Трудовая книжка – документ, информирующий о сферах деятельности человека. Именно на нем акцентируется внимание при поступлении на работу и оформлении пенсии.
Инструкции и полезные советы помогут безошибочно делать необходимые записи.
Законодательная база
- Постановление Правительства РФ N 225 — правила ведения и хранения трудовых книжек.
- Постановление Министерства Труда РФ N 69 — требования к заполнению документов, фиксирующих сферы деятельности граждан.
- Трудовой кодекс: ст. 66 — трудовая книжка (ТК), особенности; ст. 192 – 193 – ответственность за несоблюдение порядка по ведению ТК; ст. 83 – расторжение договора по независящим от обеих сторон обстоятельствам.
- Письмо Роструда от N 656-6-0 – ответственность за хранение ТК.
- Ст. 5.27 КоАП – последствия несоблюдения законодательства относительно ведения, учета и хранения книжек.
Ознакомиться с документами можно здесь:
Трудовой Кодекс Российской Федерации
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69
Письмо Роструда от 18.03.2008 N 656-6-0
Кто отвечает за ведение, учет и хранение?
На основании Правил, выдача ТК входит в обязанности руководителя. По его распоряжению назначается сотрудник, отвечающий за их ведение, учет и хранение.
Должностная инструкция обязательно прописывается в трудовом договоре и Приказе. При нарушении требования ответственность несет работодатель.
Бывают ситуации, когда служащий просит временно выдать книжку на руки (например, для предоставления в ПФР).
Помните, что в случае потери вся вина ложится на уполномоченное лицо, то есть специалиста отдела кадров или руководителя.
Возможное наказание:
- для кадровика – за нарушение ст.192-193 Трудового кодекса выплачивается административный штраф 1000-5000 руб.;
- для руководителя – согласно ст. 5.27 КоАП, взыскание в размере 30000-50000 руб. или остановка деятельности фирмы на 3 месяца.
Даже наличие расписки от сотрудника о возврате документа не освобождает от ответственности.
Как поступить, чтобы избежать негативных последствий:
- самостоятельно предъявить ТК в требуемые инстанции;
- предоставить сотруднику нотариально заверенную копию документа.
Правила заполнения трудовых книжек в 2020 году
Предприятие обязано оформлять ТК на каждого сотрудника, проработавшего на постоянной основе больше 5 дней.
Аналогичное требование предъявляется по отношению к тем, кто принимает сезонных, временных или подлежащих социальному страхованию служащих.
Согласно законодательным актам, правила оформления книжек в 2020-2016 году остались неизменными.
Общий порядок заполнения таков:
- каждая запись нумеруется сквозным типом;
- вся вносимая информация должна быть на русском языке; если на территории РФ функционирует предприятие из другого государства, допускается дублирование текста на другом языке;
- нельзя использовать сокращения;
- дата имеет формат ДД.ММ.ГГГГ;
- пишутся арабские цифры, перед одиночными проставляется «0»;
- все вносимые сведения заверяются печатью организации;
- разрешенные цвета шрифта: синий, фиолетовый, черный.
Как правильно сделать запись в документе?
Получить ответ на этот вопрос поможет инструкция по заполнению трудовых книжек в 2020 г.
Титульный лист
Заполняется, если работник впервые устраивается официально.
Содержит:
- ФИО — указывается полностью. Данные берутся с паспорта, водительских прав или военного билета. Использование инициалов недопустимо.
- Дату рождения – прописывается с соблюдением рассмотренных выше правил.
- Уровень образования – вносятся сведения из диплома или аттестата (высшее профессиональное, среднее общее и т. д.).
- Профессию, специальность – указывается на основании документов об образовании.
- Дату заполнения – проставляется текущее число. Месяц разрешается писать словами или цифрами.
Подпись владельца и кадровика (руководителя). - Печать — в трудовой книжке проставляется для заверения внесенных данных.
Пример:
Сведения о трудовой деятельности
Раздел, предназначенный для внесения информации о работе служащего. Здесь отмечается прием, перевод или увольнение.
Страница имеет четыре графы:
- порядковый номер записи;
- дата внесения изменений;
- поле для записи – вписывается название компании (в том числе сокращенное), должность, наименование структурного подразделения;
- номер и дату документа, повлиявшего на принятие решения.
Документом-основанием для внесения записи является приказ, заверенный печатью компании и подписью работодателя.
Пример:
Достижения и награды
Раздел, предназначенный для отметки о поощрениях, присвоении новых званий, получении грамот или нагрудных знаков и т.д.
Все они предусмотрены ТК РФ или коллективным договором, но предоставляются непостоянно.
Как заполнить эту страницу:
- в первых двух колонках ставится порядковый номер и дата;
- в столбце №3 указывается название компании, должность и вид награждения;
- в последнем столбце — дата и номер приказа, на основании которого поощряется сотрудник.
Пример показан на рисунке:
Дисциплинарные взыскания не пишутся. Исключение – расторжение трудового договора.
Восстановление в должности
Бывают ситуации, когда сотрудник был уволен незаконно и обратился в суд.
При удовлетворении иска работодателя могут принудить вернуть служащего в компанию.
В такой ситуации кадровый специалист должен аннулировать сведения о расторжении трудового договора.
Образец записи представлен на рисунке:
Увольнение
При увольнении запись в ТК должна вноситься своевременно и совпадать с числом, отмеченным в приказе.
В противном случае, у организации могут возникнуть конфликты с контролирующими инстанциями. Это грозит выплатой административного штрафа и материальной компенсации сотруднику.
Для предотвращения негативных последствий необходимо в день увольнения внести следующие записи:
- №2 – дата расторжения договора (последний рабочий день — день увольнения);
- №3 – сведения о происходящем событии: причины и ссылки на статьи законодательства;
- №4 – реквизиты документа, на основании которых происходит увольнение.
В трудовой книжке ставится печать, подпись кадровика (руководителя) и бывшего работника.
Образец за 2020-2016 г. представлен на рисунке:
Смерть сотрудника
В случае увольнения из-за смерти работника законодательство требует вносить в ТК правильную запись – о прекращении договора по независимым от воли сторон обстоятельствам (п. 6 ст. 83 ТК РФ).
Обязательно указывается дата смерти, отмеченная в свидетельстве (предъявляют родственники). Поле для подписи, подтверждающей ознакомление, остается пустым.
Образец заполнения:
Исправление ошибок и внесение изменений в ТК
Иногда в документ вносится неправильная запись, но по установленным правилам зачеркивания недопустимы.
Единственный способ все исправить – считать запись в трудовой книжке недействительной.
Для этого в графах таблицы «Сведения о работе» пишется:
- №1 – порядковый номер записи;
- №2 – дата внесения исправления;
- №3 – информация о признании записи недействительной.
Затем записываются достоверные данные. В последней колонке отмечаются реквизиты документа, на основании которого сделаны исправления.
Так происходит аннулирование ошибочной записи:
Переименование компании
Обязательно делается запись в ТК, иначе у сотрудника могут в дальнейшем возникнуть проблемы с Пенсионным Фондом при определении трудового стажа.
Использование двух разных печатей введут в заблуждение.
Чтобы этого не произошло, специалист отдела кадров проставляет:
- в графе 3 – название компании, информацию о переименовании, дату.
- в графе 4 – основание вносимых изменений (приказ работодателя, дата и номер).
Пример заполнения:
Правила заполнения вкладыша
Если книжка закончилась, необязательно заводить новую – достаточно вставить специальный вкладыш.
Он оформляется и заполняется по принципу, аналогичному оформлению ТК, только понадобится его вшить – так гласят установленные правила.
Пример представлен ниже:
Законодательство не регламентирует особенности вшивания. Большинство предприятий используют жесткие нитки, делают 4 прокола и крепят лист в конце трудовой книжки.
Специалист обязан указать в ней серию и номер вкладыша, который обязательно заверяется печатью.
Дубликат ТК и его оформление
Дубликат может понадобиться:
- в случае утери книжки;
- в результате износа или серьезных физических повреждений;
- при наличии записей, отмененных по решению суда;
- в случае ЧП на предприятии (копии могут выпускаться массово).
Кадровик обязан выдать сотруднику новую ТК в течение 15 рабочих дней с момента подачи заявления. На титульном листе готового документа обязательно наличие надписи «Дубликат».
Пример:
С.С. Сидоров потерял свою трудовую книжку, поэтому 15.07.2016 подал заявление на изготовление дубликата.
Новый документ сотрудник получил 01.08.2016:
Как делают записи ИП?
Согласно ст. 66 ТК РФ, трудовая книжка — документ, необходимый служащим для учета стажа и занимаемых должностей.
Индивидуальный предприниматель не является работником. Самостоятельно делать запись в книжку не нужно. Учет трудового стажа ИП осуществляется с момента постановки на учет в ФНС и отчисления взносов в ПФР.
Когда ИП нанимает сотрудников, он должен соблюдать наравне с юридическими лицами правила ведения, учета и хранения ТК.
Иначе будет нести ответственность на нарушение — штраф 1000-5000 руб. или остановка деятельности на 3 месяца.
Распространенные ошибки и неточности:
- неправильное написание ФИО;
- неполная информация об образовании сотрудника;
- отсутствие необходимых подписей (работника и кадровика);
- занесение сведений в несоответствующий раздел.
Законодательство РФ изменчиво, поэтому не забывайте периодически проверять актуальность правил ведения трудовых книжек.
Проявление внимательности к работе с документами и знание особенностей внесения записей позволит избежать многих разногласий с сотрудниками и контролирующими органами.