Журнал учета рабочего времени

Как вести журнал учета рабочего времени сотрудников?

Деятельность многих организаций основывается на ведении учета продолжительности труда персонала при помощи специальных документов, в числе которых – журнал учета рабочего времени. Как выглядит этот документ, обязательно ли его вести и как правильно заполнить, вы узнаете из нашей консультации.

Как выглядит журнал?

Журнал состоит из золотистой обложки из плотного картона и ПВХ-пленки, которая легко убирается при необходимости отправить документ в архив на хранение. В нем имеются отверстия стандартного размера, используемые для подшивания.

На титульном листе пишется наименование документа, поле для заполнения названия компании и блок, информирующий о:

  • дате начала или окончания ведения;
  • количестве выполненных записей;
  • номер тома;
  • сроке хранения.

Титул журнал учета.jpg

Обратная сторона рассматриваемого документа содержит поле, которое позволяет быстро его опечатать и заверить.

Обратите внимание: штамп должен строго располагаться в указанном месте (М.П.), захватывать ленту и наклейку.

Журнал-учета-вскрыто.jpg

На заметку: опечатывание журнала необходимо только в случае, если такие правила установлены внутренними документами организации. Выполнение этой операции необязательно.

Остальные разделы книги учета:

  • основные таблицы, предназначенные для фиксирования информации о работниках;
  • поле, имеющее сведения об ответственных за заполнение лицах (ФИО, должность, период ведения и документ, на основании которого они действуют, подпись);
  • дополнительная справочная информация, располагаемая в конце журнала.

Книга отличается тем, что содержит всю информацию, необходимую в профессиональной деятельности кадровых специалистов и бухгалтеров.

Для чего он нужен?

Рабочее время – период, на протяжении которого сотрудник исполняет трудовые обязанности, учитывая требования локальных актов и должностной инструкции.

Оно напрямую влияет на расчет зарплаты, премиальных отчислений и характеризует исполнительность. По этим причинам учет должен производиться с максимальной точностью.

Решить поставленную задачу помогает журнал учета рабочего времени. Использовать его можно во всех организациях, независимо от вида и формы собственности.

Основное предназначение:

  • поддержания дисциплины;
  • контроля эффективности использования времени;
  • справедливого начисления оплаты труда;
  • фиксирования времени простоя;
  • отражение количества дней болезней, прогулов;
  • определения сверхурочных и т. д.

Книга содержит информацию о времени, фактически отработанном сотрудниками. Законодательство предусматривает норму – 40 часов в неделю, но предприятия самостоятельно определяют режим работы и обеденное время.

Журнал помогает контролировать оптимальную продолжительность.

В нем также отмечаются:

  • прогулы;
  • опоздания;
  • задержки.

На основании вводимых сведений производится начисление премий, назначается штраф за нарушение трудовой дисциплины, а также вносится информация в табель.

Обязателен ли?

Многие работодатели задают вопрос: обязательно ли вести журнал учета рабочего времени и чем регламентирован этот документ.

Согласно ст. 91 НК РФ, нужно учитывать отработанное сотрудниками время в табеле по форме Т-12. Но ведение журнала учета рабочего времени не является обязательной процедурой.

Руководители самостоятельно принимают решение, нужна ли эта книга.

Стоит помнить о преимуществах, которые она дает:

  • повышение качества трудовых ресурсов;
  • экономия времени;
  • оптимизация работы служащих;
  • справедливая оценка ситуации и предотвращение конфликтов.

Учет времени исполнения трудовых обязательств персонала производится с периодичностью:

  • Каждый день – используется, когда работники каждый день приходят в организацию для выполнения трудовых обязательств. Труд нормирован, установлено определенное количество часов.
  • Каждую неделю – способ подходит для лиц, исполняющих определенное количество задач за неделю, а необходимость часто приходить в организацию отсутствует.

Суммированный учет рабочего времени осуществляется при действии гибкого графика. Подходит для компаний, занимающихся производством услуг круглосуточно. Сведения вносятся в конце месяца, полугода или года.

Ответственные лица

Руководители имеют право самостоятельно назначить ответственное лицо, так как Трудовой кодекс не регламентирует подобной информации. Оформлением журнала может заниматься специалист кадровой службы или бухгалтер.

Назначение ответственного человека происходит на основании:

  • составления распоряжения о ведении журнала учета рабочего времени конкретным лицом;
  • локальных нормативных документов.

В должностной инструкции и трудовом договоре делается соответствующая отметка.

Выбранный сотрудник должен правильно делать записи, регистрировать время начала и окончания работ. Учитывать нужно все: отработанные/не отработанные часы, сверхурочные.

При неисполнении обязательств и нарушении правил ведения журнала возможна административная ответственность.

Порядок заполнения журнала учета рабочего времени

Правила оформления рассматриваемого документа могут прописываться в локальных нормативных актах.

При наличии требований прошить книгу, пронумеровать и скрепить печатью организации, ответственное лицо обязано их выполнить.

Регламентированного образца законодательство не предусматривает, но на практике организации часто применяют установленный для табеля шаблон Т-12. Он позволяет определить сумму зарплаты работнику.

Табель учета рабочего времени (унифицированная форма Т-12)

Форма Т-12 заполненная

Как чаще всего выглядит документ, показано на рисунке:

Журнал-учета-форма1.jpg

Есть ли специальная форма для учета ненормированного времени?

В некоторых организациях служащие отправляются в командировку в нерабочее время. Законодательство не предусматривает образца журнала для ненормированного режима труда. Поэтому разрешается при необходимости добавлять дополнительные графы. Например: сведения о сверхурочных, причины опоздания и т.д.

Как правильно вести?

Журнал учета рабочего времени можно заполнять в бумажном или электронном виде. Во втором варианте не требуется наличие определенных информационных баз кадрового или бухгалтерского учета. Достаточно сформировать подходящую таблицу.

При ведении книги в электронном виде требуется соответствие правилам внутренних документов и делопроизводству.

Законодательство не устанавливает конкретных норм по ведению учета. Однако данные размещаются в виде таблицы.

Инструкция по заполнению:

  • Информация подается лаконично. Обязательно заполняются следующие данные: ФИО сотрудника; дата, по состоянию на которую ведется учет; время, когда работник прибыл в организацию и когда убыл; количество отработанного времени (указывается в часах, минутах).
  • Когда служащий преждевременно покидает рабочее место, причина указывается в журнале.
  • В последнем столбце обязательно ставится подпись.

Допускается ли исправление ошибок?

Журнал учета рабочего времени должен вестись аккуратно, нужно внимательно проверять данные, прежде чем их фиксировать.

Желательно избегать исправлений. Если допущена серьезная ошибка, неверную информацию зачеркивают и подтверждают исправление подписью ответственного лица.

Делают новую – правильную запись.

Сроки хранения

Согласно сведениям управленческих документов (ст.586 Перечня), журнал учета рабочего времени должен храниться в архиве предприятия около 5 лет. Для организаций, отличающихся вредными и опасными условиями труда, длительность увеличивается до 75 лет.

Ведение журнала учета рабочего времени позволяет соблюдать трудовые нормы, контролировать сотрудников и улучшить дисциплину штата. Все это положительно отражается на производительности труда и успехе компании.

Leave a Reply