Несмотря на то, что трудовая книжка – это один из самых важных документов, не все работники ответственно к этому относятся. Поэтому легко могут забыть трудовую книжку у бывшего работодателя.
Нередко и обстоятельства складываются так, что человек просто не может забрать трудовую.
Но что же делать руководителю, ведь оставленный документ необходимо вернуть, иначе работодателю грозит серьезный штраф и даже выплата компенсации сотруднику?
Что говорит закон?
Работодатель ни в коем случае не должен удерживать у себя трудовую книжку уволенного сотрудника дольше 3 дней.
Если же работник не забирает документ, работодатель обязан напомнить ему об этом в письменной форме.
Для этого необходимо лишь отправить ему соответствующее уведомление и попросить забрать трудовую книжку.
Нормативная база
Получение сотрудником трудовой книжки регулируют такие нормативные документы, как Трудовой кодекс РФ, Кодекс об административных правонарушениях и Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. пост. Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.
Трудовой Кодекс Российской Федерации
Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225
В каких случаях требуется?
Трудовая книжка должна быть передана сотруднику в его последний рабочий день (день увольнения).
Но бывает ситуации, когда работник не может или не хочет забирать документ. В то время как удержание трудовой книжки для работодателя может обернуться серьезными проблемами.
Первое, что должны сделать в отделе кадров, это отправить ему письменное уведомление. И уже на основании этого документа решать, что делать с трудовой книжкой.
Расторжение трудового договора
При расторжении договора работнику обязательно должны отдать его трудовую книжку с внесенной в нее соответствующей записью (ст. 84 ТК РФ).
Если сотрудник не явился в свой последний рабочий день и не забрал документ, работодатель должен сразу отправить ему уведомление.
При этом уведомление должно быть отправлено таким образом, чтобы потом можно было подтвердить его отправку.
Для этого необходимо произвести опись вложенного и позаботиться об уведомлении о получении письма.
Увольнение осужденного работника
Что делать, если работника осудили за преступление и он был уволен на основании приговора суда, но трудовая книжка осталась у работодателя?
Ее обязательно необходимо вернуть владельцу, даже несмотря на его положение. В целом, законодательство предусматривает отправку уведомления в исправительную колонию.
Осужденный сотрудник должен либо дать согласие на пересылку документа почтой, либо на получение трудовой доверенным лицом.
Но для этого потребуется нотариально заверенная доверенность. В случае с осужденным сотрудником, такую доверенность может заверить начальник колонии (ст. 185 ГК РФ).
Работника забрали в армию
Если сотрудника призвали для прохождения военной службы, трудовой договор с ним автоматически прекращает свое существование (ст. 83 ТК РФ). А значит, что получить свою трудовую книжку он может в установленном законом порядке.
Если же сотрудник не забрал ее в установленный законом срок, работодатель отправляет ему заказным письмом уведомление о получении документа. Если владелец не может его забрать, документ отдают доверенному лицу.
В связи со смертью
Получить документ умершего сотрудника имеют право родственники.
Они могут сделать это лично, оставив расписку, или получив документ по почте.
Если за трудовой книжкой никто не обращается, работодатель обязан отправить соответствующее уведомление одному из родственников.
Нежелание сотрудника получить книжку на руки
Если уволенный работник сам отказывается забирать свою трудовую книжку, работодатель отправляет ему письмо о получении документа.
В нем обязательно должен быть пункт о пересылке документа почтой. Кроме этого, он вправе составить акт об отказе.
Пример составления акта об отказе работника получить трудовую книжку
Оформление уведомления о получении трудовой книжки
Как написать такое письмо?
Чтобы правильно оформить документ, необходимо указать в нем следующие данные:
- наименование и реквизиты организации;
- номер документа;
- дата создания;
- ФИО сотрудника;
- адрес, на который будет отправлено письмо;
- название документа;
- просьба забрать документ;
- предложение переслать документ по почте;
- подпись должностного лица и печать предприятия.
Пошаговая инструкция
Именно сотрудники отдела кадров обязаны подготовить уведомление о получении трудовой книжки.
Оно составляется в нескольких экземплярах, один из которых отправляется по почте, а второй – в обязательном порядке должен быть подшит в личное дело работника.
В документе указывается вся необходимая информация и обязательно должна быть просьба забрать документ.
При написании письма важно составить опись вложения, чтобы потом были доказательства его отправки.
Также необходимо, чтобы пришло уведомление о получении письма адресатом.
Образец и форма
Особая форма этого документа законодательством не утверждена. Каждый работодатель имеет право разработать свой собственный бланк уведомления.
Типичный образец уведомления обычно выглядит следующим образом:
Пример уведомления
Каким числом и в какие сроки нужно оформить?
Согласно законодательству РФ письмо о получении документа необходимо отправить сотруднику не позднее следующего утра после его последнего рабочего дня.
Эту процедуру лучше не затягивать, иначе таким промедлением может воспользоваться сотрудник и обратиться в суд.
И тогда работодателю придется компенсировать все то время, когда бывший работник находился без трудовой книжки и не мог устроиться на работу.
Способы направления документа
Уведомление сотруднику можно отправить почтой.
Ни в коем случае нельзя отправлять вместе с уведомлением и трудовую книжку:
- во-первых, это можно сделать только с согласия владельца документа;
- во-вторых, трудовая книжка может легко потеряться.
Письмо следует посылать заказным письмом и проследить, чтобы пришло уведомление о том, что адресат его получил.
Тогда в суде работник уже не сможет доказать, что ничего не получал.
Снятие ответственности с работодателя
Как только работодатель отправляет бывшему сотруднику уведомление о получении трудовой книжки заказным письмом, он снимается с себя ответственность за задержку документа.
Также работодатель перестает нести ответственность после составления акта об отказе.
Когда пересылать трудовую книжку?
Работодатель легко может отправить документ по почте, только если на это дал согласие ее владелец.
Нередко пересылкой документа пользуются, когда работник не может забрать его по уважительным причинам. Это может быть переезд в другой город и т. д. Для этого работодатель должен пойти в ближайшее почтовое отделение и послать трудовую книжку заказным письмом.
Нередко за трудовой книжкой приходят родственники сотрудника. Особенно часто это делают жены тех, кого уволили за нарушение трудовой дисциплины.
Но у третьего лица обязательно должна быть оформлена соответствующая письменная доверенность. Без нее передача трудовой книжки даже самому близкому родственнику считается незаконной.
К тому же, если документ получает доверенное лицо, то ему следует поставить личную подпись и указать реквизиты доверенности.
Нередко кадровые сотрудники снимают с доверенности копию и пришивают в личное дело уволенного работника.
В каких случаях оформляется акт об отказе?
Если сотрудник не собирается забирать свой документ, работодатель имеет право создать документа об отказе.
Это необходимо для того, чтобы владелец документа впоследствии не смог потребовать от работодателя компенсацию через суд. Для этого необходимо иметь нескольких свидетелей, которые могут подтвердить, что сотрудник не забрал трудовую.
Установленной формы акта не существует, поэтому его можно написать в произвольной форме.
Если работник совершил в отношении работодателя какие-то противоправные действия, свидетельствующие о его нежелании забирать свой документ, их также описывают в акте.
Каждый руководитель организации должен понимать, что при работе с персоналом часто возникают различные проблемы. Поэтому их нужно решать сразу, не надеясь на то, что все образуется само собой.
А многие работники часто пользуются легкомысленностью своих работодателей и специально не забирают документы. Потом эти нерешенные вопросы с бывшими сотрудниками нередко приходится впоследствии выяснять в суде.