Бывают ситуации, когда работнику нужны сведения за определенный период занятости, а копию трудовой книжки сделать проблематично — например, если она достаточно объемная и с несколькими вкладышами.
Тогда альтернативным вариантом для сотрудника будет получение выписки по нужным страницам.
Когда может потребоваться такой документ? Как оформить его правильно и Кто должен это сделать? Ответы на эти и многие другие вопросы подробно рассмотрим в статье.
Что это за документ?
Выписка из трудовой книжки представляет собой рукописную или сделанную на копировальном аппарате копию ее определенных страниц.
Сотрудник самостоятельно выбирает нужные фрагменты истории своей трудовой деятельности для составления выписки в зависимости от целей ее получения.
Порядок оформления и выдачи такого документа регулируется 2-мя нормативными актами:
- Трудовой кодекс (статься 62);
- Постановление Правительства №225 от 16.04.2003.
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
Важно: законодательством установлено, что сотрудник не должен платить за подготовку выписки из трудовой книжки и не обязан озвучивать цели ее получения.
Для чего нужна?
Документ может потребоваться для предоставления в управление социальной защиты, в Пенсионный фонд, в суд, для получения загранпаспорта или кредита.
Для загранпаспорта
В случае подачи пакета документов в электронном виде через портал «Госуслуги», информация о занятости вносится в анкету. Поэтому предоставлять выписку из трудовой книжки не нужно.
Ее следует подготовить при очной процедуре получения загранпаспорта.
Понадобится выписка из трудовой книжки со сведениями о занятости за последние 10 лет.
Для соцзащиты
Документ входит в список необходимых при оформлении социальных выплат или материнского капитала, а также при усыновлении ребенка.
Чаще всего необходима выписка из трудовой книжки со сведениями о последнем месте работы.
В Пенсионный Фонд
При оформлении или переоформлении пенсии сотрудник может подтвердить стаж выпиской из трудовой книжки, оригиналом или копией этого документа.
С 2020 года работодатель не имеет права отказать работнику в выдаче трудовой книжки для предоставления в Пенсионный фонд согласно федеральным законам о страховых и накопительных пенсиях.
Для суда
В случае судебного процесса или исполнительного производства может потребоваться выписка из трудовой книжки за конкретный период, фигурирующий в деле.
При получении кредита
Банки запрашивают такие документы для подтверждения работодателя и минимального стажа на последнем месте занятости.
Чаще всего требуется информация за последние 6 месяцев.
Что лучше – выписка или копия документа?
В зависимости от ситуации может понадобиться как первая, так и вторая форма.
Выбор варианта основывается на требованиях по месту предъявления документа. Например, в Пенсионный Фонд чаще всего нужна копия трудовой книжки, а для оформления большей части пособий в управлении социальной защиты – выписка.
Основным отличием документов является их объем: выписка из трудовой книжки всегда меньше ее копии.
В остальном отношении оба варианта имеют одинаковую юридическую силу, если правильно оформлены, заверены печатью работодателя и подписью ответственных лиц.
Как сделать выписку из трудовой книжки?
За составление такого документа ответственен работодатель. Приведем основные правила его оформления, бланк и образец заполнения.
Где брать?
Для получения выписки необходимо обратиться к руководителю организации, который выдаст распоряжение на ее подготовку.
Непосредственным составлением выписок занимается ответственный сотрудник отдела кадров.
Нужно ли заявление на выдачу?
Для заказа выписки из трудовой книжки потребуется заявление.
Оно должно включать следующую информацию:
- обращение к руководителю в верхнем правом углу (название фирмы, ФИО директора в дательном падеже), ниже указываются личные данные сотрудника в родительном падеже (должность, отдел и ФИО);
- просьбу выдать выписку согласно ст.62 ТК РФ;
- подробное указание, какие сведения нужно в ней отразить.
Важно: сотруднику необходимо подписать заявление и проставить текущую дату, в течение 3-х дней после которой работодатель обязан выдать готовый документ.
Пример:
Старшему экономисту ООО «Имя» Петровой О.С. нужна выписка из трудовой книжки с информацией о последнем месте работы для оформления детского пособия.
Для того чтобы получить такой документ, сотруднице следует обратиться в приемную руководителя с заявлением.
Образец оформления приведен ниже:
Пример заявления на получение выписки из трудовой книжки
Общие правила
Приведем стандартные правила подготовки выписки из трудовой книжки.
Документ оформляется на фирменном бланке организации и должен содержать следующую информацию:
- данные о работодателе (наименование, юридический адрес, контакты);
- сведения о трудовой деятельности специалиста (места работы, должности, стаж) за необходимый период времени;
- перечисляются награждения и поощрения при их наличии.
В выписку обязательно вносятся сведения с первой страницы трудовой книжки:
- ФИО сотрудника и его дата рождения;
- образование;
- специальность.
Далее:
- В конце выписки указывается, что работник трудоустроен в организации по настоящее время.
- Данные заверяются подписью сотрудника отдела кадров, подготовившего выписку, печатью организации и проставляется дата.
В случае если выписка состоит из нескольких листов, их нужно пронумеровать, заверить и прошить.
Важно: выписка автоматически становится недействительной в случае перевода на другую должность или смены места работы.
За сколько лет делается?
Выписка из трудовой книжки может охватывать любой период занятости, который укажет сотрудник в заявлении на ее получение.
Самыми короткими являются документы, содержащие сведения о текущем месте работы или об изменениях за последние 3–6 месяцев.
Заверяется ли нотариусом?
Выписку может заверить как работодатель, так и нотариус. Второй способ подходит, когда трудовая книжка находится «на руках» у сотрудника.
Кроме того, нотариальное заверение документа может потребоваться при устройстве на работу за рубежом или при подаче документов на лицензирование профессиональной деятельности.
Важно: если в трудовой книжке будут ошибки (неверные даты, формулировки), то нотариус может отказать в предоставлении услуги до исправления таких фактов по месту работы.
Как выглядит? Бланк и образец заполнения
Содержание выписки определяется требованиями инстанции, для предоставления в которую готовится документ. Например, может понадобиться только информация по стажу, текущему месту работы или занятости за последние несколько лет.
Бланк выписки из трудовой книжки регламентируется ТК РФ и содержит следующие обязательные элементы:
- реквизиты организации вверху первой страницы;
- указание наименования документа в центре «Выписка из трудовой книжки»;
- персональные данные сотрудника;
- таблица со сведениями о трудоустройстве в хронологическом порядке за заданный период.
Скачать бланк и образец выписки из трудовой книжки можно здесь:
Бланк выписки из трудовой книжки
Образец выписки из трудовой книжки
Особенности оформления
Больше всего вопросов возникает при подготовке документа в следующих случаях:
При работе по совместительству
Трудовая книжка при занятости по совместительству находится у основного работодателя, сотрудник кадровой службы которого обязан:
- заносить в нее информацию о дополнительном месте работы;
- оформлять выписку по запросу.
Таким образом, выписка при занятости по совместительству будет содержать сведения как об основной, так и о дополнительной работе.
Для родственников умершего сотрудника
Для оформления различного рода пособий родственники имеют право забрать оригинал трудовой книжки такого сотрудника у работодателя.
Если же по каким-то причинам документ отсутствует, то подойдет выписка, заверенная отделом кадров по последнему месту работы умершего.
При совмещении должностей
Такое понятие означает, что специалист в основное рабочее время исполняет не только свои должностные обязанности, но и чужие. Например, если его коллега длительно отсутствует.
При совмещении должностей, в отличие от работы по совместительству, не делают дополнительных записей в трудовую книжку, соответственно такой информации не будет и в выписке.
Работнику лишь начисляется определенный процент от оклада замещаемого сотрудника.
Юридические нюансы
При оформлении выписки из трудовой книжки важно учитывать следующие особенности:
| Работодателю | Работнику |
| Соблюдение установленных законодательством требований к оформлению | Обязательность написания заявления для заказа выписки |
| Бесплатность совершения услуги | Четкое определение, какую информацию нужно отразить в документе и за какой период |
| Сжатые сроки подготовки документа (3 рабочих дня после принятия обращения сотрудника) | Главное, иметь представление о правильном бланке и образце заполнения выписки, для того чтобы своевременно выявить ошибки или неточности. |
Важно помнить, что документ действителен только месяц с момента оформления, также он теряет свою юридическую силу при устройстве на новую работу, переводе или увольнении.
Любой сотрудник может получить выписку из трудовой книжки после написания соответствующего заявления.