Каждая фирма или индивидуальный предприниматель обязаны учитывать время, по факту отработанное сотрудником (статья 91 ТК).
Законом предусмотрено две системы учета времени (статья 100):
- поденное ведение учета (учет каждого рабочего дня при пятидневке или шестидневке);
- суммированный учет.
В последнем случае схема используется в отношении граждан, для которых нельзя установить еженедельную или ежедневную длительность рабочих часов. Например, это компании с непрерывным рабочим процессом, т.е. в которых люди работают сменами (магазины, заводы, организации здравоохранения и т. д.).
Количество отработанных часов может превышать продолжительность общеустановленной сорокачасовой рабочей недели. Поэтому для соблюдения законодательных норм работодатели вынуждены внедрять суммированный учет.
Правила внутреннего распорядка в организациях, условия труда, методы расчета и начисления зарплаты и другие моменты, касающиеся рабочего процесса, всегда прописываются в специальной документации. Информация о суммированном учете не исключение.
При введении на предприятии подобной системы составляется ряд документов:
Положение является одним из важнейших документов. В нем содержатся все необходимые сведения, характеризующие учетную систему трудового времени. На его основании соответствующие корректировки вносятся в трудовые договоры сотрудников.
В каких случаях требуется документ?
Положение – основной документ, регулирующий суммарный учет.
Как отмечалось выше, положение составляется в организациях, где действует ненормированная продолжительность рабочего дня (сменный график и проч.).
Основания для составления
Основанием для введения учетной системы является невозможность установления в организации нормальной продолжительности:
- часов трудовой недели;
- количества дней в месяце или квартале;
- прочих периодов в течение года.
Кто разрабатывает и принимает решение о введении?
Решение о введении в фирме суммированного учета принимает руководитель. Ему может быть также оказана помощь в формировании документа со стороны кадровой службы.
Правила оформления положения о суммированном учете рабочего времени
Положение обязательно должно содержать информацию, касающуюся продолжительности рабочей смены, количества рабочих дней в неделю, месяц и т.д.
При этом каждая фирма ориентируется на свой шаблон составления документа, так как законодательством не установлено никаких специальных регламентов и правил написания положения о суммированном учете рабочего времени.
Как и чем утверждается?
Положение в обязательном порядке утверждается приказом о его введении.
Без последнего оно не может быть введено в действие.
В законодательстве отсутствуют конкретные указания касаемо сроков, правил и подходов к составлению приказа и положения о суммированном учете.
Тем не менее, вести четкий учет времени начала и завершения работ, длительности смен, продолжительности выходных работодатель обязан.
Приказы
Стоит уточнить, что вначале издается приказ о введении суммированного учета рабочего времени, а затем, после разработки, Положение утверждается отдельным приказом.
В приказе о введении учета указывается следующая информация:
- длительность рабочей смены;
- начало и окончание трудового дня;
- сведения о чередовании смен;
- количество смен в день и проч.
Образец такого приказа в организации:
Образец приказа о введении в действие Положения:
Приказ о введении в действие Положения о суммированном учете
Структура и основные разделы
Положение относится к местной документации, поэтому каждый работодатель составляет его по-своему.
Однако определенные разделы документ все же содержать должен:
- общие положения;
- порядок учета времени;
- обязанности должностных лиц при системе суммированного учета.
Пример документа:
Положение о суммированном учете
Положение
Образец Положения о суммарном учете можно найти здесь:
Положение о суммированном учете рабочего времени
Следует помнить, что представленный документ является типовым.
Рекомендации по составлению
Вся информация, указанная в положении, обязательно должна соответствовать информации, приписанной в приказах.
В первую очередь нужно сравнить следующие данные:
- продолжительность смены (дневной, ночной, суточной);
- начало, окончание трудового дня;
- длительность обеденного перерыва;
- периодичность чередования смен.
В положении прописываются и другие условия, характеризующие организацию сменной работы (например, количество смен за одни сутки).
При сменном графике
У некоторых работодателей возникают сложности с отражением сменного режима, если по графику работают не все сотрудники. В данном случае в приказе, положении и коллективном договоре приводится перечень должностей, которые попадают под действие графика и суммированной схемы.
Пример оформления документов для конкретного работника:
«Сотруднику Иванову И.К. назначается сменный режим работы и отдыха: два рабочих дня, два выходных. Длительность смены, ее начало и окончание, количество часов, время на обед устанавливаются по графику. Для сотрудника Иванова И.К. назначается суммированный учет с периодичностью учета раз в месяц».
При составлении графика нужно учитывать следующее:
- документ составляется до начала учетного периода;
- график охватывает весь учетный период;
- сотрудник изучает периодичность смен до начала периода.
При формировании графика можно использовать унифицированную форму или разработать свою.
Важные нюансы
Как ознакомить сотрудников?
Сотрудник ознакомляется с положением и приказом под роспись. Это нужно сделать за два месяца до введения суммарной учетной системы. Также работник знакомится с коллективным договором, все сведения из которого дублируются в трудовом контракте.
Дополнительно в договоре указывается ссылка на приказ и положение, определяющие характер сменной работы.
Сроки действия
Закон не устанавливает минимальных и максимальных сроков, на которые должно составляться положение. Данные периоды работодатель определяет сам.
Сколько и где должен храниться?
Отдельные категории кадровой документации (приказы, положения и проч.) хранятся на протяжении 75 лет. Условия хранения определяет руководитель. Это может быть специализированное помещение по типу архива, сейф и т.д.