С сентября 2023 года сотрудники больше не могут подписывать документы от имени компании личной подписью представителя юридического лица. Теперь для этого нужна связка из двух элементов: электронной подписи физического лица и машиночитаемой доверенности (МЧД). Тем, кто ведёт учёт в 1С, рано или поздно приходится разбираться, как настроить МЧД в 1С, чтобы документы уходили контрагентам и в госорганы без ошибок.
Что нужно подготовить заранее
Прежде чем открывать настройки в программе, стоит убедиться, что у вас на руках есть всё необходимое. Во-первых, это действующая подпись физического лица на сотрудника, который будет подписывать документы. Во-вторых, сама доверенность в формате XML, зарегистрированная в распределённом реестре ФНС. В-третьих, установленный криптопровайдер и корректно работающий носитель с сертификатом.
Если с подписью ещё не всё решено, её можно усиленная квалифицированная электронная подпись получить в аккредитованном удостоверяющем центре занимает от 15 минут при личном визите или дистанционно при наличии действующего сертификата.
Установка и подключение модуля МЧД в 1С
Работа с доверенностями в 1С строится на отдельном модуле, который входит в состав актуальных релизов. Порядок действий примерно такой:
- Обновите конфигурацию до версии, поддерживающей работу с МЧД: для «Бухгалтерии», «Зарплаты и управления персоналом», «Управления торговлей» это релизы, выпущенные после 2023 года.
- Проверьте, что в настройках программы включён раздел для работы с электронными подписями и доверенностями.
- Установите сертификат сотрудника через «Сервис и настройки» - раздел администрирования, где хранятся личные сертификаты.
- Загрузите файл МЧД в справочник доверенностей. Он подтягивается автоматически, если доверенность зарегистрирована в реестре ФНС под вашим ИНН.
- Привяжите доверенность к конкретному пользователю, который будет подписывать документы.
После этого при отправке документа из 1С программа сама подставит номер МЧД в нужное поле. Ничего вручную вводить не придётся - останется только выбрать подпись и нажать «Подписать».
Частые ошибки и как их избежать
На практике настройка проходит гладко не всегда. Самая частая проблема - программа «не видит» доверенность. Обычно причина в том, что срок её действия уже истёк или полномочия не покрывают конкретный тип документа. Второй распространённый случай - устаревший релиз конфигурации, который просто не умеет работать с форматом МЧД 1.0 или 2.0.
Иногда бухгалтер прикрепляет не ту доверенность - если на сотрудника оформлено несколько, легко перепутать. Проверять статус и срок действия удобнее через специализированный сервис управления машиночитаемыми доверенностями, который показывает актуальные сведения из блокчейн-реестра ФНС за пару секунд.
Нужно ли что-то менять в привычной работе
После настройки процесс подписания почти не отличается от прежнего. Разница только в том, что к каждому документу теперь прилагается файл доверенности, а подпись используется не корпоративная, а личная. Для сотрудников, которые раньше работали с подписью юрлица, это поначалу непривычно, но уже через неделю становится рутиной.
Если у компании много филиалов и сотрудников с правом подписи, разумнее подключить корпоративное решение - тогда доверенности выпускаются и отзываются централизованно, а сроки действия отслеживаются автоматически. Это избавляет от ситуации, когда документ уходит контрагенту с просроченной МЧД, и обе стороны узнают об этом задним числом.
