Что такое командировка?

У многих организаций и предприятий время от времени возникает необходимость в отправлении сотрудников в служебную командировку.

Командировку порой ошибочно считают служебной поездкой, что является грубым нарушением.

Чем они отличаются, что считается командировкой, особенности оформления, учет расходов и другие нюансы рассмотрены в данной статье.

Нормативная база

Основной нормативной базой, регламентирующей отношения работодателя по отношению к командировочному сотруднику, является 24 глава Трудового кодекса РФ, содержащая пункты о том, что такое командировка, о гарантиях и компенсациях при служебных поездках.

При оформлении командировочной поездки необходимо руководствоваться статьями 166, 167, 168, раскрывающими следующие положения:

  • что считается командировкой;
  • какие гарантии получает работник;
  • возмещение командировочных расходов.

Что это такое?

Согласно статье 166, командировкой считается направление сотрудника в поездку по поручению работодателя с целью выполнения служебного задания.

Причем командировкой является поездка на определенный срок в местность, отдаленную от постоянного места работы.

Служебной командировкой нельзя считать:

  • поездку сотрудников, чья трудовая деятельность происходит постоянно в пути;
  • поездку сотрудников, чья трудовая деятельность носит разъездной характер;
  • поездку сотрудников, чья трудовая деятельность на предприятии не закреплена трудовым договором.

Регулирующие документы

Регулирующие документы определяют правила и сроки оформления командировочных, установленные законодательством РФ.

К документам относятся:

  • Трудовой кодекс РФ;
  • Постановление №749 о правилах направления в командировку работников, утвержденное 13.10.2008 года;
  • Постановление №729 о размерах компенсации командировочному лицу;
  • Постановление №812 о размере выплат суточных работникам в валюте другого государства, если работник направлен в командировку за границу;
  • Приказ №64 о предельных нормах возмещения средств в валюте иного государства, потраченных на оплату жилья в командировке за границей;
  • Налоговый кодекс РФ;
  • Нормативный акт организации.

Ознакомиться с документами можно тут:

Трудовой кодекс РФ

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть первая)

Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)

Постановление Правительства РФ от 13.10.2008 N 749

Постановление Правительства РФ от 02.10.2002 N 729

Постановление Правительства РФ от 26 декабря 2005 г. N 812

Приказ Минфина РФ от 2 августа 2004 г. N 64н

Цели поездки

Цель командировочной поездки утверждается руководителем предприятия и указывается в соответствующем документе — служебном задании, на основании которого издается указ о направлении сотрудника.

Целью поездки могут выступать как общие служебные поручения, так и профильные.

К общим целям относятся:

  • приобретение и доставка оборудования или сырья;
  • решение юридических вопросов;
  • продвижение товара;
  • участие в конференциях;
  • научно-исследовательская работа с целью приобретения новых знаний;
  • маркетинговое исследование.

Частые командировки совершают узкопрофильные специалисты.

Это обусловлено необходимостью развития подразделений компании, повышения квалификации сотрудников и уровня обслуживания.

Профильные поручения связаны с:

  • проверкой качества работы филиалов предприятия;
  • проведением различного вида проверок – бухгалтерской, технической и т. д.;
  • настройкой, ремонтом и обслуживанием оборудования;
  • обучением персонала.

Гарантии работникам

Сотруднику, находящемуся в поездке для выполнения служебного задания, гарантируется:

  • сохранение рабочего места и должности;
  • сохранение средней заработной платы за все рабочие дни недели по графику работы на постоянном месте службы, плюс оплата за выходные дни в двойном размере;
  • компенсация командировочных расходов.

Гарантии и компенсации при служебных командировках регулируются Российским законодательством и прописаны в Положении о командировках, а также в статье 167 и 168 ТК.

Гарантии и компенсация расходов распространяются только на сотрудников, с которыми у предприятия заключен трудовой договор.

Сотрудникам, направляемым по поручению руководителя на территорию другого государства по делам предприятия, компенсируются дополнительные расходы:

  • на оформление заграничного паспорта, визы, медицинской страховки;
  • на оплату обязательных сборов – аэродромных, консульских и т. д.

Кого запрещено направлять?

Предприятия могут направлять в командировочную поездку тех сотрудников, с которыми заключен трудовой договор. В противном случае поездка не будет считаться командировкой.

Направлять в командировку категорически запрещено:

  • лиц моложе 18 лет;
  • беременных женщин;
  • работников, с которыми заключен ученический договор, исключением является направление сотрудника на обучение;
  • кандидатов, участвующих в выборах;
  • в связи с болезнью.

Существует категория граждан, направление которых в командировочную поездку возможно лишь при соблюдении определенных условий.

Так, командировка женщины с маленьким ребенком возможна после получения ее письменно подтвержденного согласия.

К категории сотрудников, чье письменное подтверждение необходимо для оформления командировки можно отнести:

  • женщин, имеющих детей в возрасте до трех лет;
  • сотрудников, воспитывающих ребенка в возрасте до пяти лет без супруга (супруги);
  • опекунов несовершеннолетних детей;
  • сотрудников, в семье которых есть ребенок инвалид или тяжело больной родственник, нуждающийся в уходе.

Виды

В нормативных документах прописано два вида командировок:

  • на территории России;
  • за пределами России.

Также рабочие поездки делятся на:

  • краткосрочные и длительные командировки;
  • одиночные и групповые;
  • плановые и внеплановые.

Максимальный и минимальный сроки поездки

Сроки командировочной поездки определяются работодателем и зависят от объема и сложности поставленных перед работником задач.

Краткосрочные командировки длятся от одного до нескольких дней, четких указаний по этому поводу в законе нет, максимальный срок рабочей поездки законодательно также не определен.

Ранее считалось, что максимальный сок командировки не должен превышать сорока дней, для строительных специальностей 12 месяцев.

Как оформляется командировка?

Перед направлением в командировку сотрудник должен дать согласие или отказ на поездку в письменной форме, предварительно ознакомившись с целями и сроками служебного задания.

Командировка сотрудника должна быть документально заверена.

Список необходимых документов и правила оформления командировочной поездки утверждены Положением №749 от 2008 года, согласно которому для признания командировки действительной необходимо оформить:

Данное Положение неоднократно подвергалось доработке и на сегодняшний момент имеет несколько изменений.

Новшества, затронувшие служебные командировки в 2016 году

Согласно новым правилам в 2016 году для командировочной поездки достаточно оформить приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку.

Необходимость в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания отпала.

Факт рабочей поездки можно подтвердить:

  • проездным билетом, посадочным талоном;
  • служебной запиской.

При использовании в поездке личного транспортного средства либо транспортного средства предприятия работник предоставляет в качестве доказательства служебную записку и дополнительные документы, подтверждающие использование данного транспорта в командировке.

Оправдательными документами в этом случае выступают:

  • путевой лист;
  • квитанции и чеки.

Ранее отчет о проделанной работе оформлялся в служебном задании. В связи с нововведениями, о проделанной работе сотрудник сообщает в служебной записке.

Служебная записка составляется в свободной форме, но в ней обязательно указываются:

  • дата начала и окончания командировки;
  • цель поездки;
  • вид транспорта, используемый в поездке;
  • итоги проделанной работы.

Нововведения затронули и жилищный вопрос.

Согласно новым правилам, сотрудник может снять жилье (гостиницу, квартиру или комнату) на время командировки только при заключении договора аренды.

Договор аренды жилья должен содержать следующую информацию:

  • сведения о владельце жилой площади;
  • стоимость аренды;
  • период аренды.

Договор аренды следует подтвердить чеком либо распиской, в которых указывается сумма оплаты за жилье.

Еще одним нововведением является отмена журналов учета командировок. Обязательным условием ведение журнального отчета не является, но при необходимости может использоваться.

Составление планов и графиков поездок в организации

Составление планов и графиков поездок осуществляется в порядке, установленном нормативными правовыми актами предприятия и должно соответствовать нормам рабочего времени, указанным в ТК.

Планированием и контролем командировок занимается должностное лицо, утвержденное руководством предприятия. Запланированный график работ согласовывается с руководителем и считается утвержденным после его подписи.

Примерный план составления графика командировочных поездок:

Основание для командировки Цель, место командировки ФИО сотрудника, должность Период командировки
План работы организации Проведение бухгалтерской проверки в отделении предприятия в г. Красноярск Стрелкина Г. С.Главный бухгалтер с 24.07 по 28. 07 (4 дня)
План работы организации Проверка работы и ремонт электрооборудования в отделении предприятия в г. Воронеж Орлов Е. В. Инженер-электрик с 10.07 по 15.07 (6 дней)

Общий порядок направления сотрудника

На основании утвержденного графика издается приказ о направлении сотрудника в командировку для выполнения служебного задания.

На основании приказа в указанный срок сотрудник отправляется в рабочую поездку.

Должностные лица, в обязанность которых входит решение вопросов, касающихся командировки, обязаны:

Документальное оформление и учет

Для направления в командировку необходимо руководствоваться приказом.

Приказ составляется как по единой унифицированной форме № Т-9, так и в свободной, утвержденной на предприятии форме.

Бланк формы Т-9

В приказе необходимо указать:

  • название организации;
  • дату составления;
  • данные сотрудника – должность, ФИО;
  • место командировки;
  • цели;
  • продолжительность поездки – дату начала и окончания, количество дней.

По прибытии из командировки в течение трех дней работнику следует отчитаться о проделанной работе в служебной записке, если для поездки использовался собственный автомобиль, а также предоставить авансовый отчет о расходах, подтвержденный чеками, квитанциями.

Пример заполнения служебной записки:

Служебная записка

Компенсации и оплата работникам

Согласно ТК сотруднику компенсируются расходы, необходимые при совершении командировочной поездки.

Состав расходов

Работнику компенсируются средства, потраченные на оплату:

  • жилья;
  • проезда к месту командировки и обратно;
  • суточных расходов;
  • прочих расходов, согласованных с руководством предприятия.

Налогообложение и страховые взносы

Страховые взносы не начисляются на документально заверенные суточные расходы в пределах установленного предприятием лимита, а также на расходы по оплате:

  • проезда;
  • багажа;
  • жилья;
  • комиссионных сборов;
  • оформление заграничного паспорта, визы;
  • услуг связи.

В случае увеличения установленного законодательством лимита суточных (700 рублей за день в командировке по России, 2500 – за границей) они облагаются страховыми взносами и налогом.

Другие расходы не облагаются НДФЛ, если имеют документальное подтверждение.

Размер суточных на предприятии может быть больше установленной нормы и указан в нормативных актах организации. В этом случае на суточные не будут начисляться страховые взносы.

Пример:

Товаровед ООО «Новая волна» г. Самара Уткина Татьяна Ивановна была направлена в командировку для проведения инвентаризации в отделение организации, находящееся в г. Нижний Новгород.

Размер суточных командировочных, в состав которых был включен проезд по городу, составил 1000 рублей.

Минимальная сумма суточных утверждена коллективным договором предприятия и указана в соответствующих документах, поэтому начислению страховых взносов не подвергается.

НДФЛ в данной ситуации облагается сумма, составившая разницу между утвержденной законодательно минимальной суммой суточных (700 рублей) и действующей в ООО «Новая волна» (1000 рублей), то есть 300 рублей.

Учет расходов

Учет командировочных расходов делится на:

  • Бухгалтерский. Цель бухгалтерского учета – формирование полной информации о потраченных средствах для компенсации затрат сотруднику.
  • Налоговый учет делается с целью налогообложения прибыли, для чего требуется: подтверждение расходов; обоснование необходимости командировки; связывание командировки с деятельностью организации, направленной на получение дохода.

Спорные моменты

Много вопросов возникает в связи с новыми правилами по оформлению командировки.

В этом случае можно использовать старый метод ведения документации, так как ее никто не отменял, а в некоторых случаях налоговая служба требует предоставления отмененного для обязательного оформления командировочного удостоверения, что не совсем законно.

Часто задаваемые вопросы

Командировка и служебная поездка — в чем разница?

Командировкой является поездка работника по поручению руководителя на определенный срок в местность, удаленную от постоянного места работы.

Служебная поездка не является командировкой в случае, когда работа сотрудника сопровождается постоянными разъездами и характер данной работы отражен в трудовом договоре.

Возможна ли поездка по договору подряда?

Поездка с целью отстаивания интересов организации может осуществляться по договору подряда, но не считается командировкой, поскольку не предусматривает оплату суточных.

Другие виды расходов компенсируются согласно условиям договора.

Можно ли направить в командировку иностранного работника?

Иностранные граждане могут направляться в командировку при наличии разрешения (патента) на работу на территории, куда планируется поездка.

При отсутствии разрешения командировка иностранца не может длиться больше 10 дней.

Высококвалифицированные иностранные специалисты могут работать без патента на протяжении месяца.

Люди творческих профессий, служащие и руководители компаний могут осуществлять рабочую деятельность без ограничений.

Как часто можно командировать сотрудников?

Направлять сотрудника в командировки можно без ограничений. Единственное, что нужно учитывать при этом – продолжительность рабочего дня и выходные.

Что считать днем начала поездки?

Днем начала командировки считается день выезда, то есть день отправления к месту назначения транспортного средства.

Что делать, если в поездке с работником произошел несчастный случай?

Несчастные случаи в командировке должны быть зафиксированы и подлежат расследованию.

Расследование проводит организация, в которой случилось происшествие при участии профсоюза и представителя сотрудника, получившего травму.

Провести расследование нужно в течение трех дней с момента происшествия, поэтому в первую очередь необходимо уведомить заинтересованных сторон о несчастном случае.

Заключение

Последние изменения о порядке оформления командировки позволили сократить количество документов, необходимых для подтверждения поездки, значительно упростив эту процедуру.

Но при желании работодателя может использоваться и старая форма документооборота.

Командировка руководителя

Командировка руководителя

Порядок оформления командировки в 2016 году актуален в связи с отменой в 2015 году командировочных удостоверений. Для оформления командировки также не используются отчеты о выполненной работе и служеб

Образец приказа на командировку директора

Образец приказа на командировку директора

Деятельность многих компаний вынуждает периодически ездить в командировку. Подчиненные отправляются по распоряжению руководства, и оформление происходит по общему порядку.

Но что делать, если дирек

Авансовый отчет по командировке

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командир

Командировка в табеле учета рабочего времени

Командировка в табеле учета рабочего времени

При направлении сотрудника в командировку у работников бухгалтерии предприятия возникает вопрос – как правильно отметить в табеле учета рабочего времени те дни, которые были проведены сотрудником в ко

Отчет о командировке (образец)

Отчет о командировке (образец)

Руководитель предприятия в связи со служебной необходимостью отправляет сотрудника в командировку.

Для этого должен быть оформлен соответствующий приказ. В нем указывается должность и фамилия сотру

Командировка на личном автомобиле

Командировка на личном автомобиле

Довольно часто работник едет в командировку в другой город на личном транспорте. Это выгодно и той и другой стороне: служащий комфортно себя чувствует за рулем своего авто, а организация экономит на э

Как оформляется командировка во время отпуска?

Как оформляется командировка во время отпуска?

Отпуск – это время, когда сотрудник освобождён от своих трудовых обязанностей.

Но может возникнуть необходимость направить его в служебную командировку. И эти действия работодателя необходимо прави

Командировки госслужащих

Командировки госслужащих

Порядок предоставления служебных командировок государственных и гражданских осуществляется в соответствии с Трудовым Кодексом РФ.

Процедура оформления и оплаты служебных поездок внутри страны и за