Заполнение трудовой книжки при приеме на работу

Оформление трудовой книжки при приеме на работу

Заполнение трудовой книжки является обязательным условием трудоустройства.

Записи являются основанием для подтверждения трудового стажа и занимаемых должностей при приеме на работу или назначении пенсий.

Нормативная база

Обязанность заполнения трудовых книжек установлена в ст. 66 ТК РФ.

При заполнении документа работодатели руководствуются:

  • Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной Постановлением Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (далее – Инструкция).
  • Правилами заполнения, установленных документом «О трудовых книжках», утвержденных Постановлением Правительства от 16.04.2003 №225 (далее – Правила).

Трудовой Кодекс Российской Федерации

Постановление Минтруда РФ от 10.10.2003 N 69

Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225

В настоящее время действуют книжки образца 2004 года. Документы, открытые ранее даты, продолжают действовать и не подлежат обмену.

Оформление и заполнение трудовой книжки при приеме на работу

Обязанность по хранению, заполнению трудовых книжек несет работодатель по месту заключения основного договора.

Заполнение производится:

  • Темными чернилами.
  • На государственном языке.
  • В полном соответствии с приказами.

Даты месяца заполняются арабскими цифрами в двузначном формате, год – в четырехзначном.

Порядок и правила

Трудовая книжка включена в перечень документов, представляемых при трудоустройстве (ст. 65 ТК РФ).

После приема на работу запись о трудоустройстве вносится в документ по истечении 5 дней.

В случае исполнения обязанностей в особых условиях, дающих право на досрочную пенсию, особое значение имеет наименование должности вне зависимости от точности данных персонифицированного учета.

Например, запись в трудовой с текстом: «Принята на должность лаборантки» может стать препятствием для получения льготного стажа. Правильный текст согласно квалификационному справочнику: «Принята на должность лаборанта».

Трудовые книжки неустановленного образца, открытые на территории иностранного государства, не используются.

Принятому работнику открывают новый документ без переноса данных о предыдущем стаже.

Образец записей и формулировок

Текст о приеме на работу вносится под порядковым номером (столбец 1) хронологического порядка с указанием даты записи (столбец 2).

Образец заполнения трудовой книжки приема на работу представляется в следующем содержании: «Принят на должность наладчика в пищевой цех». Столбец 4 содержит основание записи: «Приказ №15 от 20.12.2015г.».

Оформление в организацию

Внесение записи о трудоустройстве начинается с наименования организации.

Название предприятия должно соответствовать учредительным документам. Если компания зарегистрировала полное и краткое название, в текст вносятся оба наименования.

Запись производится по центру, со строчным отступом от предыдущей записи. В ряде предприятий наименование заносится штампом.

Пример:

2.jpg

Оформление в филиал

Филиал предприятия не является юридическим лицом.

Вне зависимости от места оформления трудовых книжек запись ведется от имени предприятия.

При приеме работника составляется текст примерного содержания: «Принят в Ярцевский филиал №1 на должность кондитера».

Указание на филиал может иметься в названии, например, «ООО «Мечта», Вяземский филиал, г.Вязьма».

Пример:

3.jpg

Прием в структурное подразделение

Структурное подразделение часто не имеет обособленного от головного офиса нахождения.

Если предприятие имеет несколько торговых точек и в трудовых договорах не указывается прием работника с указанием конкретного подразделения, запись в трудовой не имеет особой ссылки и не отличается от стандартного варианта текста.

Прием переводом

Перевод лица от одного работодателем к другому оформляется дополнительными документами.

Ссылка на перевод должна быть отражена в записях обоих сторон – передающей и принимающей организации.

При приеме производится запись: «Принят на должность электрика в порядке перевода из ООО «Ромашка».

Пример:

4.jpg

Прием к ИП

Оформление трудоустройства к ИП не имеет отличия от найма к юридическому лицу.

Работодатель имеет право заключать трудовые договоры без дополнительной регистрации в муниципалитете, заполнять трудовые книжки.

Порядок ведения записи выполняется в стандартной форме.

Название ИП необходимо также указывать в полном и кратком варианте (при наличии в учредительных документах). Например, «Индивидуальный предприниматель Новиков Сергей Иванович (ИП Новиков С.И.)».

Пример:

1.jpg
Избрание или назначение директором

Назначение на должность директора юридического лица осуществляется собранием учредителей.

ИП также может иметь директора, принятого предпринимателем на основании приказа и договора. Данные об единоличном управляющем органе вносятся в учредительные документы.

В тексте трудовой книжки делается запись: «Принят (или назначен) на должность директора».

Пример:

5.jpg

Срочный трудовой договор

Условие заключения трудового договора с ограниченным сроком не отражается в трудовой книжке.

О срочности соглашения свидетельствуют договор и приказ.

Запись в трудовую о временном приеме производится по общим правилам.

Совместительство

При изъявлении желания работника, принятого по совместительству, может быть внесена запись о дополнительном трудоустройстве.

При оформлении договора по основному месту и совместительству на одном предприятии дополнительная запись вносится по заявлению работника.

Для записи о совместительстве на другом предприятии основанием служит выписка из приказа, трудового договора с дополнительного места трудоустройства.

Подписи

Ведение записей трудовых книжек производится кадровым работником.

Подпись в блоке, касающихся одного места трудоустройства, ставится после внесения последней записи.

Заверение записи производятся:

  • Руководителем предприятия.
  • Кадровым работником.
  • Иным должностным лицом, временно исполняющим обязанности.

В поле строки производится расшифровка подписи с указанием данных оформителя записи.

Подпись на титульном листе документа проставляет лицо, ответственное за заполнение книжек на первом месте трудоустройства.

Как ставится печать?

Обязанность заверения записей печатью установлена Правилами и Инструкцией.

Допускается использование печати, зарегистрированной в качестве основной. Печать для документов в трудовых книжках не применяются.

Оттиск круглой печати организации или ИП вносится:

  • На титульный лист при внесении первой записи. Отсутствие печати не изменяет юридической силы документа.
  • На внутреннюю обложку книжку при исправлении записи титульного листа, например, при смене фамилии.
  • На заключительную запись при увольнении.

При удостоверении последней у работодателя записи оттиск должен заходить на текст, при этом запись должна быть различима и доступна для чтения.

Нужно ли знакомить работника?

Записи, внесенные в документ, производятся на основании приказов, изданных на предприятии, о трудоустройстве или переводе от другого работодателя.

Ознакомление с текстом производятся при внесении каждой новой записи с росписью в личной карточке (текст соответствует записям в трудовой).

Подпись в книжке работник ставит только при увольнении.

Нюансы

При всей простоте оформления трудовых книжек часто возникают нюансы, незнакомые ряду лиц, на которых возложена ответственность за заполнение трудовых книжек.

Так, частой ошибкой служит наличие отступа при заполнении текстовой части документа.

Оформление трудовой впервые

Открытие трудовой книжки производится при первом поступлении на работу.

Оформление нового документа осуществляется лицу по заявлению и за плату, равную сумме приобретения книжки в местах реализации бланков.

При оформлении работодатель первого места трудоустройства заполняет титульный лист.

Если требуется дубликат

Копия трудовой книжки необходима при порче, утрате, потере внешнего вида.

Дубликат выдается работодателем последнего места трудоустройства. Для получения копии документа работник должен обратиться с письменным заявлением к руководителю.

Выдача осуществляется через 14 дней после обращения.

Работодатель заполняет:

  • Данные, полученные работником на предприятии.
  • Сведения, касающиеся лица и полученные на предыдущих местах трудоустройства. Обязанность по сбору справок, договоров, приказов от других работодателей лежит на работнике.

При отсутствии данных от предыдущих работодателей и справок из архивов указывается совокупный стаж, имеющийся до трудоустройства.

Внесение исправлений

Исправление записей в установленном порядке позволяет придать юридическую силу тексту.

Неграмотно составленное исправление может привести к несоответствию данных в документах.

В каких случаях требуется изменение записи?

Изменение текста необходимо в случаях:

  • Внесения записи неточного содержания или оформления с помарками.
  • Допущения ошибок различного характера – в наименовании организации, должности, даты.
  • Отмены записи по решению руководителя или судебного органа.

Например, если работник был принят на вакантную должность водителя, а в текст внесена должность водителя-экспедитора.

При выявлении расхождения со штатом неверная запись отменяется с последующим внесением верного текста.

Как исправить правильно?

При внесении исправительной записи необходимо ориентироваться на номер.

На свободную строку вносится текст: «Запись за №11 считать недействительной». Далее вносится правильный тест с уникальным порядковым номером.

Пример:

исправления.jpg

Когда следует внести исправление?

Идеальным вариантом правильного исправления записей является изменение данных сразу после выявления ошибки.

На практике возникают ситуации, когда работник уже трудоустроен на новое предприятие, после чего выявлена ошибка. Отмена правильных записей не производится.

Исправительные записи составляются новым работодателем внутри блока собственного текста на основании справки, представленной с предыдущего места трудоустройства.

Трудовая книжка – документ особой важности.

Данные позволяют определить стаж, качество знаний и опыта сотрудника, подтвердить факт трудоустройства и должность. Заполнение документа производится по правилам, равным для всех организационно-правовых форм предприятий.

Leave a Reply