Сколько стоит штатный кадровик и аутсорсинг для бизнеса

Выбор между штатным кадровиком и кадровым аутсорсингом для бизнеса не только вопрос цены в платежной ведомости. На практике предприниматель сравнивает сразу несколько факторов: нагрузку на компанию, объем кадрового документооборота, риски ошибок, потребность в консультациях по трудовому праву, а также то, как быстро бизнес может расти или сокращаться.

Для одних организаций удобнее нанять одного сильного специалиста в штат, для других выгоднее передать кадровые функции внешней компании и платить только за нужный объем работ.

Тема особенно актуальна для малого и среднего бизнеса, где кадровые задачи часто "размазываются" между бухгалтерией, офис-менеджером и руководителем.

В результате ошибки в трудовых договорах, приказах, табелях, отпусках и личных делах сотрудников могут стоить заметно дороже, чем кажется на первый взгляд.

Именно поэтому при выборе модели кадрового сопровождения важно смотреть не только на оклад кадровика или тариф аутсорсера, но и на полную стоимость владения процессом.

Ниже разберем, сколько в среднем стоит штатный кадровик и кадровый аутсорсинг для бизнеса, из чего складывается цена, когда выгоднее один вариант, а когда другой, и как рассчитать экономику решения именно для вашей компании.

Что входит в кадровые услуги для бизнеса

Чтобы сравнение было корректным, сначала нужно понять, какие задачи вообще относятся к кадровому направлению. В небольших компаниях кадровик может заниматься только приемом, увольнением, отпусками и больничными.

В более зрелом бизнесе к этому добавляются разработка локальных нормативных актов, ведение личных дел, контроль сроков договоров, оформление командировок, учет переработок, работа со штатным расписанием и взаимодействие с проверяющими органами.

Фактически кадровый блок не одна функция, а целый комплекс процессов. Если в компании 10–20 человек, объем документов один. Если 50–100 сотрудников, особенно с текучестью, сменными графиками и несколькими юрлицами, нагрузка возрастает в разы.

Именно поэтому цена кадровых услуг почти всегда зависит не только от количества работников, но и от сложности бизнеса.

Для деловых услуг это особенно важно: клиент обычно покупает не "человека в офис", а бесперебойность процессов, отсутствие штрафов и предсказуемость расходов.

Поэтому грамотный расчет должен учитывать не только прямые выплаты, но и косвенные издержки: время руководителя, риски простоя, затраты на обучение и программное обеспечение.

В упрощенном виде кадровая функция включает:

• оформление приема, перевода и увольнения сотрудников;

• ведение кадровых документов и личных дел;

• составление и обновление трудовых договоров и допсоглашений;

• учет отпусков, больничных, командировок и графиков работы;

• подготовку приказов, справок и внутренней отчетности;

• контроль сроков, уведомлений и обязательных подписей;

• консультирование руководителя по кадровым и трудовым вопросам.

Сколько стоит штатный кадровик

Стоимость штатного кадровика начинается не с оклада, а с полной нагрузки на бюджет. Работодатель оплачивает не только зарплату, но и страховые взносы, рабочее место, программное обеспечение, обучение, отпускные, больничные, иногда - подбор и замену сотрудника.

Поэтому формально "оклад 60 000 рублей" в реальности может означать заметно больший ежемесячный расход.

На рынке труда уровень оплаты кадровиков зависит от региона, уровня компетенций и сложности задач.

В небольших городах специалист по кадрам может стоить дешевле, в крупных агломерациях - существенно дороже. Если нужен не просто делопроизводитель, а человек с опытом в трудовых спорах, проверках, миграционном учете или с несколькими юрлицами, стоимость возрастает.

По данным открытых вакансий на российских сайтах поиска работы в 2025 году, ориентиры по зарплатам обычно выглядят так: начинающий специалист - от 45 000 до 60 000 рублей, кадровик среднего уровня - 60 000–90 000 рублей, сильный специалист с расширенным функционалом - 90 000–130 000 рублей и выше.

Для Москвы и Санкт-Петербурга диапазоны часто на 15–35 процентов выше, чем в регионах.[1]

Но если смотреть полную стоимость, к окладу следует добавить обязательные и сопутствующие расходы:

Например, если кадровик получает 70 000 рублей в месяц, то после страховых взносов и с учетом части постоянных затрат реальная ежемесячная стоимость для работодателя может составить около 95 000–110 000 рублей и выше.

Если добавить отпуск, больничные и периодические расходы на замену специалиста, годовая сумма станет еще ощутимее.

Особенно важно понимать, что штатный кадровик редко работает только "по кадрам". В малом бизнесе на него нередко навешивают воинский учет, миграционные уведомления, подготовку документов для бухгалтерии, встречи новых сотрудников, ответы на запросы руководства и участие в внутренних проверках.

В итоге компания платит за более широкую занятость, чем предполагается на старте.

Из чего складывается стоимость кадрового аутсорсинга

Кадровый аутсорсинг передача функций внешней компании или специалисту. В отличие от штатной единицы, здесь бизнес платит не за присутствие человека в офисе, а за конкретный объем услуг, зафиксированный в договоре.

Это может быть базовое кадровое делопроизводство, полное сопровождение персонала, проверка документов, восстановление учета или консультации по трудовому праву.

Стоимость аутсорсинга обычно зависит от нескольких параметров: числа сотрудников, количества юридических лиц, интенсивности кадровых событий, отрасли и региона. Если в компании мало приемов и увольнений, а штат стабилен, цена может быть совсем умеренной.

Если же бизнес быстро растет, открывает новые подразделения, работает посменно или с массовым персоналом, стоимость будет выше из-за повышенного объема операций.

В российской практике тарифы на кадровый аутсорсинг часто начинаются от фиксированной ежемесячной суммы или рассчитываются по числу сотрудников.

Например, на рынке можно встретить модели от 8 000–15 000 рублей в месяц за маленькую компанию с минимальным кадровым потоком, до 30 000–80 000 рублей и выше для среднего бизнеса с комплексным сопровождением. При сложных задачах и большом штате цена нередко обсуждается индивидуально.

Обычно в аутсорсинговый пакет входят:

• ведение кадрового учета в рамках согласованного объема;

• подготовка кадровых приказов и документов;

• контроль сроков и актуальности данных;

• консультации по трудовым вопросам;

• проверка кадровых документов перед аудитом или проверкой;

• сопровождение отпусков, увольнений, переводов, приемов;

• подготовка отчетности по согласованному перечню.

При этом аутсорсинг может иметь и дополнительные услуги, которые оплачиваются отдельно: восстановление кадрового архива, аудит документов, внедрение электронного документооборота, настройка шаблонов, обучение сотрудников заказчика.

Для бизнеса это удобно, потому что можно не переплачивать за редкие задачи, а включать их только при необходимости.

Важный момент: низкая стартовая цена аутсорсинга не всегда означает дешевизну. Нужно смотреть, что именно включено в тариф, сколько документов в нем допустимо, как быстро отвечают специалисты и кто несет ответственность за ошибки.

В деловых услугах именно прозрачность и предсказуемость оказываются решающим фактором.

Сравнение штатного кадровика и аутсорсинга по реальным затратам

Если сравнивать оба варианта только по цифре в договоре, можно ошибиться. Штатный кадровик может выглядеть "дороже", если смотреть на зарплату целиком, но аутсорсинг иногда становится невыгодным при большом количестве операций, срочных задач и постоянной включенности в жизнь компании.

Поэтому сравнение лучше делать по модели полной стоимости.

Рассмотрим условный пример. Компания на 25 сотрудников. Штатный кадровик в регионе получает 65 000 рублей. С учетом взносов, отпускных, больничных и рабочего места реальная ежемесячная стоимость может приблизиться к 90 000 рублей.

За год это уже около 1,08 млн рублей, не считая замены сотрудника и возможных ошибок.

Теперь аутсорсинг. Для компании такого масштаба базовый пакет может стоить 18 000–30 000 рублей в месяц. Если дополнительно нужны консультации, срочные правки и аудит документов, сумма может подняться до 35 000–45 000 рублей. За год получится примерно 216 000–540 000 рублей.

Разница заметна, особенно если кадровая нагрузка не очень высокая.

Однако при штате, например, 120–150 человек и сложной структуре бизнеса ситуация меняется. Один штатный кадровик может уже не справляться или будет перегружен. Тогда либо нужно нанимать несколько специалистов, либо подключать аутсорсинговую команду.

В таких случаях сравнивают не "один человек против аутсорса", а "внутренний отдел против внешнего сопровождения".

Таким образом, аутсорсинг чаще выигрывает в малом бизнесе и в компаниях со средним объемом кадровых операций, а штатный кадровик становится оправданным при высокой постоянной нагрузке, сложной структуре и необходимости глубокого погружения в процессы.

Но окончательный выбор зависит от конкретной модели бизнеса, а не только от количества сотрудников.

Когда штатный специалист выгоднее

Штатный кадровик обычно выгоднее, когда у компании много внутренних процессов, и специалист нужен не эпизодически, а каждый день. Это касается предприятий с частыми переводами, сменными графиками, сложной системой согласований, удаленными филиалами, большим количеством договоров и повышенной текучестью персонала.

В такой среде внешнему подрядчику может быть сложно быстро реагировать на все изменения.

Еще один аргумент в пользу штата - необходимость постоянной доступности. Если кадровик сидит в офисе, руководитель и сотрудники могут оперативно решить вопросы с отпусками, справками, кадровыми изменениями и внутренними согласованиями.

Для компаний с офлайн-процессами это бывает критично, особенно если кадровые документы нужны "на вчера".

Кроме того, штатный специалист глубже погружается в корпоративную культуру и особенности бизнеса. Он знает, кто из сотрудников на каком проекте работает, как устроены графики, какие подразделения чаще меняются, какие руководители любят срочные изменения и где обычно возникают ошибки. Такой накопленный контекст бывает очень ценным.

Штат имеет смысл, если:

• в компании стабильно большой объем кадровых операций;

• есть несколько подразделений или филиалов;

• нужна ежедневная внутренняя коммуникация с сотрудниками;

• бизнес работает в сложной отрасли с повышенным документооборотом;

• руководство хочет полный контроль внутри компании;

• кадровая функция тесно связана с HR, адаптацией и обучением.

Но даже в этом случае важно помнить: штатный кадровик не всегда дешевле. Если загрузка недостаточная, компания платит за простой. В деловых услугах часто встречается ситуация, когда специалист занят от силы 30–40 процентов времени, но его стоимость в бюджете остается полной.

Поэтому перед наймом нужно оценивать не только потребность "быть в офисе", но и реальный объем задач.

Когда аутсорсинг выгоднее

Аутсорсинг чаще всего выигрывает там, где бизнесу нужен профессиональный кадровый учет без содержания отдельной штатной единицы.

Это особенно удобно для компаний с небольшим и средним штатом, для стартапов, сезонного бизнеса, торговых точек, интернет-проектов, консалтинга, агентств и сервисных компаний.

В таких организациях кадровые события происходят не каждый день, но ошибки все равно недопустимы.

Важное преимущество аутсорсинга - гибкость. Бизнес может платить только за тот объем, который реально потребляет.

Если штат вырос, можно расширить тариф. Если часть сотрудников ушла, можно уменьшить нагрузку и не оплачивать неиспользуемую мощность. Это особенно важно в нестабильной экономической среде, когда компании стараются держать постоянные расходы под контролем.

Аутсорсинг также удобен как способ снизить риски. Внешний подрядчик обычно работает по регламенту, использует чек-листы, хранит копии документов, контролирует сроки и ориентируется на практику трудового законодательства.

Для бизнеса это означает меньше шансов получить штраф из-за пропущенного приказа, неверной даты, отсутствующей подписи или некорректно оформленного изменения условий труда.

Аутсорсинг особенно полезен, если:

• в компании нет большого кадрового потока;

• нужно сократить постоянные расходы;

• нет желания содержать отдельную ставку;

• кадровая функция должна быть быстро подключаемой;

• требуется аудит или восстановление учета;

• руководству важна понятная цена и отсутствие "скрытых" затрат.

При этом аутсорсинг особенно выигрывает в компаниях, где кадровая функция не является ядром бизнеса, но ошибки опасны.

Например, у производственной мастерской, маркетингового агентства или сервисной компании кадровик нужен не для "процессов ради процессов", а для законного и спокойного оформления отношений с персоналом.

Здесь передача функции на сторону может быть рациональнее штатного решения.

Какие скрытые расходы часто забывают учесть

Самая распространенная ошибка - сравнивать только оклад штатного кадровика и тариф аутсорса. На практике у обеих моделей есть скрытые расходы. У штатного специалиста это налоги, отпускные, больничные, период без результата во время адаптации, текучесть и затраты на замену.

У аутсорсинга - настройка взаимодействия, контроль качества, согласование шаблонов, передача данных и возможные допуслуги.

Если штатный кадровик уходит в отпуск или на больничный, компания либо ждет, либо срочно перекрывает функцию бухгалтерией или руководителем.

Это создает непрямые издержки: задержки, отвлечение сотрудников, риск ошибок. В денежном выражении такие потери иногда не видны сразу, но в бизнесе они складываются в ощутимую сумму.

У аутсорсинга тоже бывают дополнительные траты. Например, если компания хранит кадровые документы в хаотичном виде, подрядчик сначала проводит аудит и восстановление учета.

Если документы на бумаге и в разных папках, потребуется время на наведение порядка. Если в компании нестандартные графики, разовые смены, вахта или филиальная сеть, цена может отличаться от базовой.

Часто забывают и про цифровую инфраструктуру:

• электронный кадровый документооборот;

• система хранения и архивирования;

• доступы к учетным программам;

• защита персональных данных;

• интеграция с бухгалтерией и HR-системой.

Для бизнеса в сфере деловых услуг эти факторы особенно важны, потому что экономия на неподходящей модели может обернуться потерей времени управленческой команды. Иногда предприниматель думает, что нанял дешевого кадровика, а по факту руководитель сам тратит часы на контроль документов.

В других случаях кажется, что аутсорсинг дороговат, но потом выясняется, что внутренняя нагрузка и ошибки в разы дороже самого тарифа.

Пример расчета для малого бизнеса

Рассмотрим небольшую компанию на 15 сотрудников: офисные специалисты, менеджеры, один руководитель, несколько исполнителей. Кадровые события происходят не очень часто: 2–3 приема в год, несколько отпусков, редкие увольнения, стандартный набор документов.

Для такой компании штатный кадровик на полную ставку может оказаться избыточным.

Допустим, в регионе оклад специалиста по кадрам составляет 55 000 рублей.

С учетом взносов и сопутствующих расходов реальная стоимость может приблизиться к 75 000–85 000 рублей в месяц. За год это 900 000–1 020 000 рублей. Для малого бизнеса это уже значимая сумма, особенно если кадровик не загружен полностью.

Аутсорсинговый пакет для такого штата может стоить, например, 12 000–20 000 рублей в месяц, если услуги ограничены базовым кадровым сопровождением. Даже с учетом разовых консультаций и обновления документов годовой бюджет может остаться в диапазоне 150 000–300 000 рублей.

Разница позволяет направить средства на продажи, маркетинг, автоматизацию или резерв.

Но здесь важно не ошибиться в ожиданиях. Если руководитель хочет, чтобы внешний специалист ежедневно отвечал сотрудникам, лично контролировал выходы, участвовал в адаптации и вел еще и подбор персонала, базового тарифа уже не хватит.

Тогда нужно либо расширять договор, либо понимать, что экономия будет меньше, чем кажется. Поэтому расчеты стоит делать на основании реального перечня функций.

Пример расчета для среднего бизнеса

Теперь более сложная ситуация: компания на 80 сотрудников, несколько подразделений, регулярные приемы и увольнения, сезонные пики, учет отпусков, часть сотрудников работает удаленно.

В таком случае кадровая нагрузка уже ощутима, и одна ставка может не справиться. Нужен специалист с опытом, а иногда - еще и помощник.

Если штатный кадровик стоит 80 000–100 000 рублей в месяц, а с учетом расходов компании это превращается примерно в 110 000–140 000 рублей, годовой бюджет будет заметным. При этом при росте бизнеса может потребоваться второй специалист или переход на более дорогой уровень компетенций.

То есть стоимость будет расти вместе с объемом.

Аутсорсинг в такой модели может быть выгоден, если подрядчик берет на себя стандартизированное ведение кадрового учета, а внутренний сотрудник остается только как контактное лицо.

Например, бизнес может платить 35 000–60 000 рублей в месяц за комплексное сопровождение и при этом не содержать отдельную полноценную ставку. Для компаний с нормализованными процессами это часто работает эффективнее.

Однако в среднем бизнесе многое зависит от управленческой культуры.

Если руководители часто вносят изменения "в последний момент", если документы передаются хаотично, если подразделения работают несогласованно, аутсорсинг потребует более строгой дисциплины.

Это не минус модели, а особенность: чем выше организация процессов, тем дешевле и удобнее внешнее сопровождение.

Как выбрать между штатным кадровиком и аутсорсингом

Правильный выбор начинается с диагностики. Нужно ответить на несколько вопросов: сколько у вас сотрудников, как часто происходят кадровые изменения, есть ли филиалы, насколько срочно нужны документы, кто будет передавать данные, требуется ли подбор персонала, есть ли сложные режимы работы.

Только после этого можно сравнивать варианты по деньгам.

Если кадровая функция занимает у человека полный рабочий день и регулярно требует присутствия в офисе, штатный специалист может быть оправдан.

Если же задачи повторяются, хорошо регламентированы и не требуют постоянного личного контакта, аутсорсинг часто оказывается дешевле и надежнее. В деловых услугах именно стандартизация процессов позволяет экономить без потери качества.

На практике полезно сделать мини-аудит. Для этого можно посчитать:

• количество сотрудников;

• число приемов, переводов и увольнений за год;

• объем отпусков, больничных и командировок;

• наличие филиалов и удаленных работников;

• частоту запросов со стороны руководства;

• время, которое уже тратится на кадровые задачи внутри компании.

Если после такого анализа выясняется, что кадровая работа занимает меньше половины ставки, то нанимать полноценного штатного специалиста обычно нерационально.

Если же объем стабильно высокий, а ошибок много из-за перегрузки, лучше либо усиливать штат, либо переходить на более структурированный внешний формат.

Какие риски у обеих моделей

У штатного кадровика главный риск - зависимость от одного человека. Заболел, уволился, ушел в отпуск, перегорел, не успел - и весь кадровый процесс становится уязвимым. Если в компании нет резервирования или второго специалиста, риски возрастают.

Кроме того, качество работы сильно зависит от конкретного сотрудника и его опыта.

Есть и риск "замыливания" глаз. Когда человек долго работает внутри одной компании, он может перестать замечать ошибки в привычных процессах.

Документы оформляются "по старой схеме", хотя уже есть изменения в практике или внутренние правила устарели. В результате компания накопляет слабые места, которые всплывают только при проверке.

У аутсорсинга другие риски. Самый частый - нечетко прописанный договор. Если в нем не указано, кто и в какие сроки отвечает на запросы, что входит в тариф и как оценивается дополнительная работа, возникают конфликты ожиданий.

Второй риск - плохая коммуникация: подрядчик не может работать качественно без своевременных данных от клиента.

Чтобы снизить риски, полезно заранее предусмотреть:

• регламент обмена документами;

• ответственных лиц с обеих сторон;

• сроки реакции на запросы;

• порядок хранения и передачи данных;

• перечень услуг, входящих и не входящих в тариф;

• условия экстренного сопровождения и срочных задач.

Для бизнеса разумно не рассматривать кадровое сопровождение как разовую покупку. Это процесс, который влияет на законность трудовых отношений, репутацию компании и внутреннюю дисциплину.

Поэтому даже при выборе самого экономичного варианта нельзя экономить на прозрачности и контроле.

Что еще стоит учитывать при расчете бюджета

Если бизнес ориентируется только на текущий месяц, он может недооценить будущие расходы. Например, штатный кадровик может понадобиться сейчас на полную ставку, а через полгода при автоматизации процессов его загрузка снизится.

Или наоборот: сегодня компания маленькая, но через год планирует удвоить штат. Тогда аутсорсинг может быть временным, а потом потребуется переход на смешанную модель.

Комбинированный подход - тоже распространенное решение. Внутри компании остается человек, который отвечает за оперативную коммуникацию и ключевые HR-задачи, а внешняя компания закрывает документооборот, аудит, консультации и сложные блоки.

Для среднего бизнеса это часто дает лучший баланс цены и качества.

Не стоит забывать и о том, что кадровая функция тесно связана с бухгалтерией, юридическим сопровождением и иногда с охраной труда. Если эти блоки уже частично на аутсорсе, кадровое направление тоже можно рассматривать в связке.

Иногда именно так бизнес получает наибольшую экономию и меньше управленческой нагрузки.

С точки зрения деловых услуг, самый важный критерий - управляемость. Хорошее кадровое решение должно обеспечивать:

• предсказуемые расходы;

• снижение рисков штрафов и конфликтов;

• быстрый доступ к документам и консультациям;

• масштабируемость при росте бизнеса;

• понятное распределение ответственности.

Если один вариант дешевле на бумаге, но требует много ручного контроля и отвлекает руководителя, он может проигрывать более дорогому, но организованному решению. В современных бизнес-процессах именно стоимость ошибок часто определяет финальный выбор.

В результате сравнение "штатный кадровик или аутсорсинг" сводится не к вопросу, кто дешевле всегда, а к вопросу, какая модель лучше соответствует вашему масштабу, структуре и темпам работы. Малому бизнесу и проектным компаниям чаще выгоден аутсорсинг.

Средним и крупным организациям с постоянным потоком кадровых операций может понадобиться штатный специалист или даже небольшой внутренний отдел.

Универсального ответа нет, но есть универсальный подход: считать полную стоимость, учитывать риски и выбирать модель, которая поддерживает рост, а не тормозит его.

Что дешевле для компании до 20 сотрудников?

Чаще всего дешевле кадровый аутсорсинг, потому что штатный специалист на полной ставке обычно оказывается избыточным. Но если у компании много срочных кадровых задач или сложный график работы, нужно считать индивидуально.

Когда штатный кадровик начинает окупаться?

Обычно тогда, когда объем кадровых операций стабильно высокий, документы нужны ежедневно, а внутренняя коммуникация критична. Важно смотреть не только на число сотрудников, но и на интенсивность изменений.

Можно ли совместить штат и аутсорсинг?

Да, это распространенная модель. Внутренний специалист закрывает оперативную работу, а внешняя компания помогает с аудитом, восстановлением учета, консультациями и сложными задачами.

Какой вариант безопаснее с точки зрения ошибок?

Оба варианта могут быть безопасными, если процессы выстроены правильно. У штатного специалиста важны компетенции и резервирование, у аутсорсинга - регламент, качество договора и прозрачная коммуникация.

В целом для бизнеса оптимальное кадровое решение не самое дешевое на входе, а то, которое дает предсказуемый бюджет, снижает риск ошибок и соответствует реальной нагрузке. Именно поэтому перед наймом штатного кадровика или подписанием договора на аутсорсинг стоит провести расчет не только зарплаты, но и полной стоимости процесса на горизонте года.

Такой подход помогает принимать управленческие решения без лишних расходов и с опорой на реальные потребности компании.

[1] Открытые данные по вакансиям и предложениям работодателей на российском рынке труда за 2025 год показывают значительный разброс зарплат кадровых специалистов в зависимости от региона, опыта и функционала.

Приведенные в статье диапазоны являются усредненными ориентирами для аналитического сравнения и могут отличаться в конкретной компании.