Верхняя предназначена для введения буквенного обозначения деятельности сотрудника, а нижняя – количества отработанных часов.
Для проставления кода должны быть веские основания, подтверждаемые документально.
Давайте разберемся, как проставить больничный в табеле.
Для этого нужно выполнить три действия:
- Выбрать принятое обозначение. В данном случае это буква «Б».
- Написать код в верхней строке таблицы в дни отсутствия сотрудника. Если неизвестны причины невыхода или невозможно подтвердить их справками от врача, ставится код «НН».
- Определить итоговое число отработанных дней и часов. Специалист должен суммировать цифры, отмечаемые во второй строке граф 4-6, а результаты записать в столбцы 5 — 13.
При расчете не учитываются:
- выходные дни;
- прогулы;
- неявки по временно неопределенным причинам;
- дни отсутствия по болезни;
- командировки.
Количество дней невыхода на работу определяется индивидуально и отмечается в столбцах 14-16. После этого суммируется общее количество выходных и проставляется в графе 17.
Самые распространенные условные обозначения указаны в таблице:
| Название затрат времени/Код | Числовой | Буквенный |
| Работа в дневное время | 01 | Я |
| Ночная смена | 02 | Н |
| Трудовая деятельность в выходные и праздники | 03 | РВ |
| Командировка | 06 | К |
| Посещение семинаров и прочих курсов повышения квалификации: — на месте прописки
— в другом регионе |
07 08 |
ПК ПМ |
| Ежегодный отпуск (оплачиваемый): — основной
— дополнительный |
09 10 |
ОТ ОД |
| Декрет или отпуск, необходимый для усыновления детей | 14 | Р |
| Отпуск по уходу за детьми до достижения ими трехлетнего возраста | 15 | ОЖ |
| Отпуск без сохранения зарплаты в случаях, предусмотренных законом | 18 | ДО |
| Временная нетрудоспособность с назначением пособия | 19 | Б |
| Временная утрата трудоспособности (без содержания) | 20 | Т |
| Прогулы | 24 | ПР |
| Выходные, нерабочие дни и праздники | 26 | В |
| Оплачиваемые выходные | 27 | ОВ |
| Неявки по неопределенным причинам | 30 | НН |
Полный перечень имеется в шаблоне формы №Т-12:
Табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12)
Примеры
№ 1:
Соловьева И.Е. работает на основной работе и совместительству в течение 1 года 8 месяцев. С сентября 2020 года она находится на больничном, а в апреле 2020 г. уходит в декретный отпуск.
Листок по нетрудоспособности по совместительству не оплачивается, так как стаж менее 2 лет.
Специалисты отдела кадров проставили больничный в табеле учета рабочего времени за период с сентября по апрель обозначением «Т». В апреле они должны будут поставить код «ОЖ».
№ 2:
В ЗАО «Молочный берег» установлена пятидневная рабочая неделя.
Необходимо заполнить табель учета за первую половину октября на основании исходной информации:
- Г.М. Клинов является инженером-механиком. Длительность рабочего дня составляет 8 часов (с 8.00 до 17.00). Специалист был привлечен по собственному согласию к сверхурочной работе 03.10.10 на 2 часа (с 17.00 до 19.00) и 10.10.10 на 3 часа.
- В.А. Чернышевская – фасовщица. В начале октября она находилась в отпуске и должна была выйти на работу 6.10.10, но заболела и оказалась нетрудоспособной следующие два дня. 7.10.10 женщина оформила продление ежегодного отпуска на 3 дня.
- Н.И. Ларионова является менеджером по продажам. В связи с осложненными родами, специалисты по кадровому учету предоставили дополнительный отпуск на 16 дней. Больничный лист был выдан со следующего дня после окончания декретного отпуска.
Как обозначается больничный в табеле учета рабочего времени сотрудницы Чернышевской В.А (первая половина октября), показано в таблице:
Расчет графы №5:
- Клинов Г.М. отработал 11 дней, количество отработанных часов составляет: 11дней х 8 часов = 88 часов.
- Чернышевская В.А. пришла на работу 11.04.10 и отработала 5 дней, и, следовательно, 5дней х 8 часов = 40 часов.
- Ларионова Н.И. находится в декретном отпуске, поэтому в табельном учете проставляется код «Т», а количество отработанных дней (часов) равно нулю.
Часто задаваемые вопросы
Как обозначить БЛ в табеле во время отпуска?
Специалист по кадрам должен отметить дни отпуска до начала болезни работника, используя код «ОТ», а буквой «Б» указать даты нетрудоспособности. После этого он должен отметить оставшиеся дни отпуска, если больничный не вышел за его пределы.
Продлить отпуск нужно обозначением «ОТ» на столько дней, сколько продолжалась болезнь. Согласно ст. 124 Трудового Кодекса, отпуск можно продлить или перенести на другой срок, в зависимости от решения сотрудника и руководителя организации.
Как обозначить БЛ в выходные?
Если больничный приходится на нерабочие либо праздничные дни, в табеле учета следует поставить «Б» на этот период.
Имеет ли сотрудник право на получение нескольких БЛ, если он работает в нескольких организациях?
Согласно закону №255 ФЗ «Об обязательном страховании на случай временной нетрудоспособности», предусматривается возможность выплаты больничного пособия по нескольким больничным листам.
Эти документы выдаются при условии, что человек числится в нескольких страховых компаниях и более 2 лет сотрудничает с постоянными работодателями.
Проставить больничный в табеле совсем несложно.
Главное — специалисты должны быть предельно внимательными и не вносить необоснованной информации.